眾所周知，水利工程檔案也就是水利管理部門綜合檔案的重要組成部分，它的記錄就是真實(shí)反映水庫(kù)安全運(yùn)行狀況、效益發(fā)揮程度的重要史料與證據(jù)。水利工程檔案管理水平的高低體現(xiàn)了水利管理部門的整體管理水平，并直接影響水庫(kù)在防洪安全、供水安全、生態(tài)安全等方面發(fā)揮重要作用。下面敘述就是依據(jù)水利工程檔案管理的特點(diǎn)，針對(duì)當(dāng)下現(xiàn)狀，這里提出了改進(jìn)水利工程檔案管理工作的措施。

    水利工程檔案既是水庫(kù)管理單位綜合檔隸不可或缺的組成部分，具有重要的利用價(jià)值。又是記錄和反映水庫(kù)安全運(yùn)行及效益發(fā)揮的重要史料和證據(jù)，在防洪安全、供水安全、生態(tài)安全等方面發(fā)揮了關(guān)鍵作用。水利工程檔案管理水平的高低體現(xiàn)了水庫(kù)管理單位的整體管理水平，并直接影響著水庫(kù)安全運(yùn)行狀況和檔案管理工作的優(yōu)劣。隨著水利工程質(zhì)量管理和實(shí)施工作的不斷規(guī)范，管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的提高。但是，一些水利I程檔案仍存在著整理速度慢、內(nèi)容不全、不規(guī)范、質(zhì)量不高等問(wèn)題。本文分析水利工程檔案管理的特點(diǎn)，并針對(duì)當(dāng)前管理中存在的問(wèn)題，探討改進(jìn)水利工程檔案管理工作的一些認(rèn)識(shí)。

一、當(dāng)前水利工程檔案管理的狀況

    1、檔案管理意識(shí)淡薄，管理制度不夠完善。水利工程檔案形成貫穿于日常的文件收集和數(shù)據(jù)記錄、新建工程的前期準(zhǔn)備、工程運(yùn)行管理質(zhì)量評(píng)定、工程竣工后的管理和維護(hù)等，是日常業(yè)務(wù)和工程項(xiàng)目的重要依據(jù)，也是水庫(kù)運(yùn)行管理體系中的一個(gè)很重要的方面。但是。作為相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和工程管理人員，在思想上普遍對(duì)水利檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足、重視程度不夠。在水庫(kù)管理工作人員少、工作繁雜的情況下，水利工程檔案的收集、整理工作往往被忽視，缺乏相應(yīng)的制度來(lái)規(guī)范日常系統(tǒng)的管理。

    2、目前一般水利工程檔案沒(méi)有專人負(fù)責(zé)。一是對(duì)水利工程檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄，沒(méi)有一種超前管理的意識(shí)、沒(méi)有很好地和有關(guān)部門主動(dòng)聯(lián)系。二是沒(méi)有將檔案工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門長(zhǎng)期以來(lái)各自為政，給檔案的整理歸檔帶采了困難。這對(duì)日后的工程管理和維護(hù)，以及對(duì)新建工程的準(zhǔn)備存在不利的影響。

    3、水利工程檔案沒(méi)有專門的庫(kù)房。水利工程檔案移交到綜合檔案室之前，一般就存放在管理辦公室?；蚋渌O(shè)備儀器堆放一起。有的水利工程資料存放凌亂，有的容易潮濕、破損，本部門管理人員隨意查閱。還有的水利部門因辦公條件有限，存放水利工程檔案的地方其他人員也可以隨意進(jìn)出，與檔案庫(kù)房的防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等要求相差很遠(yuǎn)，缺乏檔案資料存放的安全性。難以保證水利工程檔案的真實(shí)性和完整性。

二、水利工程檔案管理的特點(diǎn)

    1、隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，水庫(kù)信息化管理越來(lái)越引起各級(jí)水庫(kù)管理部門和領(lǐng)導(dǎo)的重視，水利檔案實(shí)行的是紙質(zhì)檔案與磁性介質(zhì)檔案并行的管理模式，歷年的大壩測(cè)量數(shù)據(jù)不僅以打印的紙質(zhì)形式保存，還以電磁信號(hào)的形式存儲(chǔ)在軟盤、硬盤、光盤等載體上。這就存在對(duì)磁性介質(zhì)檔案的保管要求和相應(yīng)措施。

    2、水利管理單位的綜合檔案一般是指在單位工作活動(dòng)中形成。上級(jí)下發(fā)與本單位職能有關(guān)并要求貫徹執(zhí)行的具有一定保管價(jià)值的文書，財(cái)會(huì)、水利、科技和特種載體檔案。其中，水利工程檔案是重要的組成部分，記錄和反映水庫(kù)安全運(yùn)行狀況及擔(dān)負(fù)著防洪、灌溉和城市供水的重要參考資料和依據(jù)。水利工程檔案的真實(shí)性和完整性是體現(xiàn)單位綜合管理水平的一個(gè)重要方面。

