一、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案背景

  隨著國(guó)內(nèi)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，越來(lái)越多的單位、企業(yè)檔案管理工作中會(huì)通過(guò)采用先進(jìn)的檔案保存及維護(hù)技術(shù)，從硬件條件提升了檔案的保存、維護(hù)能力，但與此對(duì)應(yīng)的是，面對(duì)累積得越來(lái)越多的檔案資料，檔案管理單位苦于昂貴的檔案管理人力資源成本以及檔案存放空間場(chǎng)所的限制，使得檔案管理工作舉步維艱。

采用傳統(tǒng)檔案管理方式，更是出現(xiàn)了下列常見(jiàn)的“難題”:

  1、頻繁的檔案原件借閱調(diào)用，使得檔案原件面臨”消耗性”損毀或破壞的問(wèn)題。

  2、傳統(tǒng)人工管理檔案的方式由于檔案資料的累積，尤其是在面臨大容量檔案庫(kù)的情形下，更加凸顯工作效率較低的難題。

  3、對(duì)于多種類(lèi)檔案的保管，存在檢索效率低下，準(zhǔn)確性較差的問(wèn)題

  4、涉及檔案資料安全部分，可能存在只想授權(quán)某個(gè)范圍內(nèi)人員許可檢索、查閱、調(diào)用，而現(xiàn)實(shí)中無(wú)法嚴(yán)格區(qū)分界定上述權(quán)限設(shè)置。

能

  5、傳統(tǒng)檔案管理以及借閱受制于地域限制，無(wú)法滿(mǎn)足跨區(qū)域異地檔案申請(qǐng)檢索、查閱、調(diào)用功

  檔案管理系統(tǒng)即是在這一背景下而開(kāi)發(fā)，就如會(huì)博通數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)采用Java技術(shù)開(kāi)發(fā)，基于成熟穩(wěn)定Struts MVC框架，采用Spring為中間層，以ibatis作為持久化層; 設(shè)計(jì)和架構(gòu)具備良好的穩(wěn)定性、擴(kuò)展性、安全性、靈活地需求變動(dòng)功能。

  會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)可使檔案管理單位檔案管理的運(yùn)行體系更為系統(tǒng)化，同時(shí)，以檔案的歸檔、保存、維護(hù)、借閱為主線來(lái)驅(qū)動(dòng)的檔案管理流程將更為高效、便捷，由于系統(tǒng)采用了網(wǎng)絡(luò)無(wú)紙化辦公模式，在節(jié)省了辦公成本的情況下，還減輕了檔案工作人員的工作負(fù)荷，提升了檔案工作人員的工作積極性，另外，檔案管理系統(tǒng)也為檔案利用對(duì)象提供了更為簡(jiǎn)潔的檔案借閱體驗(yàn)，提高了檔案利用的滿(mǎn)意度。

 二、檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)

  會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)是為了通過(guò)建立一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交流平臺(tái)，在規(guī)范化檔案資料收集整理的前提下，實(shí)現(xiàn)檔案及文檔信息最大化有效利用，從而為各項(xiàng)工作提供準(zhǔn)確詳實(shí)的參考信息

本系統(tǒng)具體設(shè)計(jì)目標(biāo)包含以下幾個(gè)方面:

1.實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的文檔入庫(kù)管理及維護(hù)管理

  檔案管理單位具有部分傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，在本系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初，即考慮到將上述紙質(zhì)檔案資料通過(guò)掃描儀進(jìn)行統(tǒng)一掃描，成為電子檔案后對(duì)其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的錄入操作，將其錄入到檔案管理系統(tǒng)中，并對(duì)這些掃描后的電子檔案，賦予各自的檔案題名、檔號(hào)等相關(guān)關(guān)鍵字，以供檔案利用者網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)，這樣既實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化標(biāo)準(zhǔn)入庫(kù)管理，又可以很好的保護(hù)極具價(jià)值的檔案原件，舉兩得。

  除了將上述紙質(zhì)檔案電子化，實(shí)施具體的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)入庫(kù)之外，系統(tǒng)還為用戶(hù)提供了包括影像、照片等多類(lèi)別的電子檔案歸檔入庫(kù)整理操作;這些措施為標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)的建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，相對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)檔案入庫(kù)后的檔案維護(hù)管理部分，系統(tǒng)提供了諸如八防管理、銷(xiāo)毀等功能管理模塊規(guī)范化了檔案的維護(hù)管理。

2.實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效利用

  檔案資料在已經(jīng)入庫(kù)的基礎(chǔ)上，如何提高有效利用率，一直是檔案管理部門(mén)的重要需求，檔案管理系統(tǒng)采用B/S模式，在嚴(yán)格的權(quán)限控制下，授予用戶(hù)訪問(wèn)查詢(xún)功能，由于采用B/S模式，所以，用在相應(yīng)權(quán)限下，可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問(wèn)查詢(xún)借閱，檔案管理系統(tǒng)提供了，直接檢索戶(hù)可以不受地域限制，組合檢索，定制檢索，系統(tǒng)條件，歸檔檢索等多種檢索方式，用戶(hù)可自定義選擇檢索方式，以便檢索出最直接的需求檔案資料，最大限度的提高了檔案資料的有效利用率。

3.實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有效共享

  本會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)采用Java技術(shù)開(kāi)發(fā)，具有跨平臺(tái)的先天性?xún)?yōu)勢(shì)，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，對(duì)信息進(jìn)行充分的發(fā)掘利用，最終為各項(xiàng)工作的決策提供充分詳實(shí)的數(shù)據(jù)參考信息。

