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學員檔案管理——學校電子學生檔案管理系統(tǒng)的應用
紙質(zhì)的學生檔案管理一直是很多學校頭痛的問題，在管理工作其材料分類歸檔難、學生獎懲審核難慢、校外實習學生填寫不方便、學生年度表現(xiàn)入檔混亂，用時查找不便利、更新與維護。
會博通電子學生檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)有效整合校內(nèi)招生、學校學生管理、學生歷程、教育教學、教師檔案、教學資料、就業(yè)等檔案資源，形成從學生報到入學到畢業(yè)離校全鏈條、全過程、一體化的檔案管理流程，確保學生學生檔案真實準確、規(guī)范完整。該平臺還具有歸檔數(shù)據(jù)對接容易、在線填報不受地域限制、師生查找方便、壽命長、可靠性高、存儲量大、保密性好、成本低等優(yōu)點。
02、設(shè)計理念
開放——開放的數(shù)據(jù)接入，通過數(shù)據(jù)接口實現(xiàn)與綜合素質(zhì)、教務等系統(tǒng)的對接。
安全——完善的安全機制讓重要檔案資料不丟失，不泄露。
便捷——便捷的可在線填報，不限地點可進行單個或批量審批。
實時——實時顯示學生填報各類檔案完成情況，統(tǒng)計各單位工作完成率。
流程——可以在線上進行快速審批，不受地點，時間的限制。
03、特色功能
電子檔案袋：自動生成個人PDF檔案，合并歸檔。
電子簽名：支持輔導員簽名，檔案審核線上完成。
電子簽章：支持學校印章電子化，隨時隨地進行簽章授權(quán)。
異地在線填報：支持在線發(fā)放、填報、審批、歸檔、存儲，實現(xiàn)全流程信息化改造。
04、學生檔案平臺功能簡介
學校電子學生檔案平臺其中包括了學生身份信息、學年鑒定、學生注冊信息、學生記載、學生變動、畢業(yè)生信息等各種類型的內(nèi)容。
新生入學后，學生可以使用學校電子檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)上填報“大學學生卡”，自動人臉核驗對比身份證信息。依據(jù)省級招生部門提供的錄取新生電子檔案信息、錄取通知書、照片、身份證等重要信息以及新生中學學生檔案與新生本人逐一核對。
電子學生檔案管理系統(tǒng)教師端：
（1）創(chuàng)建檔案：教師（檔案管理員或兼職員）創(chuàng)建檔案，指定檔案類型、年份，添加填報任務。
（2）檔案歸檔：針對檔案的新增、修改、刪除，每次變動都會在系統(tǒng)內(nèi)生成可追溯記錄。
（3）檔案審批：可以單個或者批量檔案審核。系統(tǒng)上可電子簽名，電子簽章合并至學生檔案并保存為PDF。
（4）檔案預覽：模擬真實化紙質(zhì)表單預覽打印效果。
（5）檔案導出：多種整理篩選模式組合，按需合并學生檔案生成壓縮包導出，用于物理轉(zhuǎn)儲或備份。
學校電子學生檔案管理系統(tǒng)學生端：
1．學生登錄
學生可以通過PC端或移動登錄，簡單安全快捷。與學校原有系統(tǒng)學生數(shù)據(jù)對接，簡化身份認證環(huán)節(jié)。
2．檔案填報
（1）填報列表：學生入學登記表、學生成績、學生學年鑒定表等各類待填表進度展示
（2）定制化檔案：可根據(jù)各高校不同的教學安排情況進行表單仿真化建設(shè)。
（3）內(nèi)置檔案表類型：根據(jù)學校的標準可在電子學生檔案管理系統(tǒng)，新生入學登記表、學年鑒定表、畢業(yè)生登記表、學士學位審批表、學生成績檔案表。
（4）智能檢測：學生學制與檔案匹配情況，自動開放“學生異動登記表”填報入口
（5）預覽、暫存、驗證：格式預覽、暫存續(xù)填、自動驗證，填報中斷自動保存已錄入數(shù)據(jù)拒絕不合規(guī)無效信息提交、為檔案審核工作提速增效
（6）基礎(chǔ)信息關(guān)聯(lián)：檔案填報時學生關(guān)鍵基礎(chǔ)信息的自動關(guān)聯(lián)，避免誤填亂報。
（7）我的檔案：虛擬化檔案袋，檔案審核信息由此功能反饋，學生可撤回、修改、再次提交審核。已審核檔案可我的檔案內(nèi)進行下載打印。
學校電子學生檔案管理系統(tǒng)管理員端：
1、總控制臺：系統(tǒng)整體運行情況匯總統(tǒng)計，為系統(tǒng)運維決策提供數(shù)據(jù)支持。
2、數(shù)據(jù)隔離：同一功能，不同角色如：院系領(lǐng)導，學工處，輔導員，遵循最小可見數(shù)據(jù)范圍規(guī)則進行權(quán)限隔離，保障數(shù)據(jù)安全。
3、數(shù)據(jù)管理：學校相關(guān)如：院系、班級、專業(yè)、年級、人群，學生相關(guān)如：個人基礎(chǔ)信息、學號、姓名、賬號等基礎(chǔ)元數(shù)據(jù)管理。
會博通學校電子學生檔案管理系統(tǒng)的檔案實時統(tǒng)計中心
1、可視化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計： 用戶根據(jù)自己的實際需求可以按歷史時間維度檔案統(tǒng)計，按學生年級、院系維度檔案統(tǒng)計。
2、詳細統(tǒng)計報表：按檔案類型或?qū)W生屬性進行統(tǒng)計，可隨時導出詳細報表，又能夠快速定位問題檔案責任人。
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