在互聯(lián)網(wǎng)的推動(dòng)下，企業(yè)逐漸走上了信息化辦公模式。在這種模式下，有必要利用文檔管理系統(tǒng)來妥善管理各類文檔，從而提高文檔的安全性。也能有效避免文檔存放的雜亂無章。

并且文檔是每個(gè)企業(yè)都需要把控的重要核心內(nèi)容，因?yàn)槲臋n資料承載的是企業(yè)的發(fā)展記憶、經(jīng)驗(yàn)以及成果，很多時(shí)候，管理只是停留在個(gè)人或部門層面，這些重要的文檔會(huì)因?yàn)閱T工的離職而丟失，因?yàn)闀r(shí)間推移而失去記憶，也會(huì)因?yàn)槭褂貌灰?guī)范而出現(xiàn)遺失、損壞，更有被惡意擴(kuò)散導(dǎo)致形成損失的可能。
下面就具體來了解企業(yè)使用文檔管理系統(tǒng)可以起到什么作用。

1、幫助企業(yè)規(guī)范管理
企業(yè)將在運(yùn)營和發(fā)展過程中使用和積累大量文件。當(dāng)文檔越來越多時(shí)，會(huì)出現(xiàn)混淆，例如錯(cuò)誤刪除文檔和錯(cuò)誤分類文檔。通過使用可靠的文檔管理系統(tǒng)，公司可以根據(jù)不同的屬性對(duì)文檔進(jìn)行分類，并可以設(shè)置不同的管理權(quán)限以防止意外刪除。因此，文檔管理系統(tǒng)的使用可以使企業(yè)數(shù)據(jù)管理更加標(biāo)準(zhǔn)化。

2、企業(yè)文化和知識(shí)資產(chǎn)的繼承
知識(shí)是最寶貴的資產(chǎn)之一，公司在新產(chǎn)品的研發(fā)中會(huì)總結(jié)大量的文獻(xiàn)。這些是公司最有價(jià)值的資產(chǎn)之一，如果保管不當(dāng)，將會(huì)造成重大損失。利用文檔管理系統(tǒng)，能讓相關(guān)人員調(diào)閱研究，不僅能讓員工將企業(yè)的文化發(fā)揚(yáng)光大也能讓寶貴的知識(shí)資產(chǎn)得以保存。
3、打破部門間的信息障礙
無論智能化和信息技術(shù)的發(fā)展程度如何，各種文件和材料是企業(yè)日常運(yùn)作中最基本的載體，并具有其他勞動(dòng)工具不可替代的使用價(jià)值。使用文檔管理系統(tǒng)后，可以允許各個(gè)部門和項(xiàng)目組最大化數(shù)據(jù)共享，從而有效地打破部門之間的信息障礙。
由此可見，在企業(yè)使用文檔管理系統(tǒng)后可以發(fā)揮巨大的作用。因此，對(duì)文檔管理系統(tǒng)的需求越來越強(qiáng)烈。只不過， 現(xiàn)在各種類型的管理系統(tǒng)繁多，企業(yè)一定要仔細(xì)考察從中選擇出文檔管理系統(tǒng)服務(wù)價(jià)格和性能都十分優(yōu)越的系統(tǒng)來使用。