學校檔案管理信息化建設——學校檔案管理系統(tǒng)解決方案

傳統(tǒng)高校檔案管理存在的問題：

1、文件檔案集中統(tǒng)一管理困難

     大部分企業(yè)、高校、團體工作中產(chǎn)生的檔案、文檔分部散落在各個系統(tǒng)或職員電腦中，缺乏檔案全面性的集中統(tǒng)一管理。

2、移動辦公需求

     很多傳統(tǒng)文件檔案管理工具往往沒有手機移動端訪問功能，便利員工在外出差需要及時查閱文件。

3、文件檔案查閱費時費力，效率低

     隨著時間的積累，學校相關檔案歷史數(shù)據(jù)不斷積累，不斷更新替換，數(shù)量巨大，傳統(tǒng)共享盤文件檢索速度緩慢且不方便

4、由于工作的變化，文件檔案改動頻繁，造成版本混亂

     在平時辦公過程中，針對資料文件的變更較為頻繁容易造成版本混亂，長此以往，不利后期的工作。

5、文件檔案無法實現(xiàn)高效、安全互聯(lián)互通

     學校內(nèi)部各個部門、各領導、學員或者成員之間，在辦公過程中會涉及重要性文件交互難，成本高，并且容易丟失，泄露風險。

6、檔案統(tǒng)計分析需求

     根據(jù)實際需求，對眾多檔案的統(tǒng)計分析都要求準確、快捷、方便，目前傳統(tǒng)高校檔案管理很難實現(xiàn)。

一、主要功能點：

     檔案管理：檔案采集-檔案錄入-檔案整理-檔案借閱-檔案利用（檔案檢索、編研）-檔案銷毀完整的閉環(huán)管理。

     基礎資料設置：檔案初始化，檔案卡制作，檔案臺賬，檔案類別設置，數(shù)據(jù)字典參數(shù)設置，公司資料設置等。

     檔案檢索管理：按照學院，院系、班級導航檢索，按照檔案類別檢索，檔案屬性,自定義檢索條件。

     提醒管理：檔案到期提醒，檔案文件提醒，檔案借閱到期提醒。

     系統(tǒng)管理：用戶管理，權(quán)限設置，權(quán)限組設置，系統(tǒng)初始化，系統(tǒng)日志資料等。

     自定義功能點：自定義磁鐵界面顯示，自定義錄入表單設置，自定義屬性、自定義權(quán)限設置、自定義設置Excel模板打印，自定義設置檢索條件，自定義設置提醒... ...

二、使用高校檔案管理系統(tǒng)的原因：

1、簡化檔案管理過程：

      很明顯提升了檔案管理者的工作效率，把繁雜的檔案管理工作簡單化，讓檔案管理不再雜亂、低效。其中包含學生個人檔案、教職工個人檔案、教學與研究檔案、行政管理檔案、場館設施檔案等。其中學生個人檔案是最為重要的，包括學籍資料、課程成績、獎懲情況、活動參與記錄等。

2、實現(xiàn)檔案網(wǎng)格化管理：

     通過會博通學校檔案管理系統(tǒng)進行信息化建設，將有效有序改變檔案收集、歸檔立卷、整理編目、檔案利用、檔案檢索、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等傳統(tǒng)模式，解決檔案整理耗時費力、利用檢索效率低等問題，形成檔案網(wǎng)上接收、適時監(jiān)控、遠程共享的工作體系。

3、檔案原件得以保護：

      針對重要性的檔案原件，只需一次掃描，便可以實現(xiàn)多次線上線下查看與利用，有效保護檔案原件，從而降低原件損壞、遺失、篡改風險。

4．實現(xiàn)檔案資源信息庫共享。

     作為學校價值檔案信息，創(chuàng)建檔案資源信息庫將為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造更加優(yōu)越的條件，可分為公開庫、網(wǎng)站內(nèi)容管理庫、文件資料庫、資料庫、人事檔案庫、綜合檔案庫、視頻庫、圖片庫等。讓利用者方便快捷，及時高效獲得各類信息資源，使檔案信息利用時效加快，辦理時間縮短，建立信息化的檔案資源信息庫是有必要的，并且支持多終端訪問共享。

5．加強檔案業(yè)務流程：

      檔案管理是所有成員參與的一項工作，不單純屬于某個檔案員的任務，也非檔案業(yè)務都得在檔案館（室）完成的，進行檔案管理的目的就是方便快捷地讓每位領導與人員在自己的崗位能夠查找到所需的檔案資料又能安全利用。

三、選擇會博通檔案管理系統(tǒng)的理由：

1、久經(jīng)考驗，成熟穩(wěn)定：

      軟件功能成熟完善：經(jīng)過了30多年匠心研發(fā)、不斷的改進優(yōu)化，經(jīng)過眾多高校多年實戰(zhàn)應用，反饋、優(yōu)化升級，目前會博通檔案管理軟件功能已經(jīng)非常完善，非常適合學校檔案管理。

2、軟件的平臺多樣性說：

      根據(jù)用戶的使用習慣與便利性，系統(tǒng)支持平板端訪問，手機端APP，支持PC端安裝版等，能夠多平臺同時使用。

3、完善的整套軟件服務：

      提供售前、售中、售后整套服務，隨時為客戶排憂解難，確?？蛻粲袉柋赜写?，遇到難點隨時協(xié)助，讓用戶用得順手順心。

4、從靈活拓展性強來說：

      靈活性強的自定義功能：自定義功能強大，囊括了桌面模塊自定義顯示、分類自定義、屬性自定義、權(quán)限自定義等，管理員還能夠自定義字段、自定義表單及報表。

      檔案管理軟件的拓展性：系統(tǒng)預留了多種接口及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，根據(jù)用戶需求，就如多種接口實現(xiàn)組織內(nèi)部OA系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)有機連接，不論是在OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、還是財會等其它系統(tǒng)。

5、超高的性價比優(yōu)勢：

      除了完善的整套軟件服務外，會博通檔案管理系統(tǒng)處于動態(tài)優(yōu)化中，結(jié)合現(xiàn)實的場景需求，我們將持續(xù)更新最新的產(chǎn)品應用，提供不限次數(shù)的免費升級服務。進行使用培訓、系統(tǒng)升級等服務。

四、金典案例

     蘭州大學、廣東工業(yè)大學、哈爾濱師范大學、東北電力大學、合肥建設大學、廣東省交通運輸學校、廣東社會大學... ...

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