“科研”就是指科學(xué)學(xué)究，科研檔案就是通過科學(xué)研究形成的文書、圖片、視頻等檔文檔，具有眾多的研究成果記錄，是個(gè)特別有價(jià)值的資料。因此，關(guān)聯(lián)科研的企業(yè)、機(jī)構(gòu)都會(huì)特別注重科研檔案的管理。針對(duì)科研檔案管理使用什么科研檔案管理系統(tǒng)比較好，又是怎么做到檔案一體化管理的？

當(dāng)下科研文檔材料歸檔要求：

  （一）科研文檔歸檔的應(yīng)當(dāng)符合國家相關(guān)規(guī)范要求。

  （二）科研文檔材料歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)根據(jù)科研項(xiàng)目的性質(zhì)、規(guī)模、創(chuàng)新性等確定保管期限。保管期限分為永久與定期，定期可分為30年、10年。

  （三）科研項(xiàng)目完成或中止后，應(yīng)該對(duì)所形成的科研文檔材料加以系統(tǒng)整理，履行審查手續(xù)后及時(shí)歸檔；研究周期長的項(xiàng)目，可分階段歸檔。

符合下列條件的單位，科研電子文檔可僅以電子形式歸檔保存。

    （一）形成的科研電子文檔來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。

    （二）采取有效措施，防止科研電子檔案被篡改。

    （三）形成科研電子文檔的系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子文檔，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的電子文檔，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。

    （四）從外部接收的電子文檔來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

    （五）使用的科研電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子文檔，功能符合電子檔案的長期保管要求。

    （六）建立科研電子檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。

    經(jīng)過市場(chǎng)的了解，目前很多關(guān)聯(lián)科研的企業(yè)、機(jī)構(gòu)的用戶對(duì)會(huì)博通科研檔案管理系統(tǒng)的體驗(yàn)給予好評(píng)，并且科研檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)檔案保管的要求，庫容量滿足未來檔案增長的需要?？蒲袡n案保管過程中可定期檢查科研檔案的保管狀況，及時(shí)修復(fù)破損檔案，這樣利用會(huì)博通都可以實(shí)現(xiàn)。

    會(huì)博通科研檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)擁有可用性高、響應(yīng)速度快、兼容性強(qiáng)、易用性好、操作便利性強(qiáng)等特點(diǎn)。能夠?yàn)楸姸嗥髽I(yè)、單位、機(jī)構(gòu)對(duì)電子檔案與電子文檔資源的收集、整理、歸檔、鑒定、利用、統(tǒng)計(jì)全過程的管理需求?？砂踩行У毓芾砗屠酶黝惪蒲袡n案數(shù)據(jù)，保證企業(yè)、機(jī)構(gòu)科研電子檔案統(tǒng)一，一體化規(guī)范的管理，確保科研電子檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。

1、支持全面的學(xué)校、企業(yè)、機(jī)構(gòu)各類科研文檔管理

    由于科研方向比較多，格式也是比較復(fù)雜，因此，會(huì)博通科研檔案管理系統(tǒng)做到了支持當(dāng)下而是多種的文件格式上傳功能，就如dwg、doc、docx、xls、ppt、wps、et、dpt、jeg、png、gif、tif、txt、hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等。

    面對(duì)海量的科研科研檔案，又需確保科研檔案的完整性，可用性，系統(tǒng)具備了非常豐富的數(shù)據(jù)類型一鍵導(dǎo)入，可以將圖片、主題、長文本日志、文件、文檔、日期、協(xié)作人等各類型的信息都能清晰明了記錄，針對(duì)檔案量巨大問題，系統(tǒng)提供了批量性導(dǎo)入功能，可以批量快速完成文件上傳。另外三種導(dǎo)入方式被支持，如數(shù)據(jù)全部追加、只覆蓋已有的數(shù)據(jù)、覆蓋已有的數(shù)據(jù)，同時(shí)追加新的數(shù)據(jù)；