    3、在水庫(kù)安全運(yùn)行管理中，水利工程檔案的內(nèi)容主要包括以下方面的內(nèi)容:領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)類、水文類、水工類.閘門電氣(機(jī)械)類、水資源保護(hù)類、測(cè)繪地質(zhì)類、科學(xué)研究類、規(guī)劃設(shè)計(jì)類、施工竣工類、運(yùn)行管理類以及生產(chǎn)技術(shù)類。這些方面的水利檔案構(gòu)成了水利工程在建設(shè)運(yùn)行管理過(guò)程中形成的各種各樣文檔材料，有建設(shè)前期批文、施工過(guò)程記錄、竣工驗(yàn)收資料及維修保養(yǎng)記錄等，這些文檔材料全面反映了水利工程運(yùn)行管理的詳細(xì)情況，對(duì)工程質(zhì)量評(píng)定、工程竣工后的管理和維護(hù)，以及對(duì)新建工程的準(zhǔn)備等，都具有重要的利用價(jià)值。

    4、水利檔案由水利工程管理部門歸集，一般是先在工程管理部門保存1-2年以后，才移交到單位綜合檔案室，這就涉及到水利工程檔案在工程管理部門的歸集、裝訂和保管存放，移交到檔案部門的內(nèi)容、移交時(shí)間、相關(guān)的借閱手續(xù)、保管存檔時(shí)間、過(guò)期檔案的銷毀手續(xù)和程序等。

三、改進(jìn)水利工程檔案管理的措施

1、增強(qiáng)管理意識(shí)，加強(qiáng)水利工程檔案管理。

    水利工程檔案管理可說(shuō)是直接關(guān)系到工程的安全運(yùn)行及發(fā)揮效益，是一個(gè)不可忽視的工作重要環(huán)節(jié)，也是衡量單位綜合管理水平的標(biāo)志之一。單位領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)當(dāng)提高認(rèn)識(shí)，把檔案管理工作納入整體發(fā)展規(guī)劃。高度重視水利工程檔案工作。明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，建立和完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)同時(shí)根據(jù)單位規(guī)模確專(兼 職人員負(fù)責(zé)有關(guān)文書工作，處理文件的收發(fā)、整理、歸擋，并做好水利工程檔案的日常管理、查閱接待、登記工作。

2、提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

    工程管理工作的專業(yè)性與檔案管理工作的安全穩(wěn)定性。要求水利檔案管理人員綜合素質(zhì)高。業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，并且保持人員的相對(duì)穩(wěn)定。一方面，要求充分認(rèn)識(shí)水利檔案管理工作的重要性具有腳踏實(shí)地、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng);另一方面，不僅要熟悉水利管理部門的職責(zé)，水利檔案的分類，以及不同的文件材料，能按照管理要求進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、編目、立卷和歸檔，還要了解系統(tǒng)的電腦操作等。所以，提高水利檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，要進(jìn)行多途徑、多形式的培訓(xùn)教育，在提高理論知識(shí)的同時(shí)，注重實(shí)際工作能力的培養(yǎng)，多提供參觀學(xué)習(xí)先進(jìn)單位的機(jī)會(huì)，多提供創(chuàng)新實(shí)踐的平臺(tái)，以不斷提高檔案管理水平。

3、加強(qiáng)水利工程檔案的庫(kù)房建設(shè)。

    工程管理部門是單位水庫(kù)安全運(yùn)行管理重中之重，工程管理辦公室是一個(gè)相互協(xié)作的工作場(chǎng)所，并不合適作為檔案庫(kù)房。從檔案保密的角度來(lái)看，檔案庫(kù)房和辦公室應(yīng)該盡量分開(kāi)，門窗加固，以防盜竊。從檔案安全的角度來(lái)看，檔案庫(kù)房要求有防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等嚴(yán)密的措施。因此，保障水利檔案庫(kù)房的相對(duì)獨(dú)立和保密，是單位硬件環(huán)境建設(shè)的一個(gè)重要方面。

4、加強(qiáng)水利電子檔案的管理。

    水利工程監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)不是一成不變的，它是需要經(jīng)常進(jìn)行備份保存，那么水利工程檔案系統(tǒng)就要進(jìn)行日常維護(hù)和及時(shí)升級(jí)。年終形成工程測(cè)量數(shù)據(jù)電子檔案存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成電子檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)實(shí)行雙備份。備份時(shí)注明形成檔案的時(shí)間和操作人員的姓名，并貼上保護(hù)封簽，要異地存放一個(gè)備份，防止意外事故發(fā)生引起整個(gè)工程監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)的毀滅與不可恢復(fù)性，同時(shí)，保存電子檔案的位置要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，注意防磁、防潮、防塵、防火等，定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使水利檔案丟失，造成無(wú)法挽回的損失。