三、設(shè)計(jì)理念

  規(guī)范檔案資料錄入及整理的工作流程，提高檔案利用效率，賦予用戶(hù)簡(jiǎn)潔直觀的系統(tǒng)操作功能：

  1.檔案管理部門(mén)對(duì)檔案資料首先存在兩個(gè)基本需求，一方面，用戶(hù)需要將需求錄入的檔案資料進(jìn)行規(guī)范化的錄入，另一方面，面對(duì)整理完畢的檔案，如何進(jìn)行流程化維護(hù)操作，如何最大化發(fā)掘檔案的利用率，提升檔案資料的使用價(jià)值，也是系統(tǒng)用戶(hù)面對(duì)的迫切需求，因此，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)以上述用戶(hù)基本需求為導(dǎo)向，以滿(mǎn)足用戶(hù)實(shí)際功能需求為理念而設(shè)計(jì)了開(kāi)發(fā)了檔案管理系統(tǒng)。

  2.檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)之初即是希望減少傳統(tǒng)檔案管理工作量，有效提高檔案管理人員的工作效率，在更少的時(shí)間利用的情況下，為更多的檔案資料利用者提供資料需求利用，同時(shí)本系統(tǒng)在檔案資料的日常管理以及維護(hù)中，以人為本，實(shí)現(xiàn)了操作功能最大的簡(jiǎn)潔化，以便于管理人員的操作，從而對(duì)本部門(mén)、本檔案管理單位形成的電子文件實(shí)行自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應(yīng)的成立部門(mén)性電子檔案中心或電子文件檔案館，發(fā)揮檔案部門(mén)的管理和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，相對(duì)集中地保存和管理電子文件，為本單位提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。

四、系統(tǒng)特點(diǎn)

1.檔案管理系統(tǒng)強(qiáng)大的檢索功能

  檔案管理系統(tǒng)內(nèi)設(shè)強(qiáng)大的檔案檢索功能模塊，下設(shè)直接檢索，組合檢索，定制檢索，系統(tǒng)條件，歸檔檢索多種檢索方式，通過(guò)建立索引，對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)及其全文實(shí)現(xiàn)多關(guān)鍵字、多條件的檢索，本系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案附件檢索、跨庫(kù)檢索、多用戶(hù)并發(fā)檢索，同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)從用戶(hù)自身應(yīng)用出發(fā)，提供了定制檢索功能，該功能可根據(jù)用戶(hù)常用檢索習(xí)慣進(jìn)行自定義定制，優(yōu)化了檢索流程，提高了工作效率。

2.檔案管理系統(tǒng)安全性

  檔案管理系統(tǒng)在用戶(hù)權(quán)限設(shè)置方面，采用了將用戶(hù)操作權(quán)限與用戶(hù)主題權(quán)限雙頁(yè)面單獨(dú)設(shè)置的模式，其優(yōu)勢(shì)是避免了系統(tǒng)超級(jí)管理員對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行無(wú)限制的增、刪、改、查的操作，從而對(duì)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的安全性造成巨大威脅。在檔案管理系統(tǒng)中，根據(jù)角色區(qū)分，可定義檔案系統(tǒng)操作人員以及檔案功能操作人員，這樣就有效的解決了信息化檔案工作中存在多年的角色定義不清，權(quán)限定義不清的痼疾，完善了信息化檔案管理的安全理念和模式。與此同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)還可通過(guò)利用系統(tǒng)用戶(hù)身份認(rèn)證、檔案信息的認(rèn)證。來(lái)規(guī)范用戶(hù)訪問(wèn)系統(tǒng)流程，通過(guò)系統(tǒng)的授權(quán)，可控制用戶(hù)訪問(wèn)檔案資源的范圍，防止非授權(quán)訪問(wèn)，保證系統(tǒng)的安全。

3.任意報(bào)表設(shè)計(jì)，使用簡(jiǎn)單

  檔案管理系統(tǒng)自身集成了報(bào)表插件，可以有效利用既有系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)，根據(jù)用戶(hù)實(shí)際需求進(jìn)行自定義報(bào)表設(shè)置，并形成有效打印。

4.系統(tǒng)模塊獨(dú)立性與協(xié)同性的統(tǒng)一

  系統(tǒng)內(nèi)涉及全宗管理、檔案錄入、檔案整理、檔案檢索、檔案借閱，資料管理等模塊都可實(shí)現(xiàn)獨(dú)立管理運(yùn)行，與此同時(shí)，系統(tǒng)也強(qiáng)調(diào)了網(wǎng)絡(luò)協(xié)同化辦公理念，用戶(hù)可根據(jù)系統(tǒng)賦予的權(quán)限設(shè)置，對(duì)上述功能模塊進(jìn)行協(xié)同管理操作。

5.先進(jìn)的技術(shù)架構(gòu)平臺(tái)

  檔案管理系統(tǒng)采用java技術(shù)開(kāi)發(fā)，基于成熟穩(wěn)定Struts MVC框架，采用Spring為中間層，以ibatis作為持久化層;具備良好的穩(wěn)定性、擴(kuò)展性、安全性、靈活地需求變動(dòng)功能。該平臺(tái)同比.net平臺(tái)能更好的實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)運(yùn)行操作，同比C平臺(tái)具備強(qiáng)大的技術(shù)先進(jìn)性，并且開(kāi)發(fā)周期更短，實(shí)現(xiàn)功能更為強(qiáng)大，維護(hù)成本更低，擴(kuò)展空間更為廣闊。同比asp及php開(kāi)發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，在功能的擴(kuò)展方面更是asp及php開(kāi)發(fā)平臺(tái)所不能比擬的。

