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學員檔案管理——學校電子學生檔案管理系統(tǒng)的應用

2023/2/22 0:00:00       來源:        作者:小通       瀏覽量:  680

       紙質(zhì)的學生檔案管理一直是很多學校頭痛的問題,在管理工作其材料分類歸檔難、學生獎懲審核難慢、校外實習學生填寫不方便、學生年度表現(xiàn)入檔混亂,用時查找不便利、更新與維護。

       會博通電子學生檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)有效整合校內(nèi)招生、學校學生管理、學生歷程、教育教學、教師檔案、教學資料、就業(yè)等檔案資源,形成從學生報到入學到畢業(yè)離校全鏈條、全過程、一體化的檔案管理流程,確保學生學生檔案真實準確、規(guī)范完整。該平臺還具有歸檔數(shù)據(jù)對接容易、在線填報不受地域限制、師生查找方便、壽命長、可靠性高、存儲量大、保密性好、成本低等優(yōu)點。

 

02、設(shè)計理念

       開放——開放的數(shù)據(jù)接入,通過數(shù)據(jù)接口實現(xiàn)與綜合素質(zhì)、教務等系統(tǒng)的對接。

       安全——完善的安全機制讓重要檔案資料不丟失,不泄露。

       便捷——便捷的可在線填報,不限地點可進行單個或批量審批。

       實時——實時顯示學生填報各類檔案完成情況,統(tǒng)計各單位工作完成率。

       流程——可以在線上進行快速審批,不受地點,時間的限制。

 

03、特色功能

       電子檔案袋:自動生成個人PDF檔案,合并歸檔。

       電子簽名:支持輔導員簽名,檔案審核線上完成。

       電子簽章:支持學校印章電子化,隨時隨地進行簽章授權(quán)。

       異地在線填報:支持在線發(fā)放、填報、審批、歸檔、存儲,實現(xiàn)全流程信息化改造。

 

04、學生檔案平臺功能簡介

       學校電子學生檔案平臺其中包括了學生身份信息、學年鑒定、學生注冊信息、學生記載、學生變動、畢業(yè)生信息等各種類型的內(nèi)容。

 

       新生入學后,學生可以使用學校電子檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)上填報“大學學生卡”,自動人臉核驗對比身份證信息。依據(jù)省級招生部門提供的錄取新生電子檔案信息、錄取通知書、照片、身份證等重要信息以及新生中學學生檔案與新生本人逐一核對。

 

電子學生檔案管理系統(tǒng)教師端:

       1)創(chuàng)建檔案:教師(檔案管理員或兼職員)創(chuàng)建檔案,指定檔案類型、年份,添加填報任務。

       2)檔案歸檔:針對檔案的新增、修改、刪除,每次變動都會在系統(tǒng)內(nèi)生成可追溯記錄。

       3)檔案審批:可以單個或者批量檔案審核。系統(tǒng)上可電子簽名,電子簽章合并至學生檔案并保存為PDF。

       4)檔案預覽:模擬真實化紙質(zhì)表單預覽打印效果。

       5)檔案導出:多種整理篩選模式組合,按需合并學生檔案生成壓縮包導出,用于物理轉(zhuǎn)儲或備份。

 

學校電子學生檔案管理系統(tǒng)學生端:

1.學生登錄

       學生可以通過PC端或移動登錄,簡單安全快捷。與學校原有系統(tǒng)學生數(shù)據(jù)對接,簡化身份認證環(huán)節(jié)。

 

2.檔案填報

       1)填報列表:學生入學登記表、學生成績、學生學年鑒定表等各類待填表進度展示

       2)定制化檔案:可根據(jù)各高校不同的教學安排情況進行表單仿真化建設(shè)。

       3)內(nèi)置檔案表類型:根據(jù)學校的標準可在電子學生檔案管理系統(tǒng),新生入學登記表、學年鑒定表、畢業(yè)生登記表、學士學位審批表、學生成績檔案表。

       4)智能檢測:學生學制與檔案匹配情況,自動開放“學生異動登記表”填報入口

       5)預覽、暫存、驗證:格式預覽、暫存續(xù)填、自動驗證,填報中斷自動保存已錄入數(shù)據(jù)拒絕不合規(guī)無效信息提交、為檔案審核工作提速增效

       6)基礎(chǔ)信息關(guān)聯(lián):檔案填報時學生關(guān)鍵基礎(chǔ)信息的自動關(guān)聯(lián),避免誤填亂報。

       7)我的檔案:虛擬化檔案袋,檔案審核信息由此功能反饋,學生可撤回、修改、再次提交審核。已審核檔案可我的檔案內(nèi)進行下載打印。

 

學校電子學生檔案管理系統(tǒng)管理員端:

       1、總控制臺:系統(tǒng)整體運行情況匯總統(tǒng)計,為系統(tǒng)運維決策提供數(shù)據(jù)支持。

       2、數(shù)據(jù)隔離:同一功能,不同角色如:院系領(lǐng)導,學工處,輔導員,遵循最小可見數(shù)據(jù)范圍規(guī)則進行權(quán)限隔離,保障數(shù)據(jù)安全。

       3、數(shù)據(jù)管理:學校相關(guān)如:院系、班級、專業(yè)、年級、人群,學生相關(guān)如:個人基礎(chǔ)信息、學號、姓名、賬號等基礎(chǔ)元數(shù)據(jù)管理。

 

會博通學校電子學生檔案管理系統(tǒng)的檔案實時統(tǒng)計中心

       1、可視化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計: 用戶根據(jù)自己的實際需求可以按歷史時間維度檔案統(tǒng)計,按學生年級、院系維度檔案統(tǒng)計。

       2、詳細統(tǒng)計報表:按檔案類型或?qū)W生屬性進行統(tǒng)計,可隨時導出詳細報表,又能夠快速定位問題檔案責任人。

 

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