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什么是檔案數(shù)字化信息化呢?

2023/1/30 0:00:00       來源:        作者:小通       瀏覽量:  942

什么是檔案數(shù)字化信息化呢?

 

信息化檔案與數(shù)字化檔案都被統(tǒng)稱為檔案信息化。

 

      企業(yè)事業(yè)單位、各級人民政府以及其他組織應將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃,保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存與有效利用。檔案館與機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設(shè),并采取措施保障檔案信息安全。

 檔案信息化建設(shè)、檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)與檔案數(shù)字化建設(shè)哪些區(qū)別

 

      檔案文件的收集、整理、歸檔保存、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。檔案管理工作囊括:檔案收集、整理、數(shù)字化、錄入、檔案系統(tǒng)、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目與檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

 

      上述的工作內(nèi)容劃分只是相對穩(wěn)定并非絕對,根據(jù)用戶的檔案制度需求有的可分為 8個環(huán)節(jié),也有些只分為基礎(chǔ)工作與利用工作兩大部分的。檔案管理工作本身存在一定的復雜性,傳統(tǒng)的人工手動管理確實緩慢,不精確,重復性工作多,效率低的弊端。根據(jù)市場檔案管理需求,眾多企業(yè)、單位已經(jīng)采用檔案數(shù)字化信息化管理系統(tǒng)進行按多層次進行劃分的方法,進行檔案實體管理和檔案信息管理相結(jié)合。

 

      檔案實體管理工作內(nèi)容一般就收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、外借等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)一般分為檔案信息加工與信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編與編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借或者出版、展覽等多項服務活動構(gòu)成。

 

檔案數(shù)字化是什么呢?

      檔案數(shù)字化就是隨著計算機技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。

 

檔案數(shù)字化信息化

      它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲,網(wǎng)絡化的形式互相連接,利用計算機系統(tǒng)進行管理,形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,及時提供利用,實現(xiàn)資源共享。

 

 

擴展知識: 

我們都知道檔案數(shù)字化替代傳統(tǒng)檔案管理的先進性,那么檔案數(shù)字化信息化管理系統(tǒng)有什么優(yōu)勢?帶來什么好處?


一、有效提高經(jīng)濟效益

      無紙化的管理模式,致使管理成本下將顯著。去過傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案,不僅不能節(jié)約保管費用,還會占地空間比較大,查閱起來不方便,檔案數(shù)字化信息化管理系統(tǒng)的現(xiàn)身,從而避免了反復印制資料而造成的紙張與人工成本的浪費。

 

二、可以明顯見到辦公效率有所提高

      檔案資料可以及時歸檔,并且盡快提供檔案信息服務利用,這是很多企業(yè)、事業(yè)單位、機構(gòu)等組織想見到的結(jié)果,但現(xiàn)實上,傳統(tǒng)的管理方式確實沒有方法可以改進,因此,結(jié)合用戶的實際需求,會博通研發(fā)開發(fā)了一套智能性的綜合檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)檔案的數(shù)字化信息化,讓您查詢資料變得非常簡單,足不出戶便可知曉天下大事,數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”,同時又可以在權(quán)限設(shè)置上保障信息安全。

 

三、檔案原件獲得更好的保護

      將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橄鄳臄?shù)字化電子檔案后,除了可以讓檔案的使用更為安全。針對那些歷史久遠的檔案資料,經(jīng)過了檔案數(shù)字化信息化管理系統(tǒng)數(shù)字化管理后無疑是對其更好的保護,另外,通過檔案的數(shù)字化處理后,有效防止了有的檔案被篡改或損壞等現(xiàn)象出現(xiàn)。



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