6.系統(tǒng)操作簡(jiǎn)易便捷

  檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初即是考慮到通過(guò)利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)，降低檔案工作者的勞動(dòng)強(qiáng)度提高檔案工作者的工作效率，因此本系統(tǒng)為用戶(hù)提供了更為直接、簡(jiǎn)潔的操作流程以符合用戶(hù)在檔案的收集、整理、保存、統(tǒng)計(jì)、檢索和利用的各個(gè)環(huán)節(jié)的工作需求。

7.界面美觀，簡(jiǎn)潔統(tǒng)一

  系統(tǒng)采用統(tǒng)一的界面，色調(diào)淡雅，美觀大方，簡(jiǎn)潔明了，能有效緩解長(zhǎng)時(shí)間使用系統(tǒng)產(chǎn)生的用眼疲勞。

五、功能介紹

  檔案管理系統(tǒng)模塊結(jié)構(gòu)，檔案管理系統(tǒng)功能模塊分為兩類(lèi): 基礎(chǔ)模塊、后臺(tái)模塊

  基礎(chǔ)模塊內(nèi)容包含全宗管理、檔案錄入、檔案整理、檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案借閱、檔案保管、資料保管等，該模塊主要面對(duì)使用對(duì)象為日常檔案(文檔) 操作人員以及檔案(文檔)利用者對(duì)于后臺(tái)模塊部分，主要是針對(duì)檔案系統(tǒng)管理者的操作，如檔案數(shù)據(jù)的備份恢復(fù)、用戶(hù)及用戶(hù)組的管理、角色管理、模版管理、系統(tǒng)管理、歸檔類(lèi)目管理等檔案(文檔) 管理核心操作。

1、登陸界面

  在窗口內(nèi)填寫(xiě)正確的用戶(hù)名和密碼，點(diǎn)擊登錄按鈕即可登錄本系統(tǒng)，如果發(fā)生登錄異常或者遺失密碼請(qǐng)及時(shí)與系統(tǒng)管理員聯(lián)系。

2、系統(tǒng)界面布局

  在系統(tǒng)的主界面基本上由三部分組成，即: 導(dǎo)航欄、左側(cè)樹(shù)狀菜單區(qū)、以及系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)。導(dǎo)航欄分布著系統(tǒng)的一級(jí)菜單，點(diǎn)擊一級(jí)菜單，窗口左側(cè)樹(shù)狀結(jié)構(gòu)菜單對(duì)應(yīng)顯示。點(diǎn)擊樹(shù)狀菜單的各個(gè)模塊。系統(tǒng)內(nèi)容區(qū)顯示該模塊的詳細(xì)內(nèi)容。本系統(tǒng)的界面風(fēng)格均采用這種窗口布局方式。系統(tǒng)為用戶(hù)提供了“用戶(hù)注銷(xiāo)””個(gè)人設(shè)置"操作于系統(tǒng)頁(yè)面右上角，用戶(hù)可通過(guò)點(diǎn)擊上述兩個(gè)圖示進(jìn)入其相應(yīng)功能操作。

3、功能說(shuō)明

3.1全宗管理

  全宗管理功能模塊是整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的主干功能模塊，所有入庫(kù)檔案文件追根溯源最終都需要分類(lèi)歸總到各類(lèi)別對(duì)應(yīng)的所屬全宗下，方便檔案管理部門(mén)對(duì)檔案資料的管理操作的同時(shí)，也可有效的為檔案查詢(xún)者提供更準(zhǔn)確詳實(shí)的檔案文件。

  在檔案管理系統(tǒng)的全宗管理模塊中，系統(tǒng)主要提供了兩個(gè)可操作選項(xiàng)，其一，全宗”檢索”，即有權(quán)限的用戶(hù)可根據(jù)系統(tǒng)提供的檢索功能，對(duì)系統(tǒng)中的全宗進(jìn)行檢索操作，具體如圖:

  其二，全宗”應(yīng)用"操作，在系統(tǒng)存在多全宗的情況下，根據(jù)用戶(hù)實(shí)際使用情況，系統(tǒng)為避免用戶(hù)在進(jìn)行多全宗選擇操作時(shí)出現(xiàn)的誤操作，提供了根據(jù)應(yīng)用狀態(tài)而區(qū)分的方法，如圖:

  系統(tǒng)可提供用戶(hù)在被“應(yīng)用”全宗上選擇“應(yīng)用”操作打”√”的方式，幫助用戶(hù)查看全宗的應(yīng)用狀態(tài)為"應(yīng)用中”，或”未應(yīng)用”，從而清晰的了解正在進(jìn)行操作的全宗，避免出現(xiàn)誤操作，簡(jiǎn)潔明了，同時(shí)用戶(hù)也可對(duì)應(yīng)用中全宗選擇”查看”操作。

3.2檔案錄入

  一則檔案信息資料在授權(quán)需求用戶(hù)查詢(xún)使用之前，必須首先經(jīng)檔案管理部門(mén)檔案錄入人員的錄入操作，進(jìn)入檔案庫(kù)之后，才能被查詢(xún)，因此，檔案錄入工作是整個(gè)檔案管理系統(tǒng)功能操作的前提，要賦予一則檔案信息被查詢(xún)利用，那么必須在檔案錄入時(shí)，為檔案信息添加相關(guān)的可供查詢(xún)的“關(guān)鍵字”，這些關(guān)鍵字包括:檔案提名，檔號(hào)、文件字號(hào)，密級(jí)、保管期限、份數(shù)、頁(yè)數(shù)、文種，實(shí)物存放位置、責(zé)任人、主辦部門(mén)、會(huì)辦部門(mén)、所屬部門(mén)、簽收人、主題詞、檔案類(lèi)別、歸檔年度、歸檔日期等等。

