合同檔案在企業(yè)當(dāng)中有多重要?合同檔案是記載合同履行情況的文字資料,同時也是企業(yè)為維護(hù)自身合法而采取的必要手段。企業(yè)通過對合同的檔案管理,可以完整保存與合同相關(guān)的證據(jù)材料,如果有糾紛一旦發(fā)生,可以及時運用檔案記載的內(nèi)容,依法維護(hù)單位的權(quán)益。
合同檔案在企業(yè)當(dāng)中的實際應(yīng)用效果如何?在合同檔案管理發(fā)展,有一個非常經(jīng)典的案例:大亞灣核電站三大合同檔案。
01大亞灣核電站合同檔案管理
大亞灣核電站是我國大陸首座大型商用核電站,也是改革開放初期,引進(jìn)的最大中外合作項目,按照高起點起步,引進(jìn)消化吸收創(chuàng)新和借貸建設(shè),售電還貸、合資經(jīng)營的方針。主體工程于1987年8月開工,1994年5月6日,全面建成投入商業(yè)運營。
大亞灣核電站現(xiàn)代企業(yè)管理的規(guī)章制度,從合同管理開始。工程竣工時,整理形成合同檔案3293卷,182延長米,僅核島的供應(yīng)合同就有20延長米之巨,其中,最引人入勝的,是被譽為大亞灣核電站脊梁合同的三大合同,包括核島反應(yīng)堆設(shè)備和燃料組件供應(yīng)合同,常規(guī)島(汽輪發(fā)電機)設(shè)備供應(yīng)合同,工程技術(shù)服務(wù)合同。
三大合同從1984年起,開始進(jìn)行商務(wù)談判,1985年6月底至7月中旬在深圳能進(jìn)行了第一輪價格談判,1985年10月,中、法、英三方代表齊聚北京,進(jìn)行最后的價格攻堅戰(zhàn)。談判出現(xiàn)僵持局面時,經(jīng)政府與英、法兩國政府的介入斡旋,李鵬副總理利用訪問東歐途徑巴黎之便,對法國進(jìn)行了工作訪問,促進(jìn)了談判的進(jìn)展。
1986年4月17日起,三大合同意向書生效,1986年9月23日,廣東大亞灣核電站與法國、英國的三大合同,在北京人民大會堂正式簽訂,在核電站工程建設(shè)時期,合同被稱為核電站的“法”。它包括了主合同、關(guān)鍵合同,以及合同之下的質(zhì)保大綱、施工程序,被認(rèn)為是我國當(dāng)時最完備的合同體系。
從索賠和犯索賠活動中,也反映出合同執(zhí)行中的嚴(yán)肅認(rèn)真和依法辦事,大亞灣核電建設(shè)期間,1號核島反應(yīng)廠房環(huán)吊的36個支架,被稱為“牛腿”,法國工廠在制造中,對焊縫型號理解錯誤,未按要求焊接,被智控系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)后進(jìn)行返修。安裝施工承包商,因此被誤工期,并向業(yè)主索賠,經(jīng)過具體計算,按合同規(guī)定,業(yè)主賠償安裝承包商67萬美元,業(yè)主的反索賠小組,也為此向法國設(shè)計承包商索賠。設(shè)計上為這個錯誤,付出177.5萬法郎的賠償。
大亞灣工程中,這種索賠與反索賠現(xiàn)象,是合同執(zhí)行中的催化劑。這種合同執(zhí)行中,被強化的經(jīng)濟行為,令雙方執(zhí)行合同的態(tài)度更嚴(yán)肅、更認(rèn)真,從而健全了合同管理,保證了核電工程的進(jìn)度和質(zhì)量。
02會博通有效幫助企業(yè)維護(hù)合法權(quán)益
會博通合同檔案管理系統(tǒng),支持合同檔案線上全流全流程管理。合同文件草擬、合同文件審批、合同文件歸檔,合同到期提醒、卷內(nèi)文件目錄打印,都可以在會博通中實現(xiàn)。合同檔案管理更高效、更規(guī)范。
當(dāng)企業(yè)遇到法律糾紛,需要合同作為檔案憑證時,可直接在系統(tǒng)中搜索相應(yīng)的合同檔案。合同檔案搜索出來后,可在權(quán)限范圍內(nèi)直接下載使用。為規(guī)避使用風(fēng)險,下載的合同文件可直接在系統(tǒng)當(dāng)中增加水印。
通過以上的案例拆解,我們可以看到合同檔案管理對于企業(yè)經(jīng)營的重要意義,今天的大亞灣已蜚聲海內(nèi)外,安全運行業(yè)績已達(dá)到世界一流,卓越的現(xiàn)代企業(yè)管理制度穩(wěn)居國際第一方陣?,F(xiàn)如今,各大企業(yè)都建有自己的合同管理體系,在加速發(fā)展航船上穩(wěn)穩(wěn)地壓下了一塊“壓艙石”。
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