    結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計(jì)為科研檔案庫建設(shè)提供標(biāo)準(zhǔn)支持。支持引入多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，例如依據(jù)科研檔案部信息代碼標(biāo)準(zhǔn)建立的，依據(jù)企業(yè)、機(jī)構(gòu)自身業(yè)務(wù)需要建立的。同時(shí)又允許在在標(biāo)準(zhǔn)外自定義字段，靈活滿足檔案業(yè)務(wù)未來發(fā)展的建設(shè)需求。

    檔案預(yù)立卷業(yè)務(wù)流程：從預(yù)立卷（檔案收集、登記、預(yù)組卷），到歸檔審核、文件處理（檔案審核校對(duì)），到入庫（檔案入庫、出庫），再到檔案保管利用提供標(biāo)準(zhǔn)的作業(yè)流程。

    會(huì)博通科研檔案管理系統(tǒng)提供強(qiáng)大的文件歸檔、掛接、在線播放瀏覽、縮略圖、水印等功能，尤其是大文件管理功能，可以批量斷點(diǎn)續(xù)傳視頻之類的大文件。

 2、在科研檔案管理系統(tǒng)內(nèi)可快速檢索目標(biāo)的科研文檔

    把科研文檔統(tǒng)一收集在一個(gè)平臺(tái)中的目的就是為了可用性，那么在用前可以快速準(zhǔn)確尋找到文檔也是很多用戶關(guān)注的問題，那么會(huì)博通科研檔案管理系統(tǒng)就提供了特別便利的檢索功能，在數(shù)量比較龐大，所以對(duì)于檢索功能要求是比較高的，提供了關(guān)鍵詞的全文搜索、類自然語言檢索、二次搜索、高級(jí)搜索，做到在百萬級(jí)條目的數(shù)據(jù)環(huán)境下，檢索科研文檔快，準(zhǔn)，可以協(xié)助科研文檔的利用更加高效。

3、科研檔案的保密機(jī)制是否到位

    科研檔案是一個(gè)價(jià)值性文檔，具有一定可開發(fā)作用，也是企業(yè)、單位、機(jī)構(gòu)的重要財(cái)富資源，保密機(jī)制是非常有必要做到位的，因此，各單位領(lǐng)導(dǎo)也非常重視，并且要求任何人不得利用職權(quán)和工作之便或采取步伐手段泄露、發(fā)表、使用、許可、出售、轉(zhuǎn)讓的技術(shù)秘密。

    為了滿足科研檔案保密機(jī)制做到位，會(huì)博通科研檔案管理系統(tǒng)提供了細(xì)?；臋?quán)限管理功能，即能對(duì)一個(gè)企業(yè)機(jī)構(gòu)單位、每一個(gè)小組進(jìn)行批量性地權(quán)限管理、也可以對(duì)單個(gè)人、單份文件進(jìn)行權(quán)管理，授權(quán)文檔均可根據(jù)需求來自定義。在保障文檔安全的同時(shí)，充分確保了科研文檔利用的自主性與靈活度。

    除了權(quán)限的管理機(jī)制外，其實(shí)會(huì)博通在軟件與硬件上都做了不少的安全保護(hù)措施，比如強(qiáng)制復(fù)雜密碼、驗(yàn)證碼登錄、機(jī)器指紋登錄；持SSL網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)等技術(shù)手段，根據(jù)科研檔案的重要與保密性，任何與文檔資料無關(guān)的人員都無法通過保密機(jī)制接觸到科研核心的文檔資料。

    另外為了讓檔案管理員把控科研檔案利用情況與利用安全，科研檔案管理系統(tǒng)提供了類似黑匣子的操作痕跡記錄，就如用戶登錄監(jiān)控、用戶操作行為監(jiān)控、監(jiān)控信息統(tǒng)計(jì)與分析多種方式。

    當(dāng)然，除了上述的會(huì)博通科研檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理的優(yōu)勢(shì)外，其實(shí)在日常工作中，系統(tǒng)還具有非常多的加分功能，比如科研檔案的在線預(yù)覽、圖片的OCR識(shí)別、科研團(tuán)隊(duì)工作協(xié)同等，在這里就不一一描述了，歡迎大家一起來研討。

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