  檔案管理系統(tǒng)為本系統(tǒng)用戶(hù)提供了文檔插件可選功能應(yīng)用，系統(tǒng)用戶(hù)在完成檔案錄入表單填寫(xiě)。用戶(hù)可根據(jù)本機(jī)或本檔案管理單位所應(yīng)用文檔處理軟件(微軟office,金山wps，永中office等)來(lái)創(chuàng)建檔案錄入正文本，該插件可為用戶(hù)提供模版類(lèi)創(chuàng)建正文，可極大便捷系統(tǒng)操作用戶(hù)使用，減輕工作量。

  系統(tǒng)提供了多達(dá)20余種檔案錄入正文本操作，可實(shí)現(xiàn)痕跡顯示、文檔保護(hù)、簽名印章等高級(jí)功能，使系統(tǒng)具備任意用戶(hù)操作的完整記錄，通過(guò)嚴(yán)格的安全認(rèn)證，實(shí)現(xiàn)操作的不可推諉性。用戶(hù)在填寫(xiě)完畢上述圖示正文本文件后，需點(diǎn)擊系統(tǒng)頁(yè)面中”保存”按鈕來(lái)進(jìn)行對(duì)該文檔的保存保存完些后，系統(tǒng)彈出提示窗口

  對(duì)于添加保存操作后的文檔，系統(tǒng)根據(jù)權(quán)限劃分，對(duì)該保存文檔提供了修改 (無(wú)痕跡)，修改(有痕跡)，刪除操作，可供有權(quán)限的系統(tǒng)用戶(hù)對(duì)該保存的文檔進(jìn)行上述具體操作。同時(shí)，系統(tǒng)也提供對(duì)保存后的正文檔的“刪除”操作功能，用戶(hù)只需通過(guò)點(diǎn)擊鼠標(biāo)，選擇相應(yīng)文檔后，點(diǎn)擊“刪除”按鈕即可實(shí)現(xiàn)相應(yīng)操作。

  本系統(tǒng)提供了兩種檔案錄入方式:一種為傳統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)立卷歸檔模式，另一種為以件歸檔模式。

3.2.1立卷歸檔

  首先進(jìn)入系統(tǒng)檔案錄入的標(biāo)準(zhǔn)立卷歸檔模式，標(biāo)準(zhǔn)立卷歸檔模式與以件歸檔模式在本系統(tǒng)中同樣根據(jù)文件的來(lái)源方向分別提供了”收文登記”，“發(fā)文登記”，"內(nèi)部文件登記”共三種檔案分類(lèi)錄入方式，檔案錄入工作人員可根據(jù)錄入文件的來(lái)源方式對(duì)應(yīng)正確分類(lèi)錄入檔案資料。

  會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)賦予檔案錄入工作者"操作”，”工具”，"打印””檢索”四個(gè)按鈕選項(xiàng)，用戶(hù)將鼠標(biāo)移至”操作"按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)出現(xiàn)下拉菜單。用戶(hù)可選擇“添加”功能，將需要被錄入的文件檔案信息錄入，點(diǎn)擊”添加“功能選項(xiàng)后，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)將為用戶(hù)直接顯示。

  用戶(hù)可在此頁(yè)面內(nèi)填寫(xiě)被錄入檔案信息的詳細(xì)細(xì)則，同時(shí)，針對(duì)部分掃描后文檔信息，系統(tǒng)還提供了附件上傳功能，用戶(hù)可將掃描文檔壓縮后統(tǒng)一上傳，通過(guò)上述操作，最終形成檔案錄入 (著錄)卡片信息，該卡片信息可進(jìn)行備份打印，統(tǒng)一管理。

  另: 用戶(hù)在完成檔案錄入卡片填寫(xiě)登記后，應(yīng)選擇上述圖示中左上角的保存按鈕，對(duì)所填寫(xiě)的錄入信息進(jìn)行確認(rèn)保存，如用戶(hù)對(duì)所填寫(xiě)的信息存在疑義，可點(diǎn)擊“重置“按鈕，對(duì)上述所填寫(xiě)的信息進(jìn)行重置操作，重新填寫(xiě)著錄內(nèi)容并保存。在進(jìn)行檔案錄入或重置操作時(shí)，系統(tǒng)用戶(hù)都可以通過(guò)點(diǎn)擊”返回”按鈕，返回上級(jí)操作菜單對(duì)已保存的檔案錄入信息，系統(tǒng)的操作按鈕提供了”修改”與”刪除”操作，用戶(hù)可對(duì)該檔案信息進(jìn)行修改以及刪除的操作。

  在完成檔案錄入的創(chuàng)建流程后，用戶(hù)需在收文登記列表中選擇該條檔案信息，如圖將鼠標(biāo)移至工具按鈕，出現(xiàn)下拉菜單。選擇立卷歸檔按鈕，對(duì)已選擇的檔案錄入信息進(jìn)行立卷歸檔操作，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)出現(xiàn)提示框，提示是否對(duì)已選擇的檔案信息進(jìn)行歸檔操作，選擇”確定”選項(xiàng)，如圖:系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)彈出對(duì)話框: 提示”檔案歸檔成功”窗口，選擇點(diǎn)擊”確定”按鈕，如圖:通過(guò)上述操作，用戶(hù)已經(jīng)成功的將一個(gè)檔案文件由其初始未歸檔狀態(tài)，改變?yōu)橐蚜⒕須w檔至文件目錄的狀態(tài)，即實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)的檔案立卷歸檔流程。

