最近,在檔案管理行業(yè),各行業(yè)朝著電子檔案單套制發(fā)展的趨勢越來越明顯?!?022年中國程序員節(jié)”,專門發(fā)布了《單套制管理模式下電子檔案運(yùn)行局體系指南》;2022年11月,北京聯(lián)合大學(xué)核電企業(yè)電子文件長期保存及單軌制研究項(xiàng)目通過驗(yàn)收;2022年5月,深圳市中級(jí)人民法院電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點(diǎn)工作順利通過驗(yàn)收……
由各地的電子檔案單套制工作推進(jìn)執(zhí)行情況,可以看出檔案管理的單套制改革,算是檔案管理行業(yè)變革的大勢所趨。究竟什么是單套制檔案管理,什么是雙套制檔案管理?會(huì)博通幫大家梳理梳理。
01什么是單套制檔案管理?
單套制檔案管理模式,指的是在檔案管理的過程當(dāng)中,如果只是產(chǎn)生電子文件,那么檔案管理只保存作為第一首資料的電子文件。這種“單套制”的模式,是相對于紙質(zhì)+電子“雙套制”歸檔的一種新型模式。
單套制檔案管理模式實(shí)施之后,檔案信息的傳遞方式,只能以規(guī)范的數(shù)字化信息進(jìn)行傳遞。要實(shí)現(xiàn)這一傳遞方式的改變,需要從成文單位起草文件之時(shí)期,就進(jìn)行規(guī)范化改革,實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。單套制檔案管理模式的運(yùn)行,有利于提高檔案工作效率、降低檔案管理成本呢。
02什么是雙套制檔案管理?
雙套制檔案管理,是指文件歸檔后紙質(zhì)文件和電子文件共存的歸檔制度。雙套制檔案管理模式的實(shí)現(xiàn),有兩種模式,一種是將具有重要作用和長遠(yuǎn)查考價(jià)值的電子文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件,另一種是對利用率較高的紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化。雙套歸檔的模式,可以使同一份文件的電子笨笨和紙質(zhì)版本共同處于存儲(chǔ)和可利用狀態(tài)。
具有永久保存價(jià)值或者其他重要價(jià)值的電子文件,應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)問價(jià)或者微縮交卷同時(shí)歸檔。
現(xiàn)如今,檔案管理行業(yè)正朝著單套制的方向改革。隨著電子檔案管理技術(shù)的成熟,電子檔案安全保障功能越來越全面。檔案管理單套制的模式,將會(huì)給我們帶來更多的檔案管理便利,為檔案減負(fù)。
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