近日，中國石油天然氣集團(tuán)有限公司（以下簡稱“集團(tuán)”）組織召開數(shù)字檔案管理系統(tǒng)竣工驗(yàn)收會，與會專家一致同意通過驗(yàn)收。這標(biāo)志著中國石油數(shù)字檔案管理系統(tǒng)全面上線運(yùn)行。

  該系統(tǒng)在原檔案管理系統(tǒng)1.0基礎(chǔ)上對系統(tǒng)架構(gòu)、系統(tǒng)功能、業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成、檔案專題利用等方面進(jìn)行了提升完善，是一個以數(shù)字檔案為基礎(chǔ)、長久保存為保障、網(wǎng)絡(luò)利用為目標(biāo)的檔案管理平臺。系統(tǒng)具有以下4個特點(diǎn)：

  一是構(gòu)建了符合國家數(shù)字檔案管理要求的信息平臺，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字檔案收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)的流程優(yōu)化和在線管理，極大提高了檔案管理效率；

  二是建立了統(tǒng)建業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔管理平臺，通過與財務(wù)管理系統(tǒng)、電子公文系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)會計票據(jù)、公文、合同的電子化自動歸檔，為其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的歸檔保存提供了平臺；

  三是搭建了數(shù)字檔案資源共享利用平臺，實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)數(shù)字檔案資源的集中統(tǒng)一管理和“一站式”利用服務(wù)，為檔案資源的集約化管理和大數(shù)據(jù)分析利用奠定了基礎(chǔ)；

  四是應(yīng)用云計算、人工智能、開源全文檢索、文檔多人協(xié)同與版本管理、微服務(wù)等新技術(shù)，在功能架構(gòu)、數(shù)據(jù)架構(gòu)、應(yīng)用架構(gòu)、部署架構(gòu)等方面進(jìn)行了優(yōu)化，改善了用戶體驗(yàn)。

  據(jù)了解，該系統(tǒng)于2017年12月全面啟動建設(shè)工作，2019年12月在全集團(tuán)139家單位正式上線運(yùn)行，收到了良好的應(yīng)用效果。目前，該系統(tǒng)共保管全集團(tuán)各類檔案2.17億件，累計存儲數(shù)據(jù)量超210TB，日均歸檔量達(dá)60GB。  來源：中國檔案報

拓展知識：

目前石油天然氣檔案管理存在的痛點(diǎn)：

  1、內(nèi)部職員檔案管理意識淡薄，針對石油天然氣檔案工作沒有充分的認(rèn)識與培訓(xùn)。

  2、檔案鑒定整理歸檔質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、方式過于單一。容易造成檔案不全，內(nèi)容不準(zhǔn)確等。

  3、石油天然氣檔案管理機(jī)制不全、無規(guī)不成方圓，即是沒有規(guī)范的工作要求，就不能把工作做好，讓很多價值型檔案“丟失”。

  4、價值性、可開發(fā)性、可傳承的石油天然氣檔案雖獲得儲存，但石油天然氣檔案的利用率過低，失去檔案儲存意義。

  5、石油天然氣檔案資料太過于多、繁雜，無法將雜、量大的檔案規(guī)范集中管理。

  6、石油天然氣檔案安全體系不足，保密性檔案內(nèi)容外泄。

目前石油天然氣檔案管理方面可達(dá)到以下要求：

  1、提高石油工程企業(yè)檔案歸檔的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

  2、公司加強(qiáng)針對石油天然氣檔案管理工作的重視程度

  3、智能、科學(xué)、合理地設(shè)置檔案管理相應(yīng)的機(jī)制

  4、完善石油天然氣檔案規(guī)范管理制度進(jìn)行專業(yè)性培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。

  5、檔案管理工作中科學(xué)地運(yùn)用現(xiàn)代科技

  6、提升石油天然氣檔案管理利用率，實(shí)現(xiàn)檔案儲存意義。

會博通石油天然氣檔案管理系統(tǒng)解決方案：

  石油天然氣需要在檔案資料管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化、智能化以及信息現(xiàn)代化，那么就需要制定健全、縝密的檔案管理制度，利用相關(guān)性的石油工程檔案管理系統(tǒng)才能真化加快檔案信息化建設(shè)，從而為石油工程企業(yè)穩(wěn)定、健康發(fā)展提供堅實(shí)的基礎(chǔ)保障。

  1、與國家要求標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相符，能夠滿足檔案需要。

  2、 提供檔案采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期的管理功能。

  3、石油天然氣檔案管理工作更安全，可對類型、文件夾、案卷和具體文件進(jìn)行授權(quán)，對象涵蓋組織、部門、個人與權(quán)限角色，可對部分關(guān)鍵元數(shù)據(jù)獨(dú)立授權(quán)。

  4、在系統(tǒng)上調(diào)閱、檢索更快，更精準(zhǔn)，支持二次檢索，全文檢索，組合條件搜索等多種檢索方式，結(jié)果也可根據(jù)授權(quán)決定。

  5、配置專屬于石油天然氣檔案管理架構(gòu)，也可通過石油天然氣檔案管理系獨(dú)有的自定義功能，完善各種復(fù)雜的石油天然氣檔案管理機(jī)制。

  6、提升石油天然氣檔案管理利用率，可通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案安全移交、查閱、借閱、編研等工作。

  7、集中管理實(shí)體與電子石油天然氣檔案、文件，做到檔案歸檔全面。

  8、利用會博通石油天然氣檔案管理系統(tǒng)的各種安全機(jī)制策略，可以根據(jù)客戶需求，可實(shí)現(xiàn)外網(wǎng)、私有內(nèi)網(wǎng)、內(nèi)外網(wǎng)結(jié)合部署，保證石油天然氣檔案資料的數(shù)據(jù)安全。

推薦閱讀：

中國石油集團(tuán)修訂《工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》

【簽約】會博通簽約中國石化銷售股份有限公司山東威海石油分公司

綜合檔案管理系統(tǒng)軟件-符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、滿足行業(yè)應(yīng)用需求