企業(yè)文檔一體化管理，有什么好的思路？
2022/9/30 0:00:00 來源：行業(yè)動態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 698
近些年，我們一直在談?wù)撐臋n一體化管理。究竟什么是文檔一體化？如何做好文檔一體化？會博通從總結(jié)了我們過往三十多年項目實戰(zhàn)經(jīng)驗，跟大家分享與探討企業(yè)檔案管理的一些思路與方法。
01我們談?wù)撐臋n一體化管理，究竟在談什么？
文檔一體化是從文書和檔案工作全局出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成制發(fā)到歸檔管理的全過程控制。包括：文檔實體生成一體化，文檔管理一體化，文檔信息利用一體化，文檔規(guī)范一體化。
文檔一體化管理對于文件、檔案的規(guī)范性、高效化、科學化管理，具有非常重要的推動價值。具體在于，文檔一體化可以使檔案收集完整、系統(tǒng)、便捷、準確、安全；文檔一體化可以使文檔得到超前控制；文檔一體化，可以提高信息檢索效率；文檔一體化，有助于科學決策；文檔一體化，可以提高行政效率；文檔一體化，可以推動人、財、物的合理利用。
簡單來說，文檔一體化，就是把文件的形成、運轉(zhuǎn)、處理、管理與檔案的收集、整理、鑒定、保管利用等環(huán)節(jié)有機地聯(lián)系在一起。在換句話來說，文檔一體化管理，實質(zhì)上就是對文檔運動全過程的全面控制。
02企業(yè)文檔一體化管理，檔案存在哪些問題？
1）文檔和檔案工作相互分離導致管理流程實行分塊制度，割裂了文件運動的聯(lián)系性和連續(xù)性，違背了文件生命周期等基本規(guī)律；
2）計算機軟硬件技術(shù)生命周期問題及電子文檔存儲時間問題，為了保證數(shù)據(jù)的完整性，每隔一段時間還需要對存儲數(shù)據(jù)重新進行備份；
3）文檔流轉(zhuǎn)過程復雜，涉及人員眾多，文檔安全問題，仍然還需要重視；
4）文檔管理干部的素質(zhì)有待提高。
03做好文檔一體化管理，可以從哪些方面著手？
1）文檔實體生成一體化
對文檔從生成、流轉(zhuǎn)、歸檔形成檔案，直至被銷毀或者永久保存為止的整個生命周期進行全面管理。會博通文檔一體化管理系統(tǒng)全面貫通檔案從收集、掃描，到整理、歸檔入庫，再到利用、統(tǒng)計、編研、鑒定的全過程，可以有效確保文件、檔案在任何環(huán)節(jié)都能完整記錄、有效流通。
比如，在企業(yè)日常經(jīng)營活動中經(jīng)常接觸到的合同擬寫、審核、流轉(zhuǎn)等都可以直接在會博通文檔一體化當中完成并歸檔。
2）文檔管理機制一體化
文檔管理體制一體化，要求企業(yè)從管理體制、組織領(lǐng)導、干部配備等方面，進行一體化的管理。會博通文檔一體化管理系統(tǒng)，用組織虛擬化技術(shù)，將企業(yè)在現(xiàn)實工作中的組織關(guān)系一一映射到線上系統(tǒng)中，同時匹配全面的權(quán)限管理體系，實現(xiàn)了文檔管理機制的一體化。
在實際應(yīng)用中，用戶通過會博通系統(tǒng)，可隨時打開在線溝通窗口與企業(yè)中的任何人員進行交流協(xié)作。通過細?；臋?quán)限管理體系，可以很好地將檔案管理的責任和權(quán)限分配給系統(tǒng)用戶。
3）文檔信息利用服務(wù)一體化
文檔信息服務(wù)利用一體化，給我們呈現(xiàn)的是一種便捷、高效的文檔管理需求。在文檔信息利用服務(wù)上，會博通為用戶朋友們提供了高效搜索+快捷分享的解決方案。
高效搜索，通過定制化搜索平臺實現(xiàn)，用戶只需要在搜索平臺上輸入與所需內(nèi)容相關(guān)的關(guān)鍵詞，快速進行檔案檢索，也可以通過各種條件組合精準定位目標文件或檔案。搜索完成后，在有權(quán)限的前提下，搜索者可無插件查看檔案、文件，同時也可通過直接生成鏈接、二維碼、條形碼等形式分享給其它用戶，或企業(yè)外部聯(lián)系人。
4）文檔規(guī)范管理一體化
文檔規(guī)范管理一體化，要求文檔管理人員要關(guān)注和解決好在一體化系統(tǒng)中形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、利用的電子文件在長久保存過程中的安全問題。會博通文檔一體化管理系統(tǒng)在規(guī)范性上嚴格遵循國家檔案法、檔案工作條例、檔案管理辦法、檔案規(guī)范性制度等各種法律法規(guī)，并將這些規(guī)定嵌入到各種應(yīng)用場景中，讓非專業(yè)的檔案管理人員，也能夠科學管理檔案。
比如會博通系統(tǒng)當中我們?yōu)橛脩襞笥褌儍?nèi)置了完全符合檔案規(guī)定的標準屬性，用戶在實際的使用場景中，可以方便地一鍵套用。
做好文檔一體化管理工作，不僅要掌握扎實的檔案管理知識，還要將檔案管理與信息融合、人工智能、數(shù)據(jù)挖掘、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)等前沿科技緊密結(jié)合。會博通文檔一體化管理系統(tǒng)，以數(shù)字化技術(shù)，為您提供貫穿文件、檔案全生命周期的高效協(xié)同管理服務(wù)。
