檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。

但紙質(zhì)檔案管理的繁重正在為眾多行業(yè)客戶帶來困擾：

制造業(yè)：我們每天有上千份的銷售合同，要產(chǎn)生數(shù)百份產(chǎn)品技術(shù)文件，外加幾千、上萬的員工檔案、怎么也得幾十人的檔案管理團(tuán)隊(duì)，才能忙的過來。

政府機(jī)關(guān)：我們各個機(jī)關(guān)單位的檔案材料都是社會發(fā)展的重要資料，辦公會議紀(jì)要、政府工作簡報、大事記、政務(wù)信息都要記錄，經(jīng)過長時間的積攢，要調(diào)閱一份幾年前的檔案，都要好幾個禮拜才能找到，有時找到了還缺失了一部分。

醫(yī)療行業(yè)：我們醫(yī)院醫(yī)生和護(hù)士總共幾千名，產(chǎn)生的人事檔案幾千份，某個醫(yī)生崗位調(diào)動，人事檔案調(diào)動耗時幾個月。

銀行業(yè)：我們每天都要為大批個體，企業(yè)辦理各類存款貸款，理財項(xiàng)目，每項(xiàng)業(yè)務(wù)材料都是重要檔案資料，幾個月，幾年后信貸檔案成堆，有時想要抽查檔案資料，則需要數(shù)十個管理員協(xié)助。

……

這些海量的檔案資料，管理過程中都會出現(xiàn)成本高，工作量大，查詢難等問題。

會博通結(jié)合各大行業(yè)客戶服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，以“權(quán)限”和“借還”兩大功能體系為基礎(chǔ)，幫助客戶統(tǒng)一管理紙質(zhì)和電子檔案，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、高效化管理檔案。

會博通的高效管理體現(xiàn)

1、“錄入”不費(fèi)時

各類的證照、合同、產(chǎn)品技術(shù)文件、人員信息都是企業(yè)的重要檔案資料，如果全靠員工一一錄入和整理，不僅耗時耗力，而且成本也高。

現(xiàn)在借助會博通標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息管理，就可以實(shí)現(xiàn)分布式的檔案錄入，使用流程化歸檔的方式，由各職能部門各自把所有的紙質(zhì)文檔錄入系統(tǒng)，形成實(shí)物檔案與電子信息一一對應(yīng)的電子檔案庫，并提交移交歸檔入庫，讓管理人員在會博通系統(tǒng)就能高效管理檔案。

a、檔案分類、目錄清晰

將檔案標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行分類是高效整理的第一步，會博通可完全適應(yīng)各行業(yè)個性化的檔案分類需求，無論是合同類、產(chǎn)品類、人事類、經(jīng)營管理類還是與自身業(yè)務(wù)息息相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案，每樣檔案都能個性化配置。

b、檔案信息“條碼化”

每份電子檔案都能生成自己專屬“條形碼”、電子標(biāo)簽以及二維碼，上面記錄了每份檔案的基本信息，比如“存放地點(diǎn)”、“檔案編號”等，并且也可快速的實(shí)現(xiàn)查找的功能。

為了方便和紙質(zhì)檔案對應(yīng)，客戶可以直接在系統(tǒng)批量生成二維碼或者條形碼，打印后黏貼在對應(yīng)的紙質(zhì)檔案上，掃一掃就能了解基本信息，以及定位檔案。

2．“借閱”不求人

在檔案紙質(zhì)管理時代，借閱難倒了很多企業(yè)，一來檔案太多找起來麻煩，有些檔案借出去沒還，自己還不知，并且每次借閱都得麻煩人，雙方時間都耽誤了。

會博通提供純線上、純線下以及線上線下結(jié)合的借還管理體系，全面記錄檔案的應(yīng)用情況，從而不再出現(xiàn)檔案資料管理不規(guī)范，紙質(zhì)檔案難尋找、易丟失等尷尬問題。

3.“查”不用等

在紙質(zhì)檔案管理時代，想要從海量的檔案中查找，需要要叫上幾個管理員一起幫忙，但這時可能就要等他們有空，才能一起幫忙找了。

會博通提供受權(quán)限體系管控的檢索功能，支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式，快速找到所需檔案。

4.“還”不超期

紙質(zhì)檔案因?yàn)樽坊夭患皶r，常常會出現(xiàn)耽誤使用、重要檔案丟失現(xiàn)象?，F(xiàn)在可以借助會博通的流程管控系統(tǒng)，可以智能掌控檔案的整個借閱過程。當(dāng)借出去的檔案資料，超過期限，系統(tǒng)中會出現(xiàn)紅色的警告信息，并且系統(tǒng)也會通過短信、流程代替管理人員智能提醒借閱人。

會博通的功能價值

會博通可以把不同類型、性質(zhì)的檔案進(jìn)行分門別類且集中統(tǒng)一管理的平臺，實(shí)現(xiàn)檔案的有序化管理，避免出現(xiàn)人員流失造成的檔案丟失，并且還提供權(quán)限管理以及借還管理兩個管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化應(yīng)用，解決檔案利用不便，防止檔案去向不明，被惡意擴(kuò)散等尷尬情況。