公文檔案管理系統(tǒng)解決方案——實現公文交互信息化管控

2023/4/6 0:00:00 來源：作者：小通瀏覽量： 680

公文管理需做到全流程電子化，完成規(guī)范的公文交互以及管理是各地機關、企業(yè)、各種組織一直在努力加強改善的問題。比如個人與部門交互、個人與單位交互、單位與單位之間的交互、部門與部門之間的交互、甚至的系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的交互去需做到交互規(guī)范與可流程化，還需把握上行文、平行文、下行文等多種公文內容，因此，目前很多機構、企業(yè)會采用會博通公文檔案管理系統(tǒng)解決方案解決公文管理的規(guī)范及靈活，實現了辦文的一體化、移動化、信息化。

公文就是指公務文書，古代也稱為“牒牘”，現今通常就是中法定機關、企業(yè)、機構、企業(yè)、其他社會組織在公務活動中，具有法律效力與規(guī)范的文體。所以很多機關、事業(yè)單位、企業(yè)凡是從事行政事務，都要學會通過公文來傳達政令政策、處理公務，以保證協(xié)調各類關系，決定事務并且讓工作正確地、及時高效地進行。那么他們是怎么管理公文檔案的？下面便來分析一下：

傳統(tǒng)公文交互的痛點：

① 管理種類多紛雜：上文請示、通知、下達任務、會議紀要等多類型公文

②手工辦理環(huán)節(jié)多：從擬稿、會簽、發(fā)文、收文等環(huán)節(jié)全靠手工處理，容易出錯，周期長。

③擬稿難以統(tǒng)一規(guī)范：公文本身針對格式、用詞、字體、字號都有嚴謹的標準要求，人工難以把控。

④ 公文處理不及時：線下公文流轉程序過于繁瑣，涉及單位、人員多，不能及時完成。

那么采用了會博通公文檔案管理系統(tǒng)解決方案，即可實現公文交互信息化管控，并且規(guī)范化處理各種公文交互問題。

1、公文檔案全生命周期管理體系

會博通公文檔案管理系統(tǒng)提供滿足從公文檔案的掃描、錄入、整理、歸檔、利用、統(tǒng)計、編研、過期檔案處理的檔案全生命周期管理體系與對應的管理功能，并對公文的出入庫，包括原件與數字文件的借閱與歸還的申請與登記功能，并可實時統(tǒng)計公文資料的利用情況、借用熱度等數據；

2、公文規(guī)范化整理

會博通公文檔案管理系統(tǒng)支持符合國家標準的公文檔案封面、背脊、目錄、備考表等的套打功能，管理員每次打印均可在不影響表格模板原格式的基礎上套取打印模板并調整打印格式；

3、快速查詢所需公文

會博通公文檔案管理系統(tǒng)軟件是支持智能關鍵詞檢索、全文檢索、二次檢索、類自然語言搜索以及組合條件搜索等多種檢索方式，并且檢索結果須根據工作職能和授權決定；

4、保證公文的安全管理

會博通公文檔案管理系統(tǒng)設計是具有完善的安全機制，可以實現靈活的權限設置與多級管理方式。采用基于角色的安全控制方法和細粒度的權限控制，可針對用戶進行功能授權、角色授權和管理范圍授權。

5、數據統(tǒng)計

數據統(tǒng)計不管在什么行業(yè)與運用之下都是大家關注點，會博通公文檔案管理系統(tǒng)可對庫存公文檔案的綜合情況實現可視化的直觀展現，并可根據公文種類、公文密級、公文保管期限、數字公文不同多維度精準數據統(tǒng)計，還能夠在每一個公文管理分類的屬性頁面中，都帶有自定義統(tǒng)計功能。