《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》明確提出：要加快我國檔案信息化建設(shè)的步伐，接收電子檔案進館，加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程，解決電子文件歸檔、電子檔案管理、檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化檢索與利用等問題。20世紀90年代以后，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案行業(yè)得到了廣泛應(yīng)用，極大地促進了檔案信息資源的現(xiàn)代化管理和網(wǎng)絡(luò)化傳播與利用，使檔案管理向著現(xiàn)代化、信息化方向迅速發(fā)展，我國檔案信息化建設(shè)的開展正在使檔案工作的現(xiàn)代化邁上新的臺階。會博通綜合檔案管理資深產(chǎn)品專家指出：我國的檔案信息化啟蒙于20世紀80年代末，成長于20世紀90年代，進入21世紀，我國的檔案信息化建設(shè)邁向穩(wěn)步成長與快速發(fā)展的重要階段。

啟蒙與認識階段

20世紀80年代中后期，市場競爭迅速加劇，企業(yè)為了提高市場競爭能力，紛紛采用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)，開展企業(yè)信息化，架構(gòu)局域網(wǎng)環(huán)境，實施采購、銷售、庫存、財務(wù)、生產(chǎn)計劃、產(chǎn)品設(shè)計等管理信息系統(tǒng)，旨在降低生產(chǎn)成本、提高產(chǎn)品質(zhì)量、縮短上市時間、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。20世紀90年代初，辦公自動化系統(tǒng)的研發(fā)與實施又為企業(yè)內(nèi)部的流程化管理和高效率的運作提供了強有力的技術(shù)支持。企業(yè)信息化產(chǎn)生了大量的電子文件，如產(chǎn)品物料清單、產(chǎn)品樹結(jié)構(gòu)、計算機輔助設(shè)計等數(shù)字信息，而這些計算機數(shù)據(jù)文件又很難以紙質(zhì)文件形式進行保存，并且不方便利用，如果以電子形式歸檔則必然形成數(shù)字形式的檔案。此時，檔案保管機構(gòu)面臨著如何接收和保管電子文件以及如何提高利用的挑戰(zhàn)。一些單位開始嘗試在辦公自動化系統(tǒng)中增加電子文件歸檔、電子檔案管理等功能，提出文檔一體化管理的初步概念，并積極開展探索性工作，企業(yè)的檔案管理人員也逐漸開始了解和接觸計算機。這個階段，檔案信息化僅處于對計算機的了解、學習和認識的初級階段，只有少數(shù)有條件的檔案保管機構(gòu)開始考慮購買個人計算機，動員檔案管理人員了解和學習計算機的基本操作，但使用方式也僅局限于單機操作、機讀目錄管理及手工業(yè)務(wù)的計算機化等。

起步與探索階段

20世紀90年代，為適應(yīng)全國各大城市信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，我國檔案信息化工作開始起步。一些省市級檔案館開始考慮檔案信息化的規(guī)劃與建設(shè)，在調(diào)查、分析檔案部門的業(yè)務(wù)管理方式和檔案實體的內(nèi)容、形式、特征的基礎(chǔ)上，對檔案領(lǐng)域計算機應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)工作的一些方面進行了設(shè)計和規(guī)劃，并取得了初步的成效?！渡虾Ｊ杏嬎銠C輔助檔案管理總體方案》就是這個時期的代表成果之一；與此同時，一些檔案管理機構(gòu)根據(jù)檔案管理業(yè)務(wù)的實際工作需求，研究和開發(fā)出單機版的檔案管理信息系統(tǒng)（Archives Management InformationSystem，以下簡稱AMIS）。從1992年開始，就有一些技術(shù)實力較強的檔案館開始自主開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，并取得了初步成果。由于這個時期全國檔案行業(yè)的信息化基礎(chǔ)設(shè)施相對薄弱、應(yīng)用系統(tǒng)功能不太完善、檔案工作人員知識結(jié)構(gòu)單一等多方面條件的限制，檔案信息化規(guī)劃的一些初步成果也僅停留于計算機輔助手工管理的局部性和探索性研究階段，檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用也僅局限于單機板、檔案案卷目錄數(shù)據(jù)的管理以及條件相對優(yōu)越的小范圍的檔案館?？傮w而言，這個時期全國的檔案信息化依然處于嘗試性的初級應(yīng)用階段，但一些前瞻性研究工作為檔案信息化未來幾年的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。1997年，面對信息化發(fā)展的新趨勢，深圳市檔案局就提出了建立數(shù)字檔案館的初步設(shè)想，幾年后，深圳市檔案館成為全國檔案工作的示范單位。

建設(shè)與成長階段

1995～1999年，全國檔案工作進入了更大范圍的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與逐漸成長的初級發(fā)展階段。這一階段的工作重點在于信息化基礎(chǔ)建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)的方案設(shè)計。隨著檔案工作者的信息化意識逐步增強以及檔案基礎(chǔ)設(shè)施與檔案信息資源庫建設(shè)的投入逐漸加大，檔案管理軟件紛紛走向市場，檔案網(wǎng)站系統(tǒng)也出現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上，檔案目錄數(shù)據(jù)庫查詢和檢索系統(tǒng)在各大城市的檔案館先后建立起來，利用局域網(wǎng)提供檔案目錄信息資源的服務(wù)與利用等工作也逐漸在許多檔案館內(nèi)部開展起來；國家檔案局也于1999年發(fā)布了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等相關(guān)標準，檔案管理信息系統(tǒng)逐步從單機版發(fā)展到客戶/服務(wù)器（Client/Server，以下簡稱C/S）網(wǎng)絡(luò)運行模式。