  對(duì)于通過(guò)上述操作后立卷歸檔的檔案信息，有權(quán)限的用戶(hù)可在”檔案錄入”的左側(cè)樹(shù)狀欄下“立卷歸檔”的子樹(shù)”文件目錄”中查詢(xún)到該檔案信息。

  針對(duì)本系統(tǒng)中所有的檔案信息錄入，即“收文登記”，“發(fā)文登記”，”內(nèi)部文件登記”，任意一類(lèi)形式檔案信息，在經(jīng)過(guò)初始的信息錄入填寫(xiě)保存，并進(jìn)行”立卷歸檔"操作后，都會(huì)統(tǒng)一流轉(zhuǎn)至”立卷歸檔"下的“文件目錄”中。

3.2.2以件歸檔

  類(lèi)似于本系統(tǒng)中的立卷歸檔操作流程，以件歸檔也是按照文件的來(lái)源方向分為”“收文登記”，“發(fā)文登記”，“內(nèi)部文件登記”共三類(lèi)的檔案錄入方式。相同于”立卷歸檔”操作，首先在”文件管理”的“收文登記”中選擇要錄入 (著錄) 的檔案文件。

  選擇完畢要著錄的檔案文件后，有別于立卷歸檔操作，請(qǐng)將鼠標(biāo)移至”工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單。此時(shí)，注意請(qǐng)選擇”以件歸檔”選項(xiàng)，系統(tǒng)彈出提示框。點(diǎn)擊確定按鈕，系統(tǒng)彈出提示框，提示”檔案歸檔成功”，該檔案文件，將自動(dòng)流入“以件歸檔”的"歸檔文件目錄”中，進(jìn)行完上述操作步驟后，該檔案實(shí)際上已經(jīng)完成了以件歸檔的操作流程。

3.3檔案整理

  檔案整理操作是整個(gè)檔案管理系統(tǒng)中的重要組成部分，針對(duì)用戶(hù)通過(guò)”檔案錄入”功能錄入的多種類(lèi)檔案，檔案管理部門(mén)必須要在本系統(tǒng)中創(chuàng)建各自對(duì)應(yīng)的檔案種類(lèi)類(lèi)別，從而使檔案整理人員將錄入的檔案信息整理至上述各類(lèi)對(duì)應(yīng)的檔案種類(lèi)內(nèi)，最終達(dá)到規(guī)范化檔案管理的目標(biāo)。

對(duì)應(yīng)檔案整理功能，隨之產(chǎn)生的需求首先就是創(chuàng)建對(duì)應(yīng)的檔案種類(lèi)，本系統(tǒng)根據(jù)用戶(hù)的實(shí)際需求提供了兩種檔案種類(lèi)創(chuàng)建方式，一種為通過(guò)”系統(tǒng)管理"模塊中“歸檔類(lèi)目管理”操作添加新建全宗，系統(tǒng)會(huì)默認(rèn)自動(dòng)添加標(biāo)準(zhǔn)常用的10大類(lèi)檔案種類(lèi)，這部分種類(lèi)包含: 立卷歸檔、以件歸檔、立卷整理、簡(jiǎn)化整理、照片、錄像帶、錄音帶、電影帶、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案。另一種可根據(jù)用戶(hù)自身需求，進(jìn)行自定義創(chuàng)建，該功能同樣通過(guò)"系統(tǒng)管理”中的”歸檔類(lèi)目管理”操作添加實(shí)現(xiàn)，創(chuàng)建完畢后的檔案種類(lèi)將同樣顯示于“檔案整理”的左側(cè)樹(shù)狀欄中，方便用戶(hù)進(jìn)行操作。

3.3檔案整理

  檔案整理操作是整個(gè)檔案管理系統(tǒng)中的重要組成部分，針對(duì)用戶(hù)通過(guò)”檔案錄入”功能錄入的多種類(lèi)檔案，檔案管理部門(mén)必須要在本系統(tǒng)中創(chuàng)建各自對(duì)應(yīng)的檔案種類(lèi)類(lèi)別，從而使檔案整理人員將錄入的檔案信息整理至上述各類(lèi)對(duì)應(yīng)的檔案種類(lèi)內(nèi)，最終達(dá)到規(guī)范化檔案管理的目標(biāo)。

  對(duì)應(yīng)檔案整理功能，隨之產(chǎn)生的需求首先就是創(chuàng)建對(duì)應(yīng)的檔案種類(lèi)，本系統(tǒng)根據(jù)用戶(hù)的實(shí)際需求提供了兩種檔案種類(lèi)創(chuàng)建方式，一種為通過(guò)”系統(tǒng)管理"模塊中“歸檔類(lèi)目管理”操作添加新建全宗，系統(tǒng)會(huì)默認(rèn)自動(dòng)添加標(biāo)準(zhǔn)常用的10大類(lèi)檔案種類(lèi)，這部分種類(lèi)包含: 立卷歸檔、以件歸檔、立卷整理、簡(jiǎn)化整理、照片、錄像帶、錄音帶、電影帶、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案。另一種可根據(jù)用戶(hù)自身需求，進(jìn)行自定義創(chuàng)建，該功能同樣通過(guò)"系統(tǒng)管理”中的”歸檔類(lèi)目管理”操作添加實(shí)現(xiàn)，創(chuàng)建完畢后的檔案種類(lèi)將同樣顯示于“檔案整理”的左側(cè)樹(shù)狀欄中，方便用戶(hù)進(jìn)行操作。

