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檔案管理分類掌握3大底層邏輯，輕松構(gòu)建檔案框架
2022/8/23 0:00:00 來(lái)源：知識(shí)學(xué)院 作者：小博 瀏覽量： 532
檔案管理工作當(dāng)中的一個(gè)非?；A(chǔ)，但同時(shí)又非常重要的工作是檔案分類。如果檔案分類不清、歸位不明，文件材料組織混亂、整理編目也會(huì)雜亂無(wú)序，所以，使每一份文件“適得其所”，使我們開展檔案管理工作的關(guān)鍵性步驟。
如何將浩如煙海的檔案進(jìn)行科學(xué)的分類？您需要了解完全窮盡、相互獨(dú)立，便捷利用，相對(duì)獨(dú)立3大底層邏輯。
01完全窮盡、相互獨(dú)立
檔案分類的結(jié)果，是形成一個(gè)具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級(jí)的邏輯系統(tǒng)。即檔案分類在縱向上具有從屬關(guān)系，在橫向上具有平行關(guān)系。從縱向的從屬關(guān)系來(lái)說(shuō)，它表示的是大類和它所展開的各級(jí)屬類之間的關(guān)系，即上位類和下位類的關(guān)系。上位類要包含它所屬的下位類，下位類一定是它的上位類的組成部分。
說(shuō)起來(lái)有點(diǎn)繞，其實(shí)就是邏輯學(xué)中所說(shuō)的“金字塔”原理與“MECE”原則的總和。金字塔從上到下，上級(jí)內(nèi)容包含下級(jí)內(nèi)容，屬于從屬關(guān)系。平級(jí)之間屬于并列管理?！癕ECE”原則指的是完全窮盡、相互獨(dú)立。這一原則套用在檔案分類當(dāng)中，可以理解為，檔案分類一定要能夠?qū)⒔M織中所有的檔案囊括其中，同時(shí)還要做到每一個(gè)分類都相互獨(dú)立，以免在后續(xù)歸類的過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)檔案既可以保存在這里、又可以保存在那里的情況。
02檔案分類需滿足便捷利用需求
檔案劃分方式有很多，如何在眾多方案中選取，需要我們根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行選取。選取的標(biāo)準(zhǔn)是使之最大化地滿足檔案科學(xué)管理和便捷利用需求。
比如說(shuō)，在會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，我們支持不限層級(jí)的劃分方式，但在實(shí)際劃分檔案的過(guò)程中，無(wú)論是分類層次、還是分類類目，我們都建議要適中。此外，會(huì)博通還內(nèi)置了常用的默認(rèn)分類，客戶更可根據(jù)實(shí)際需求自定義，滿足檔案分類管理的便捷利用需求。
03檔案分類應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定
“牽一發(fā)而動(dòng)全身”，這句話可以說(shuō)的檔案分類的真實(shí)寫照了。檔案分類，往往牽動(dòng)著檔案管理的全局，如果分類發(fā)生變化、排架、編號(hào)等相關(guān)工作也會(huì)隨之發(fā)生變化，有些甚至需要從頭做起。因此，不論是基層檔案機(jī)構(gòu)，還是檔案館，都需要盡量保持檔案分類的相對(duì)穩(wěn)定性。
為確保檔案分類的相對(duì)穩(wěn)定，在檔案管理初期確定分類方法和體系時(shí)，要經(jīng)過(guò)反復(fù)思量、充分論證。當(dāng)然，檔案管理是一項(xiàng)隨著社會(huì)推動(dòng)而不斷發(fā)展的事業(yè)，所以當(dāng)檔案架構(gòu)與組織發(fā)展不匹配時(shí)，檔案管理者也需要適時(shí)進(jìn)行變動(dòng)和完善。
做到以上3點(diǎn)，相信您就可以構(gòu)建獨(dú)屬于本單位的檔案分類架構(gòu)了。為方便大家做好檔案分類管理，除干貨知識(shí)分享外，會(huì)博通在檔案管理系統(tǒng)中，也準(zhǔn)備了基礎(chǔ)適用的檔案分類框架，用戶朋友們可直接在這一相對(duì)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的框架之下自主調(diào)整，使之適合本企業(yè)實(shí)際應(yīng)用情況。
比如在某鄉(xiāng)村振興的管理工作中，會(huì)博通結(jié)合該鄉(xiāng)村工作的實(shí)際需求，建立了極具特色的檔案管理框架。該框架在第一層上分為兩部分，分別是鞏固脫貧攻堅(jiān)成果與鄉(xiāng)村振興有效銜接和鞏固拓展脫貧攻堅(jiān)成果與鄉(xiāng)村振興。在每一塊大的內(nèi)容上，再往下分了小的案卷盒：一看銜接政策落實(shí)、二看防返貧監(jiān)測(cè)，三看三保障等等。
會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，擁有科學(xué)靈活的分類架構(gòu)，可助力各企事業(yè)單位進(jìn)行高效的檔案管理。如果您在檔案管理、或?qū)τ跈n案管理分類，有任何疑問(wèn)，可以隨時(shí)聯(lián)系我們，進(jìn)行定制化方案咨詢。
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