人與企業(yè)、企業(yè)與企業(yè)的合作,越來(lái)越多企業(yè)是使用合同形式來(lái)約束的,因此合同的重要性不言而喻,為了方便管理,安全管理都會(huì)使用有關(guān)的合同檔案管理系統(tǒng)。合同檔案管理系統(tǒng)是指幫助企業(yè)、機(jī)構(gòu)、組織將合同從簽訂、審批、過(guò)程執(zhí)行、財(cái)務(wù)進(jìn)度、合同結(jié)款及合同歸檔等信息,還能夠針對(duì)用戶某些需求的全面統(tǒng)計(jì)分析,幫助企業(yè)相關(guān)人員更輕松的管理合同,了解公司業(yè)務(wù)的進(jìn)度情況,分析改進(jìn)的方向。
時(shí)間在推進(jìn),科技在發(fā)展,在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代企業(yè)選擇使用合同檔案管理系統(tǒng)越來(lái)越普遍了,有了一套好的企業(yè)合同檔案管理系統(tǒng)必然會(huì)幫助企業(yè)完善很多工作流程,保障工作執(zhí)行的全局管理。
1、多種收集方式
會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)支持批量上傳單個(gè)或多個(gè)文件夾功能。一是利用Excel,批量導(dǎo)入案卷、卷內(nèi)目錄。其二是對(duì)于已經(jīng)以數(shù)字形式存儲(chǔ)于電腦中的檔案,可以約定對(duì)應(yīng)關(guān)系,直接從磁盤(pán)批量導(dǎo)入到系統(tǒng)當(dāng)中,同時(shí)支持電子文檔的批量更換,以及屬性的批量修改和批量導(dǎo)入。
2、搜索查詢功能
傳統(tǒng)的合同管理方式是把一堆各式各樣的合通整理放置在保險(xiǎn)柜中,針對(duì)有時(shí)急需取出查閱、利用時(shí)需要耗費(fèi)很多時(shí)間,特別是需要分類(lèi)數(shù)量較多時(shí),常常會(huì)因?yàn)閷ふ业⒄`其他工作,長(zhǎng)此以往,這是不利于公司的發(fā)展,特別是針對(duì)企業(yè)越來(lái)越大,業(yè)務(wù)越來(lái)越多時(shí)就更加頭痛。有了專(zhuān)業(yè)的合同檔案管理系統(tǒng)后,搜索查詢功能就能快速輕松解決精準(zhǔn)尋找查閱、獲取信息問(wèn)題。
3、資金管理
合同執(zhí)行過(guò)程中,關(guān)于資金收付情況是個(gè)復(fù)雜問(wèn)題,企業(yè)管理人員與有關(guān)人員(比如業(yè)務(wù)人員、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)等)對(duì)于當(dāng)前執(zhí)行期間合同進(jìn)度不了解,對(duì)已完成合同的資金缺乏了解,就會(huì)使用代收款死賬或長(zhǎng)期制度貸款等不良信息。資金管理功能,幫助相關(guān)人員快速查看所有合同的資金情況,以及可設(shè)置到期提醒功能。
4、具有移交性
現(xiàn)在是科技化時(shí)代,擁有移交性功能的管理系統(tǒng)是每個(gè)企業(yè)首選因素。合同在執(zhí)行一項(xiàng)事宜時(shí),發(fā)起人可以發(fā)起代辦事宜流程,系統(tǒng)可以按流程推送給每一個(gè)相關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)審核,從而加快了合同審批流程,配置信息提醒。那么不管領(lǐng)導(dǎo)出差還是員工外出辦事,都可以隨時(shí)隨及時(shí)查閱合同文件,確保工作可以順利進(jìn)行。
5、數(shù)據(jù)匯總分析
數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)一直是傳統(tǒng)管理方法的頭痛問(wèn)題,紙質(zhì)合同需要一一清點(diǎn),而合同檔案管理系統(tǒng)能夠依據(jù)系統(tǒng)入庫(kù)中的合同數(shù)據(jù)快速生成報(bào)告,用戶快速獲得合同中的執(zhí)行情況的分析視圖。在具體的匯總分析中,為企業(yè)管理者提供合理的決策分析。
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