裝訂即采用符合檔案保護要求的裝訂材料，將歸檔文件以“件”為單位固定在一起。

裝訂檔案具體情況處理

正本與定稿為一件。但定稿過厚不易裝訂的，可單獨作為一件；重要文件須保存歷次修改稿的，其正本與歷次修改稿（包括定稿）為一件。

正文與附件為一件。附件包括正文之后的圖表、統(tǒng)計數(shù)字，正文批準(zhǔn)的法律法規(guī)等，如附件數(shù)量較多或太厚不易裝訂，也可各為一件。

正文與文件處理單。文件處理單真實地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應(yīng)與正文為一件。

原件與復(fù)制件。原件與復(fù)制件應(yīng)作為一件，復(fù)制件的產(chǎn)生是由于文件的制成材料、字跡材料不利于檔案保管，以及使用過程中出現(xiàn)破損等原因，采用復(fù)印、抄件等形成。

報表、名冊、圖冊等。內(nèi)容相對完整，具有獨立的檢索價值，應(yīng)按照其本來的裝訂方式，一冊(本）作為一件。

來文與復(fù)文。指聯(lián)系密切的來往性質(zhì)的文件材料，如請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函、通知與報告等。此類文件可以作為一件，也可分別作為一件。

歸檔文件的修整

以“件”為保管單位對文件有一定的質(zhì)量要求，因此在裝訂前應(yīng)對歸檔文件材料做好必要的修整工作。具體包括：

修裱破損文件。一般方法是使用黏合劑和選定的紙張對破損文件進行“修補”或“托裱”，以恢復(fù)文件的原有面貌，增加強度，延長壽命。

復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件。目前一般采用復(fù)印的方式進行復(fù)制。應(yīng)注意復(fù)制件的質(zhì)量，掌握好墨粉濃度，最好采用單面復(fù)印。

超大紙張折疊。為方便裝盒，對于大于A4幅面的文件材料進行折疊。應(yīng)注意減少折疊次數(shù)，折痕位于文字、圖表字跡之外。文件較多時采用單張折疊，方便查閱。

去除易銹蝕的金屬裝訂物。去除文件制作時普遍使用的訂書釘、大頭針等易銹蝕的金屬裝訂物，避免歸檔后對檔案文件紙張的損害。

歸檔文件的裝訂

歸檔文件的裝訂不僅從實體上將文件確定下來，而且可以加固文件頁次，防止文件散失，便于保管和利用。