01我們談?wù)撐臋n一體化管理，究竟在談什么？
文檔一體化是從文書和檔案工作全局出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成制發(fā)到歸檔管理的全過程控制。包括：文檔實體生成一體化，文檔管理一體化，文檔信息利用一體化，文檔規(guī)范一體化。
文檔一體化管理對于文件、檔案的規(guī)范性、高效化、科學化管理，具有非常重要的推動價值。具體在于，文檔一體化可以使檔案收集完整、系統(tǒng)、便捷、準確、安全；文檔一體化可以使文檔得到超前控制；文檔一體化，可以提高信息檢索效率；文檔一體化，有助于科學決策；文檔一體化，可以提高行政效率；文檔一體化，可以推動人、財、物的合理利用。
簡單來說，文檔一體化，就是把文件的形成、運轉(zhuǎn)、處理、管理與檔案的收集、整理、鑒定、保管利用等環(huán)節(jié)有機地聯(lián)系在一起。在換句話來說，文檔一體化管理，實質(zhì)上就是對文檔運動全過程的全面控制。
02企業(yè)文檔一體化管理，檔案存在哪些問題？
1）文檔和檔案工作相互分離導致管理流程實行分塊制度，割裂了文件運動的聯(lián)系性和連續(xù)性，違背了文件生命周期等基本規(guī)律；
2）計算機軟硬件技術(shù)生命周期問題及電子文檔存儲時間問題，為了保證數(shù)據(jù)的完整性，每隔一段時間還需要對存儲數(shù)據(jù)重新進行備份；
3）文檔流轉(zhuǎn)過程復雜，涉及人員眾多，文檔安全問題，仍然還需要重視；
4）文檔管理干部的素質(zhì)有待提高。
03做好文檔一體化管理，可以從哪些方面著手？
1）文檔實體生成一體化
對文檔從生成、流轉(zhuǎn)、歸檔形成檔案，直至被銷毀或者永久保存為止的整個生命周期進行全面管理。會博通文檔一體化管理系統(tǒng)全面貫通檔案從收集、掃描，到整理、歸檔入庫，再到利用、統(tǒng)計、編研、鑒定的全過程，可以有效確保文件、檔案在任何環(huán)節(jié)都能完整記錄、有效流通。
比如，在企業(yè)日常經(jīng)營活動中經(jīng)常接觸到的合同擬寫、審核、流轉(zhuǎn)等都可以直接在會博通文檔一體化當中完成并歸檔。
2）文檔管理機制一體化
文檔管理體制一體化，要求企業(yè)從管理體制、組織領(lǐng)導、干部配備等方面，進行一體化的管理。會博通文檔一體化管理系統(tǒng)，用組織虛擬化技術(shù)，將企業(yè)在現(xiàn)實工作中的組織關(guān)系一一映射到線上系統(tǒng)中，同時匹配全面的權(quán)限管理體系，實現(xiàn)了文檔管理機制的一體化。
在實際應(yīng)用中，用戶通過會博通系統(tǒng)，可隨時打開在線溝通窗口與企業(yè)中的任何人員進行交流協(xié)作。通過細?；臋?quán)限管理體系，可以很好地將檔案管理的責任和權(quán)限分配給系統(tǒng)用戶。
3）文檔信息利用服務(wù)一體化
文檔信息服務(wù)利用一體化，給我們呈現(xiàn)的是一種便捷、高效的文檔管理需求。在文檔信息利用服務(wù)上，會博通為用戶朋友們提供了高效搜索+快捷分享的解決方案。
高效搜索，通過定制化搜索平臺實現(xiàn)，用戶只需要在搜索平臺上輸入與所需內(nèi)容相關(guān)的關(guān)鍵詞，快速進行檔案檢索，也可以通過各種條件組合精準定位目標文件或檔案。搜索完成后，在有權(quán)限的前提下，搜索者可無插件查看檔案、文件，同時也可通過直接生成鏈接、二維碼、條形碼等形式分享給其它用戶，或企業(yè)外部聯(lián)系人。
4）文檔規(guī)范管理一體化
文檔規(guī)范管理一體化，要求文檔管理人員要關(guān)注和解決好在一體化系統(tǒng)中形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、利用的電子文件在長久保存過程中的安全問題。會博通文檔一體化管理系統(tǒng)在規(guī)范性上嚴格遵循國家檔案法、檔案工作條例、檔案管理辦法、檔案規(guī)范性制度等各種法律法規(guī)，并將這些規(guī)定嵌入到各種應(yīng)用場景中，讓非專業(yè)的檔案管理人員，也能夠科學管理檔案。
比如會博通系統(tǒng)當中我們?yōu)橛脩襞笥褌儍?nèi)置了完全符合檔案規(guī)定的標準屬性，用戶在實際的使用場景中，可以方便地一鍵套用。
做好文檔一體化管理工作，不僅要掌握扎實的檔案管理知識，還要將檔案管理與信息融合、人工智能、數(shù)據(jù)挖掘、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)等前沿科技緊密結(jié)合。會博通文檔一體化管理系統(tǒng)，以數(shù)字化技術(shù)，為您提供貫穿文件、檔案全生命周期的高效協(xié)同管理服務(wù)。
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