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數(shù)字檔案軟件如何挑選？給你“6看”挑選大法！
2023/4/12 0:00:00 來源：知識學(xué)院 作者：小博 瀏覽量： 698
在數(shù)字化轉(zhuǎn)型方面，有一個非常重要的點(diǎn)，就是通過數(shù)字化軟件工具來幫助企業(yè)提高能效，轉(zhuǎn)變工作的思維方式，將更多的精力聚焦更難、更有價(jià)值的事情上面。數(shù)字檔案軟件也是眾多數(shù)字化軟件當(dāng)中的一個，現(xiàn)如今各大企業(yè)已經(jīng)或者說正在上線內(nèi)部數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)究竟如何選，有哪些衡量的維度，我們?yōu)槟砹艘韵?點(diǎn)內(nèi)容。
1. 看功能和特性
挑選數(shù)字化檔案軟件，需要考慮檔案軟件的功能是否能夠滿足企業(yè)的需求以及軟件的特性是否符合企業(yè)的要求。例如，檔案管理軟件需要全方位滿足檔案的收集、整理、存儲、利用等各個環(huán)節(jié)的使用，才能對檔案進(jìn)行全方位的歸檔；大中小型企業(yè)所需要匹配的細(xì)分功能，也要根據(jù)需求進(jìn)行靈活匹配。
在這個基礎(chǔ)上我們認(rèn)為數(shù)字化檔案軟件，首先得了解檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)則及檔案管理人員的作業(yè)習(xí)慣。由于檔案管理是一個專業(yè)性和垂直性都非常強(qiáng)的細(xì)分行業(yè)，做到這一點(diǎn)需要擁有多年的積累和實(shí)踐，所以大家可以盡量從行業(yè)的從業(yè)時(shí)間和深耕程度，來選擇檔案管理系統(tǒng)。
許多經(jīng)過了市場以及客戶的考驗(yàn)的系統(tǒng)，會有很多“接地氣”的功能，如可以自定義檔案門類與著錄項(xiàng)（屬性字段）的功能，以適應(yīng)企業(yè)在不同的發(fā)展階段，對各種檔案門類管理的需求；如承辦電子檔案的借閱（在線借閱）時(shí)，可設(shè)置針對該次借閱用途的水印功能；如可對檔案全宗、門類進(jìn)行管理分權(quán)、限定可訪問的IP地址等功能……。
2. 看可擴(kuò)展性
企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中會不斷地增加新的業(yè)務(wù)需求，因此需要選擇一款具有可擴(kuò)展性的數(shù)字化檔案軟件，才能夠支持企業(yè)的發(fā)展和變化。例如，目前的檔案軟件必須滿足能夠跨平臺存檔、實(shí)時(shí)更新等功能，才能適應(yīng)不斷變化的市場需求。
面對日新月異的檔案管理需求，檔案數(shù)字化管理應(yīng)用的服務(wù)商必須保持領(lǐng)域和持續(xù)迭代的能力。軟件的持續(xù)迭代能力，正是我們所說的軟件的拓展性。
一方面，系統(tǒng)一般都是“靈活底座”，如提供“面向?qū)ο蟮墓芾怼惫δ埽δ苣K與檔案門類、屬性字段，均可根據(jù)用戶需求進(jìn)行快速匹配和功能重組；另一方面，也會預(yù)留很多跟系統(tǒng)軟件相聯(lián)通的接口，比如企業(yè)微信、釘釘、OA、ERP等，能實(shí)現(xiàn)流程歸檔、單點(diǎn)登錄、組織架構(gòu)同步以及消息同步等功能。
3. 看數(shù)據(jù)安全性
數(shù)字檔案軟件需要保存企業(yè)機(jī)密信息，因此需要考慮軟件的數(shù)據(jù)安全性。軟件需要具備可靠的安全機(jī)制，如登錄審計(jì)、防擴(kuò)散水印、權(quán)限管理機(jī)制、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)等。