3.3.1檔案整理流程

  了解到如何將一則檔案信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的立卷歸檔以及以件歸檔后，下面以“照片”類(lèi)的檔案整理為例，了解如何對(duì)其進(jìn)行檔案整理流程。

  首先，用戶(hù)點(diǎn)擊”檔案錄入"一級(jí)菜單，在”立卷歸檔"中的"文件目錄"下選擇一條已歸檔的檔案又文件，然后將鼠標(biāo)移至內(nèi)容顯示區(qū)的"工具"按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，請(qǐng)點(diǎn)擊”檔案整理"選項(xiàng)，系統(tǒng)彈出對(duì)話框”你確定要整理嗎”。點(diǎn)擊”確定”按鈕，出現(xiàn)提示框，選擇將該檔案信息要整理至的目錄，在這里，選擇首先將該檔案整理至”照片"類(lèi)的文件目錄下所以需要在”文件目錄"下選擇“照片”，點(diǎn)擊”整理”按鈕，出現(xiàn)提示框:選擇”確定”按鈕，出現(xiàn)提示框。

4、檔案檢索

  檔案資料最初的兩個(gè)基本需求應(yīng)用，在解決檔案保存后，就要面對(duì)檔案資料的利用，在一則檔案信息被利用前，首先應(yīng)該被檢索出來(lái)，本系統(tǒng)采用采用aax概念技術(shù)，提供與服務(wù)器異步通信的能力，同時(shí)采用優(yōu)化了的系統(tǒng)搜索引擎，因此用戶(hù)在檢索檔案資料時(shí)將體驗(yàn)到更為快捷、準(zhǔn)確的檢索效果。

  本系統(tǒng)對(duì)檔案資料的檢索提供了:直接檢索、組合檢索、定制檢索、系統(tǒng)條件、歸檔檢索共五種檢索方式以供系統(tǒng)用戶(hù)進(jìn)行檔案資料檢索操作。

4.1直接檢索

  在本系統(tǒng)中，“直接檢索”可廣泛應(yīng)用于對(duì)部分檔案利用者對(duì)其所要檢索的檔案信息了解不全的情況下的檢索，這部分需求用戶(hù)，他們很可能只知道檔案信息的一個(gè)或幾個(gè)有限字段，如檔案的提名.編號(hào)、成文日期，檔案類(lèi)型等僅僅幾個(gè)條件，想藉此為查詢(xún)條件對(duì)所需求檔案進(jìn)行檢索查詢(xún)。

  流轉(zhuǎn)至”檔案借閱“模塊中的“借閱審批”子模塊。這里需要注意的是，在用戶(hù)點(diǎn)擊借閱申請(qǐng)按鈕后，系統(tǒng)將默認(rèn)申請(qǐng)用戶(hù)創(chuàng)建了一個(gè)檔案借閱申請(qǐng)請(qǐng)求，而非最終將該申請(qǐng)直接提交到檔案借閱審批員處，申請(qǐng)用戶(hù)可在本系統(tǒng)”借閱申請(qǐng)”模塊中，通過(guò)點(diǎn)擊“我的申請(qǐng)"中的“未提交”功能樹(shù)，查閱之前用戶(hù)提交的借閱申請(qǐng)檔案信息并點(diǎn)擊”提交申請(qǐng)”操作，完成檔案檢索后的申請(qǐng)借閱全部流程。

  用戶(hù)在“我的借閱“功能樹(shù)的未提交列表中可對(duì)申請(qǐng)借閱信息進(jìn)行刪除和修改操作，即停止檔案借閱申請(qǐng)流程或?qū)σ褎?chuàng)建的檔案借閱申請(qǐng)進(jìn)行細(xì)則修改操作后再提交。對(duì)于提交申請(qǐng)的借閱信息，將自動(dòng)流轉(zhuǎn)至“借閱審批“功能中“未處理“模塊，由檔案管理部門(mén)的檔案借閱審批人員根據(jù)用戶(hù)提交的檔案申請(qǐng)借閱信息細(xì)則，確定是否通過(guò)審核，予以借用。

4.2組合檢索

  如果說(shuō)簡(jiǎn)單檢索是只通過(guò)對(duì)單一條件的選擇進(jìn)行檢索操作，那么組合檢索就意味著可以為系統(tǒng)用戶(hù)提供多條件的、復(fù)合式的、可多項(xiàng)選擇的檢索操作，該功能相對(duì)比于簡(jiǎn)單檢索，在設(shè)置檢索條件時(shí)可供選擇的范圍更為廣闊，精確度更高，但同時(shí)也帶來(lái)了操作流程相對(duì)比簡(jiǎn)單檢索更為系統(tǒng)化、復(fù)雜化的問(wèn)題。用戶(hù)鼠標(biāo)點(diǎn)擊”組合檢索”菜單。

  在內(nèi)容顯示區(qū)的首行，系統(tǒng)除了提供組合條件選項(xiàng)外，還增加了內(nèi)容添加區(qū)，用戶(hù)首先點(diǎn)擊”全宗號(hào)”后的下拉箭頭菜單。

  系統(tǒng)下拉菜單顯示諸如”父目錄號(hào)”檔案編號(hào)””檔案題名”等眾多的組合條件選項(xiàng)，用戶(hù)可自定義選擇其中任意一項(xiàng)后，選擇內(nèi)容區(qū)首行后的關(guān)系條件”包含”不包含”等，在前兩項(xiàng)條件組合選擇完畢后，繼續(xù)點(diǎn)擊系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)首行第三組條件，系統(tǒng)會(huì)彈出提示框，或?yàn)槟夸?，或?yàn)闀r(shí)間，或?yàn)槿藛T，其彈出的窗口情況是根據(jù)用戶(hù)選擇的前兩組組合條件而定，在用戶(hù)選擇自定義條件組合后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)前列組合條件進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的匹配，便捷用戶(hù)的操作檢索。