然而，這一階段的檔案信息化工作依然存在很多局限性，如檔案信息化標準、規(guī)范相對滯后；檔案管理信息系統(tǒng)的研發(fā)人員與檔案工作者之間缺乏深層次的溝通與交流；檔案管理信息系統(tǒng)的研制還處于“邊飛行邊調(diào)試”的動態(tài)完善過程中；檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用也處于目錄數(shù)據(jù)集中管理與目錄信息局域網(wǎng)內(nèi)共享的應(yīng)用階段；而電子檔案原文的收集、保管和提供利用等方面還未進行更深入的工作；另外在館藏檔案的數(shù)字化與開發(fā)利用等方面也還未加大投資的力度。但這一階段的網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和管理信息系統(tǒng)的使用等工作為“十五”期間全面開展檔案信息化建設(shè)工作奠定了良好的硬件基礎(chǔ)，積累了一定的經(jīng)驗，鍛煉了一批檔案信息化應(yīng)用與實施的人才隊伍。

發(fā)展與應(yīng)用階段

進入21世紀，各行各業(yè)信息化建設(shè)進入快速發(fā)展和深層應(yīng)用階段，特別是我國電子政務(wù)進入實質(zhì)性運行階段后，檔案信息化建設(shè)步入快速發(fā)展的高級應(yīng)用階段。2000年，國家檔案局將加快檔案信息化建設(shè)列為全國檔案事業(yè)“十五”計劃的一項重要任務(wù)。深圳市率先提出并開始了數(shù)字檔案館的建設(shè)，對電子文件這種檔案新形式的接收管理進行了有益的嘗試，標志著全國檔案信息化建設(shè)全面提速。2002年國家檔案局制定了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，對全國檔案信息化建設(shè)做了進一步部署，要求到2005年基本實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動化，初步建成全國檔案工作信息網(wǎng)和中國檔案文獻網(wǎng)。這一綱領(lǐng)性文件已經(jīng)逐步在全國各地得到認真的貫徹和實施，并且不斷走向更深入。2003年8月20日，青島市數(shù)字檔案館正式啟用，成為國內(nèi)首家投入使用的數(shù)字檔案館。至此，全國檔案信息化建設(shè)開始步入一個良性發(fā)展的新階段。這一階段的主要特征是：

以檔案資源的服務(wù)利用為目的開展信息化建設(shè)。檔案信息化相關(guān)的標準與規(guī)范逐漸被編制并發(fā)布實施，國家檔案局和各省市檔案局加大力度開展檔案信息化建設(shè)的科研工作，并將檔案信息化納入相關(guān)規(guī)劃中。與此同時，館藏檔案數(shù)字化加工和提供數(shù)字化檔案服務(wù)利用等工作也普遍開展起來，電子文件歸檔和歸檔后的電子檔案的管理系統(tǒng)也逐步建立起來，檔案管理信息系統(tǒng)進一步發(fā)展到瀏覽器/服務(wù)器（Browser/Server，以下簡稱B/S）應(yīng)用模式，一些單位甚至開始探索AMIS的智能客戶端運行模式，全國范圍內(nèi)的檔案信息化建設(shè)有了一些成功的應(yīng)用案例。典型的應(yīng)用成果有：國家檔案局制定并發(fā)布了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》、《檔案管理信息系統(tǒng)功能規(guī)范》，各省市也根據(jù)自己的發(fā)展特點制定了相應(yīng)的規(guī)范及實施辦法。目前，全國正在進行“十一五”規(guī)劃的編制，檔案事業(yè)發(fā)展的“十一五”規(guī)劃也被列入專業(yè)行業(yè)規(guī)劃編制目錄，檔案信息化將作為檔案事業(yè)中一項基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作來開展。

這充分體現(xiàn)了國家和政府對檔案事業(yè)發(fā)展的重視和支持，為推動我國檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造了有利條件，促進了檔案事業(yè)與社會政治、經(jīng)濟、文化等各項事業(yè)的同步發(fā)展。

總體而言，檔案信息化發(fā)展經(jīng)過了以上四個典型的發(fā)展與應(yīng)用階段，但每個檔案管理機構(gòu)在開展信息化建設(shè)時不一定都會有相同的經(jīng)歷。起步較晚的一些檔案館，在充分認識到信息化的重要性和實效性后，積極采取了一系列的準備工作，如加快體制改革、更新管理理念、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、規(guī)范管理工作、準備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、引進復合型人才、加大投資力度等措施，努力實現(xiàn)檔案信息化的跨越式發(fā)展，這將會形成新時期檔案信息化建設(shè)與發(fā)展的新局面。