企業(yè)重要的資質(zhì)證書(shū)較為多，比如企業(yè)的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、用工許可證等，有的集團(tuán)企業(yè)更是數(shù)量成百上千，加上各種關(guān)聯(lián)性的經(jīng)營(yíng)資格、資質(zhì)證書(shū)、資質(zhì)有關(guān)的個(gè)人證件，與資產(chǎn)有關(guān)的房產(chǎn)證、車產(chǎn)執(zhí)照、注冊(cè)商標(biāo)證等，更是成千上萬(wàn)，那么如何有效地管理好這些證書(shū)，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供及時(shí)高效的證書(shū)管理服務(wù)，已這是很多企業(yè)目前一項(xiàng)非常緊迫且重要的工作。

作為企業(yè)或其他機(jī)構(gòu)，為何要進(jìn)行證書(shū)檔案管理呢？

  ①公司證書(shū)暫未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，查閱要專門(mén)跑到行政管理部門(mén)或者領(lǐng)導(dǎo)辦公處獲取，如遇到負(fù)責(zé)人請(qǐng)假即難以辦理，確實(shí)影響工作效率。

  ②外出投標(biāo)、代理開(kāi)店、分公司業(yè)務(wù)需求等借出證書(shū)頻率很高，在忙碌中有時(shí)會(huì)不知去向，了解借用人員也需要多方溝通，而且容易導(dǎo)致證書(shū)信息泄露，給公司帶來(lái)?yè)p失。

  ③證書(shū)分類不科學(xué)，導(dǎo)致在大量的證書(shū)文件中查找都經(jīng)常花費(fèi)大量的時(shí)間，紙質(zhì)證書(shū)還容易受到損壞。

  ④證書(shū)文件多數(shù)是具備有效期，一旦證書(shū)很多，那么某些證書(shū)已過(guò)期都不得而知，用時(shí)方知重要卻無(wú)法及時(shí)處理。

  ⑤各部門(mén)申請(qǐng)的各種證書(shū)資料無(wú)統(tǒng)一上繳，公司也沒(méi)有統(tǒng)一集中管理，讓公司擁有什么證書(shū)，證書(shū)在哪里均不清楚，導(dǎo)致證書(shū)無(wú)從找起，長(zhǎng)此以往將會(huì)導(dǎo)致公司各種損失。

會(huì)博通證書(shū)文件管理系統(tǒng)

  會(huì)博通電子證書(shū)管理系統(tǒng)解方案，可以滿足各種企業(yè)、機(jī)構(gòu)需求，實(shí)現(xiàn)了實(shí)體及數(shù)字證書(shū)文件的集中統(tǒng)一管理，結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)版的借閱流程管理，提供證書(shū)管理效率及規(guī)范性。

1、證書(shū)管理信息化

  會(huì)博通電子證書(shū)管理軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了證書(shū)管理的信息化存儲(chǔ)和應(yīng)用。在證書(shū)存儲(chǔ)方面，支持對(duì)證書(shū)的文本、日期、金額、類型等屬性定義，還能根據(jù)需求選擇證書(shū)性質(zhì)、證書(shū)類型、管理部門(mén)等進(jìn)行分類方式進(jìn)行結(jié)構(gòu)化、有序化證書(shū)管理。此外，包含證書(shū)申辦、延期，證書(shū)搜索、變更、證書(shū)統(tǒng)計(jì)、證書(shū)提醒、借還登記等均可通過(guò)線上的方式解決，簡(jiǎn)單又方便。

  采用會(huì)博通證書(shū)管理系統(tǒng)，可以把企業(yè)當(dāng)中的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)許可證等經(jīng)營(yíng)類執(zhí)照；質(zhì)量體系認(rèn)定證書(shū)、儀器儀表鑒定等資質(zhì)性證件；專利、商標(biāo)、著作權(quán)等權(quán)利證書(shū)；土地證、房產(chǎn)證、車船行駛證等資產(chǎn)性證件數(shù)字化存儲(chǔ)于系統(tǒng)中，既能夠很好地備份和保護(hù)了原件，也能提高證書(shū)的利用率。

2、證書(shū)分類與管理授權(quán)