  由于是組合檢索，因此，用戶(hù)可在完成一個(gè)或多個(gè)條件設(shè)定后，繼續(xù)選擇多項(xiàng)條件進(jìn)行填寫(xiě)，在選擇填寫(xiě)完畢后，用戶(hù)應(yīng)通過(guò)點(diǎn)擊”添加條件”按鈕，將該條件寫(xiě)入組合檢索范圍內(nèi)，如圖:

  同時(shí)，對(duì)于以選擇的組合檢索條件，用戶(hù)也可對(duì)其進(jìn)行”刪除選中項(xiàng)”，“刪除所有”的操作。

  在組合檢索中，系統(tǒng)還提供了”并”、“或”，以及附件檢索功能，如用戶(hù)選擇“并”的關(guān)系，那么則意味著針對(duì)用戶(hù)已經(jīng)選擇的查詢(xún)條件，屬于其中共性同時(shí)符合條件的檔案信息，將通過(guò)組合檢索全部顯示出來(lái)，如選擇“或”的關(guān)系，則意味著符合之前任意一條預(yù)設(shè)查詢(xún)條件的檔案信息都將通過(guò)本組合檢索而顯示。而附件檢索功能，主要是系統(tǒng)為用戶(hù)提供的組合檢索中對(duì)其是否具有附件而進(jìn)行的一個(gè)快捷條件檢索。對(duì)于通過(guò)組合檢索而現(xiàn)實(shí)的檔案文件，同樣可以通過(guò)”借閱申請(qǐng)”功能，供用戶(hù)進(jìn)行使用。

4.3定制檢索

  該檢索功能的提出主要是針對(duì)組合檢索功能的升華，在用戶(hù)的實(shí)際使用過(guò)程中，存在著大量的具備同一組合條件的重復(fù)檢索情況，而檔案管理者在實(shí)際系統(tǒng)操作中，由于每次同一組合檢索條件的添加而產(chǎn)生了大量的重復(fù)性工作，因此，本系統(tǒng)提供了定制檢索這一功能來(lái)解決上述問(wèn)題，該功能主要可以根據(jù)系統(tǒng)常用的組合檢索條件進(jìn)行定制，定制之后，無(wú)論是檔案操作人員還是普通檔案使用人員，只要具備系統(tǒng)賦予的相關(guān)權(quán)限，就可以根據(jù)已經(jīng)定制的組合條件進(jìn)行檢索操作，這一功能避免了檔案工作者的重復(fù)檢索設(shè)置流程，提高了工作效率，并為檔案申請(qǐng)使用者提供了更為迅捷的檢索方案，提升了普通檔案需求者對(duì)檔案管理部門(mén)檔案服務(wù)的滿(mǎn)意度。

  由于定制檢索是將常用的組合檢索條件保存定制后進(jìn)行的簡(jiǎn)潔檢索查詢(xún)，因此在涉及定制檢索中的組合檢索條件設(shè)定時(shí)，用戶(hù)可首先點(diǎn)擊”定制檢索”菜單，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)顯示如下:

  會(huì)博通檔案管系統(tǒng)提供了“操作”"檢索”功能選項(xiàng)，可將鼠標(biāo)移至”操作”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單。

  該下拉菜單提供了“添加”"修改”刪除”三個(gè)功能樹(shù)，用戶(hù)通過(guò)點(diǎn)擊”添加”增加定制檢索的組合條件，用戶(hù)選擇點(diǎn)擊”添加”按鈕操作后，系統(tǒng)進(jìn)入界面。

  1、通過(guò)上述界面，用戶(hù)可自定義組合檢索條件，并定義定制檢索的名稱(chēng)，定制完畢后，用戶(hù)可對(duì)定制完畢的“定制檢索”進(jìn)行”修改”刪除”的操作，也可對(duì)定制完畢的“定制檢索”進(jìn)行檢索，該功能主要應(yīng)用于存在多條定制檢索選擇時(shí)的便捷操作。

  2、對(duì)設(shè)置完畢的定制檢索，用戶(hù)可通過(guò)點(diǎn)擊系統(tǒng)左側(cè)樹(shù)狀欄的定制檢索功能菜單，于系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)的定制檢索列表中查閱到所有設(shè)置完畢的定制檢索。

  3、用戶(hù)可選擇該條”定制檢索”后，對(duì)其進(jìn)行“執(zhí)行檢索”操作，系統(tǒng)將根據(jù)定制檢索的條件設(shè)置，將符合該組合條件的所有檔案信息顯示于內(nèi)容顯示區(qū)。

  4、對(duì)應(yīng)定制檢索結(jié)果而顯示的檔案信息，系統(tǒng)同樣提供用戶(hù)進(jìn)行”借閱申請(qǐng)””本頁(yè)打印”全部打印“或”返回"操作。

4.4系統(tǒng)條件

  本系統(tǒng)在檔案檢索功能中還提供了系統(tǒng)條件檢索，該功能是本系統(tǒng)為簡(jiǎn)化系統(tǒng)查詢(xún)條件而提出的檢索方式，主要提供了檔案資料是否:有刪除、有附件、已歸檔的條件檢索，系統(tǒng)提供了并與或得選擇，有效的簡(jiǎn)化了系統(tǒng)檢索流程，同時(shí)，完善了系統(tǒng)檢索的內(nèi)涵，提高了檔案資料的檢索成功率。