檔案泄露風(fēng)險(xiǎn)，可能出現(xiàn)在檔案管理的任何一個環(huán)節(jié)，因此想要做好檔案安全管理工作，必須從檔案管理全流程上下功夫。檔案管理系統(tǒng)最好配置安全機(jī)制，包括SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書、電子印章、USBKey加密鎖、強(qiáng)密碼登錄控制等安全策略、防擴(kuò)散水印加密等安全體系。層層控制，嚴(yán)密守護(hù)檔案安全。
4. 看用戶體驗(yàn)
企業(yè)內(nèi)部的員工需要使用數(shù)字檔案軟件，因此需要選擇易于使用和學(xué)習(xí)的軟件，具有可靠的用戶體驗(yàn)，減少培訓(xùn)成本和使用阻力。什么是用戶體驗(yàn)好的軟件，你可以看看界面和操作習(xí)慣，是不是跟現(xiàn)在的主流習(xí)慣一致，若相差不大，學(xué)習(xí)成本就會比較小。
除了顏值就是正義這句話之外，在軟件的設(shè)計(jì)上有一個原則也很重要，就是永遠(yuǎn)不要挑戰(zhàn)用戶的使用習(xí)慣。一方面，檔案管理軟件的設(shè)置最好對標(biāo)互聯(lián)網(wǎng)用戶使用習(xí)慣，操作模式與微軟操作系統(tǒng)相近，非檔案管理專業(yè)人員，也能輕易上手；另一方面，高頻的功能如一些面向用戶服務(wù)，如：搜索、借閱等功能，都需要貼近用戶的實(shí)際應(yīng)用操作場景，如果閱讀一個文件還需要臨時(shí)下載插件，就非常不方便了。
5. 看成本效益
數(shù)字檔案軟件需要一定的投資，因此需要考慮軟件的成本效益。需要選擇一款能夠滿足企業(yè)需求的軟件，同時(shí)具有合理的價(jià)格和性價(jià)比。通常來說數(shù)字化檔案軟件都有不同的功能選配，根據(jù)需求選擇會用到的功能就好，后續(xù)如果需要開通，一般可按照需求付費(fèi)增加。
企圖用一套系統(tǒng)對接所有的業(yè)務(wù)需求的軟件應(yīng)用，不僅會脫離應(yīng)用場景，也會給檔案管理系統(tǒng)的使用者帶來使用上的復(fù)雜性以及難度，同時(shí)企業(yè)也會為此付出不必要的成本?？紤]到以上原因，檔案管理軟件需要能夠根據(jù)用戶需求匹配不同的功能配置，而不僅僅只是提供一套“死板”的軟件系統(tǒng)。
6. 看技術(shù)支持
企業(yè)在使用數(shù)字檔案軟件時(shí)可能會遇到技術(shù)問題，需要選擇一家提供可靠的技術(shù)支持和售后服務(wù)的軟件供應(yīng)商。有技術(shù)人員的支持，數(shù)字化軟件的使用門檻會更低一些，在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行軟件推行的阻力也會更小。
技術(shù)支持包括售前、售后服務(wù)體系，最好能夠進(jìn)行一對一的培訓(xùn)指導(dǎo)。同時(shí)還要提供系統(tǒng)升級等服務(wù)。服務(wù)有保障，重要的是要以人為本，以客戶為本，有什么軟件上的使用問題，都能第一時(shí)間響應(yīng)解決。
數(shù)字檔案軟件如何挑選？答案是6看：看功能和特性、看可擴(kuò)展性、看數(shù)據(jù)安全性、看用戶體驗(yàn)、看成本效益、看技術(shù)支持。在挑選之前，不妨一個一個對照，看看你選定的軟件是否滿足要求。希望本期的數(shù)字檔案軟件干貨內(nèi)容對你有幫助，如果想了解更多數(shù)字檔案干貨內(nèi)容，歡迎關(guān)注我們。
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