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企業(yè)文檔一體化管理,有什么好的思路?

2022/9/30 0:00:00       來源:行業(yè)動態(tài)        作者:小博       瀏覽量:  698

近些年,我們一直在談?wù)撐臋n一體化管理。究竟什么是文檔一體化?如何做好文檔一體化?會博通從總結(jié)了我們過往三十多年項目實戰(zhàn)經(jīng)驗,跟大家分享與探討企業(yè)檔案管理的一些思路與方法。

01我們談?wù)撐臋n一體化管理,究竟在談什么?

文檔一體化是從文書和檔案工作全局出發(fā),實現(xiàn)從文件生成制發(fā)到歸檔管理的全過程控制。包括:文檔實體生成一體化,文檔管理一體化,文檔信息利用一體化,文檔規(guī)范一體化。

文檔一體化管理對于文件、檔案的規(guī)范性、高效化、科學化管理,具有非常重要的推動價值。具體在于,文檔一體化可以使檔案收集完整、系統(tǒng)、便捷、準確、安全;文檔一體化可以使文檔得到超前控制;文檔一體化,可以提高信息檢索效率;文檔一體化,有助于科學決策;文檔一體化,可以提高行政效率;文檔一體化,可以推動人、財、物的合理利用。

簡單來說,文檔一體化,就是把文件的形成、運轉(zhuǎn)、處理、管理與檔案的收集、整理、鑒定、保管利用等環(huán)節(jié)有機地聯(lián)系在一起。在換句話來說,文檔一體化管理,實質(zhì)上就是對文檔運動全過程的全面控制。

02企業(yè)文檔一體化管理,檔案存在哪些問題?

1)文檔和檔案工作相互分離導致管理流程實行分塊制度,割裂了文件運動的聯(lián)系性和連續(xù)性,違背了文件生命周期等基本規(guī)律;

2)計算機軟硬件技術(shù)生命周期問題及電子文檔存儲時間問題,為了保證數(shù)據(jù)的完整性,每隔一段時間還需要對存儲數(shù)據(jù)重新進行備份;

3)文檔流轉(zhuǎn)過程復雜,涉及人員眾多,文檔安全問題,仍然還需要重視;

4)文檔管理干部的素質(zhì)有待提高。

03做好文檔一體化管理,可以從哪些方面著手?

1)文檔實體生成一體化

對文檔從生成、流轉(zhuǎn)、歸檔形成檔案,直至被銷毀或者永久保存為止的整個生命周期進行全面管理。會博通文檔一體化管理系統(tǒng)全面貫通檔案從收集、掃描,到整理、歸檔入庫,再到利用、統(tǒng)計、編研、鑒定的全過程,可以有效確保文件、檔案在任何環(huán)節(jié)都能完整記錄、有效流通。

企業(yè)文檔一體化管理、文檔一體化管理、文檔一體化管理系統(tǒng)

比如,在企業(yè)日常經(jīng)營活動中經(jīng)常接觸到的合同擬寫、審核、流轉(zhuǎn)等都可以直接在會博通文檔一體化當中完成并歸檔。

2)文檔管理機制一體化

文檔管理體制一體化,要求企業(yè)從管理體制、組織領(lǐng)導、干部配備等方面,進行一體化的管理。會博通文檔一體化管理系統(tǒng),用組織虛擬化技術(shù),將企業(yè)在現(xiàn)實工作中的組織關(guān)系一一映射到線上系統(tǒng)中,同時匹配全面的權(quán)限管理體系,實現(xiàn)了文檔管理機制的一體化。

企業(yè)文檔一體化管理、文檔一體化管理、文檔一體化管理系統(tǒng)

在實際應(yīng)用中,用戶通過會博通系統(tǒng),可隨時打開在線溝通窗口與企業(yè)中的任何人員進行交流協(xié)作。通過細?;臋?quán)限管理體系,可以很好地將檔案管理的責任和權(quán)限分配給系統(tǒng)用戶。

3)文檔信息利用服務(wù)一體化

文檔信息服務(wù)利用一體化,給我們呈現(xiàn)的是一種便捷、高效的文檔管理需求。在文檔信息利用服務(wù)上,會博通為用戶朋友們提供了高效搜索+快捷分享的解決方案。

企業(yè)文檔一體化管理、文檔一體化管理、文檔一體化管理系統(tǒng)

高效搜索,通過定制化搜索平臺實現(xiàn),用戶只需要在搜索平臺上輸入與所需內(nèi)容相關(guān)的關(guān)鍵詞,快速進行檔案檢索,也可以通過各種條件組合精準定位目標文件或檔案。搜索完成后,在有權(quán)限的前提下,搜索者可無插件查看檔案、文件,同時也可通過直接生成鏈接、二維碼、條形碼等形式分享給其它用戶,或企業(yè)外部聯(lián)系人。

4)文檔規(guī)范管理一體化

文檔規(guī)范管理一體化,要求文檔管理人員要關(guān)注和解決好在一體化系統(tǒng)中形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、利用的電子文件在長久保存過程中的安全問題。會博通文檔一體化管理系統(tǒng)在規(guī)范性上嚴格遵循國家檔案法、檔案工作條例、檔案管理辦法、檔案規(guī)范性制度等各種法律法規(guī),并將這些規(guī)定嵌入到各種應(yīng)用場景中,讓非專業(yè)的檔案管理人員,也能夠科學管理檔案。

企業(yè)文檔一體化管理、文檔一體化管理、文檔一體化管理系統(tǒng)

比如會博通系統(tǒng)當中我們?yōu)橛脩襞笥褌儍?nèi)置了完全符合檔案規(guī)定的標準屬性,用戶在實際的使用場景中,可以方便地一鍵套用。

做好文檔一體化管理工作,不僅要掌握扎實的檔案管理知識,還要將檔案管理與信息融合、人工智能、數(shù)據(jù)挖掘、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)等前沿科技緊密結(jié)合。會博通文檔一體化管理系統(tǒng),以數(shù)字化技術(shù),為您提供貫穿文件、檔案全生命周期的高效協(xié)同管理服務(wù)。



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