  用戶(hù)可對(duì)由系統(tǒng)條件檢索出的檔案文件進(jìn)行“借閱申請(qǐng)”等操作，其操作方式與其他檢索方式后的“借閱申請(qǐng)”一致，請(qǐng)用戶(hù)參考上述操作進(jìn)行本項(xiàng)檢索后的“借閱申請(qǐng)”操作流程。

4.5末歸檔檢索

  末歸檔檔案檢索功能同樣也是對(duì)本系統(tǒng)組合檢索的有效補(bǔ)充，之所以把該功能單獨(dú)列出做為標(biāo)準(zhǔn)檢索功能之一，主要是考慮到單獨(dú)的未歸檔檢索，將未歸檔檔案信息單獨(dú)羅列出來(lái)，可以在豐富檔案檢索條件的同時(shí)，更好的滿(mǎn)足了檔案使用者與檔案工作者的使用及操作要求。

  對(duì)比其他上述四類(lèi)檔案檢索，未歸檔檔案檢索的唯一區(qū)別是，該類(lèi)檢索的檢索范疇只對(duì)未歸檔的檔案資料進(jìn)行檢索，對(duì)已歸檔的檔案資料不做任何執(zhí)行檢索操作。

5、檔案統(tǒng)計(jì)

  檔案統(tǒng)計(jì)是檔案利用的直接體現(xiàn)，檔案統(tǒng)計(jì)更多體現(xiàn)在檔案管理部門(mén)內(nèi)部檔案操作需求，因此，本系統(tǒng)在該功能模塊中的設(shè)計(jì)更多的考慮了檔案管理部門(mén)以及檔案工作者的使用需求，本功能模塊下設(shè):檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、目錄數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，四個(gè)子功能模塊。

5.1 檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)

  檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)模塊中，本系統(tǒng)為檔案管理部門(mén)及檔案工作者提供的是"條件式”檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，系統(tǒng)為檔案部門(mén)以及工作者提供了諸如: 全宗號(hào)、類(lèi)別(模版)范圍、等多達(dá)80種條件，并可對(duì)上述80種條件選擇“并且”，"或者”的組合式條件檢索數(shù)量統(tǒng)計(jì)，最后系統(tǒng)還提供了對(duì)該統(tǒng)計(jì)內(nèi)容進(jìn)行自定義統(tǒng)計(jì)報(bào)表打印的功能。

5.2目錄數(shù)量統(tǒng)計(jì)

  目錄數(shù)量統(tǒng)計(jì)是本系統(tǒng)為檔案管理部門(mén)在檔案統(tǒng)計(jì)工作中提供的細(xì)分統(tǒng)計(jì)功能，其原理與檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)模塊類(lèi)似，只是該功能模塊主要面對(duì)統(tǒng)計(jì)的檔案資料范圍縮小至單一的目錄。

統(tǒng)計(jì)，但其具體操作流程與檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)一致。

5.3檔案利用情況統(tǒng)計(jì):

  本系統(tǒng)根據(jù)全宗號(hào)、類(lèi)別(模版) 范圍、父目錄號(hào)、檔案編號(hào)、年、季度、月、日，等條件，為檔案管理部門(mén)提供了檔案利用情況檢索統(tǒng)計(jì)。用戶(hù)可根據(jù)系統(tǒng)上述提供的檢索條件，進(jìn)行細(xì)則的填寫(xiě)，并最終進(jìn)行準(zhǔn)確詳實(shí)的檢索統(tǒng)計(jì)。

6、檔案借閱

  檔案管理系統(tǒng)檔案借閱功能模塊，以檔案借閱面對(duì)使用對(duì)象為條件劃分為兩類(lèi)，一類(lèi)為面對(duì)檔案管理者，對(duì)應(yīng)功能模塊為“借閱審批”，另一類(lèi)為面對(duì)普通的檔案借閱用戶(hù)。對(duì)應(yīng)功能模塊為”我的借閱"。

6.1借閱審批

  借閱審批功能下設(shè)”未處理”與”已處理”兩功能樹(shù)，用戶(hù)可根據(jù)實(shí)際需求在經(jīng)過(guò)”檔案檢索”操作后提交一個(gè)或多個(gè)檔案資料借閱申請(qǐng)，申請(qǐng)用戶(hù)在檔案檢索完畢后提交借閱申請(qǐng)后，可在系統(tǒng)”檔案借”功能中的”我的借閱”的子樹(shù)”未提交”的內(nèi)容顯示區(qū)中查閱到上述檔案借閱申請(qǐng)的未提交列表?xiàng)l目。

  接下來(lái)，用戶(hù)可選擇將上述借閱申請(qǐng)請(qǐng)求進(jìn)行“提交申請(qǐng)”操作，則該檔案申請(qǐng)借閱信息將自動(dòng)流轉(zhuǎn)進(jìn)入到檔案審批人員操作的”借閱管理“模塊中的”未處理”選項(xiàng)中，檔案借閱審批人員將在該欄目中查閱到所有已正式提交的檔案申請(qǐng)借閱信息。

如果想要了解更加詳細(xì)可以咨詢(xún)?cè)蹅兊目头?，咱們將知無(wú)不言言無(wú)不盡，給您帶來(lái)最好的體驗(yàn)！

推薦閱讀

廣州檔案管理系統(tǒng)公司提供文件、文檔、檔案、知識(shí)一體化管理

銀行檔案管理系統(tǒng)解決方案——銀行文檔數(shù)字化建設(shè)

綜合文檔管理系統(tǒng)解決方案取代紙化文檔管理

綜合文檔管理信息系統(tǒng)解決方案，各大行業(yè)都實(shí)用