5、加強(qiáng)專職人員的配備。

    隨著時(shí)代的發(fā)展，水庫(kù)信息化管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了普遍應(yīng)用，相應(yīng)的水利工程檔案資料數(shù)量日益龐大，由工程管理人員兼任檔案管理是很難滿足檔案管理與建設(shè)的發(fā)展要求。應(yīng)該安排專職人員進(jìn)行管理，負(fù)責(zé)水利檔案的日常管理，工程管理電腦系統(tǒng)軟件的日常維護(hù)，以及水利部門的日常查詢工作，確保水利工程檔案的安全性、完整性和檔案管理活動(dòng)的規(guī)范性。

6、建立和完善檔案管理制度。

    目前還是很多單位水利部門的檔案管理人員大多沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，工程管理部門也沒(méi)有具體的檔案管理制度。因此，建立和健全相關(guān)的水利工程檔案管理制度，比如:綜合性的規(guī)章制度，立卷歸檔、檔案保管制度，檔案保密、保衛(wèi)制度，井放檔案的利用制度，未開(kāi)放檔案的利用制度，檔案專(兼)職人員的崗位責(zé)任制等。從根本上加強(qiáng)水利工程檔案的管理和制度建設(shè)。以保障水利檔案的日常管理規(guī)范、有章可循。

改善水利檔案管理工作應(yīng)該使用什么水利檔案管理系統(tǒng)呢？

    當(dāng)下很多水利工企業(yè)就是采用會(huì)博通水利檔案管理系統(tǒng)，在使用中健全完善了檔案收集、歸檔、查借閱、轉(zhuǎn)遞等6項(xiàng)日常管理制度，另外根據(jù)用戶的查檔事由、申請(qǐng)材料和管理權(quán)限進(jìn)行審批，并設(shè)置查詢類別、瀏覽時(shí)長(zhǎng)等權(quán)限選項(xiàng)，讓檔案管理更加規(guī)范與安全。

水利電力檔案管理存在的痛點(diǎn)：

       1、檔案資料量大收集難：文檔版本多，文檔五花八門，歸檔管理難，文件錄入、管理靠人工，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，成本高。

       2、流程信息及時(shí)追蹤難：檔案流動(dòng)過(guò)程信息量大，無(wú)法有效管理，無(wú)法實(shí)時(shí)追蹤，存在風(fēng)險(xiǎn)高。

       3、分散檔案數(shù)據(jù)管控難：多部門參與，形式不統(tǒng)一不規(guī)范，數(shù)據(jù)來(lái)源分散，集中采集難，無(wú)法實(shí)現(xiàn)批量集中歸檔，管理難。

       4、海量信息文檔管理難：缺乏統(tǒng)一管理，互通互聯(lián)難，共享性差，影響企業(yè)協(xié)同工作效率。

       5、機(jī)密項(xiàng)目安全保障難：核心資料缺乏安全管理，泄密風(fēng)險(xiǎn)高。

會(huì)博通水利電力檔案管理系統(tǒng)解決方案：

       1、水利電力檔案的有效收、管、用更集中，更規(guī)范，能夠多途徑文檔上傳，可通過(guò)系統(tǒng)建立圖文檔數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)在線協(xié)作共享與外發(fā)。

       2、實(shí)現(xiàn)核心項(xiàng)目資料的管控。細(xì)致化權(quán)限分配，檔案操作日志監(jiān)控，外發(fā)文件控制與水印覆蓋加持。

       3、電子化流程的及時(shí)追蹤水利電力資料歸檔，辦公無(wú)紙化工作，減少了資源浪費(fèi)，又防范檔案資料丟失，流程可分組權(quán)限管理，實(shí)時(shí)監(jiān)控流程信息歸檔。

       4、會(huì)博通水利電力檔案管理，符合最新國(guó)家檔案法以及水運(yùn)工程建筑檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃要求。軟件內(nèi)部的操作方式和操作流程，全部按照檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理設(shè)置，小白也能進(jìn)行專業(yè)化操作。

       5、水利電力檔案的有效管控與可持續(xù)利用，檔案實(shí)時(shí)可歸檔統(tǒng)計(jì)，借閱管理與到期提醒（完善的檔案借還管理體系）。

       6、機(jī)密文件的安全保障，多重安全機(jī)制保護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)完整性，重要保密資料不外泄。

水利電力檔案管理系統(tǒng)、能源檔案管理系統(tǒng)

       會(huì)博通水利電力檔案管理平臺(tái),超過(guò)30年心研發(fā)積累成果，具有1000+場(chǎng)景應(yīng)用，是數(shù)萬(wàn)企業(yè)的共同選擇?？筛咝瓿伤娏Φ奈募?、文檔、檔案的收集、入庫(kù)、整理、歸檔、查詢、借閱、銷毀等全生命周期管理。目前合作水利電力企業(yè)眾多，就如廣州供電局、江西水電工程局、上善新能源、欣和電力、筑水水利、新風(fēng)江水等。

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