  企業(yè)的證書(shū)管理與企事業(yè)單位的商業(yè)運(yùn)營(yíng)工作是息息相關(guān)的，所有做好保密性以及權(quán)限管理非常重要。會(huì)博通綜合性證書(shū)管理系統(tǒng)為用戶提供了分類授權(quán)體系輔助企業(yè)進(jìn)行證書(shū)安全管理。會(huì)博通的分類授權(quán)體系屬于細(xì)?；跈?quán)，即可每一個(gè)分類都可以進(jìn)行單獨(dú)授權(quán)、配置某用戶、某部門(mén)或整個(gè)公司對(duì)分類下所管理內(nèi)容的訪問(wèn)密集，以及對(duì)其操作權(quán)限。

  板栗：李一是某公司商務(wù)部的同事，經(jīng)常需要參加招投標(biāo)的活動(dòng)，需要用到營(yíng)業(yè)執(zhí)照、審計(jì)報(bào)告、iso等資料，為避免反復(fù)申請(qǐng)使用耗時(shí)和繁瑣，系統(tǒng)管理員，可直接授權(quán)李一擁有招投標(biāo)證書(shū)的使用權(quán)限，允許它在權(quán)限范圍內(nèi)，進(jìn)行自主調(diào)用。

4、證書(shū)借用與歸還

  證書(shū)不僅要存、還要用，會(huì)博通為用戶提供了流程化的借閱與歸還處理平臺(tái)，可以準(zhǔn)確記錄證書(shū)利用情況。借閱與歸還流程化管理，為企業(yè)證書(shū)利用提供了極大的便利。在實(shí)際的執(zhí)行中，用戶只需要通過(guò)系統(tǒng)，勾選證書(shū)并將之放進(jìn)收納盒中，就可以一鍵發(fā)起標(biāo)準(zhǔn)化的借閱流程，流程步驟即表單均可自定義。

  板栗：假設(shè)您需要借閱電子證書(shū)，那么直接通過(guò)線上提交借閱申請(qǐng)、下載借閱證書(shū)就可以了；假設(shè)您是需要借用實(shí)體證書(shū)，也可以通過(guò)線上申請(qǐng)、線下取用的方式進(jìn)行借閱。電子化的借閱方式，使證書(shū)的借閱痕跡實(shí)時(shí)、規(guī)范化地留存在系統(tǒng)當(dāng)中，便于證書(shū)的便捷利用與追溯。

3、證書(shū)事務(wù)提醒

  各類營(yíng)業(yè)執(zhí)照、許可證資格證書(shū)的有效期、更新時(shí)間各不相同，為了避免證書(shū)失效過(guò)期、不耽誤業(yè)務(wù)運(yùn)作，需要定義進(jìn)行年檢或更新。

  會(huì)博通綜合證書(shū)檔案系統(tǒng)，內(nèi)嵌了提醒功能，用戶對(duì)每一份證書(shū)都可以設(shè)置多個(gè)提醒，讓證書(shū)年檢、換證、延期等工作永不落單。證書(shū)提醒方式可以以郵件或短信的方式進(jìn)行。

  板栗：假設(shè)某份許可證需要在12月進(jìn)行年審，那么您可以提前為該許可證添加提醒：許可證年審辦理；預(yù)設(shè)時(shí)間可為12月1日3天前，以每天一次的周期發(fā)送給對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人或部門(mén)。設(shè)置好后，您就可以不用可以記住年審的時(shí)間，到期之后，系統(tǒng)會(huì)主動(dòng)向負(fù)責(zé)人及相應(yīng)的部門(mén)發(fā)出郵件或短信，提醒其作出相應(yīng)。

5、電子證書(shū)防擴(kuò)散水印

  會(huì)博通為用戶提供了在借閱流程中，設(shè)置生成電子證書(shū)打印水印功能。通過(guò)證書(shū)借閱申請(qǐng)后，管理員可根據(jù)提交人提交的用戶，設(shè)定打印水印，用于限定電子證書(shū)的使用范圍，可自由設(shè)置多項(xiàng)參數(shù)，滿足更為個(gè)性化的水印設(shè)置。

  水印設(shè)置的模式可完全自主定義，您既可以直接套用單位名全稱、單位名簡(jiǎn)稱、單位英文名、系統(tǒng)名稱，也可以直接自由定義水印內(nèi)容。比如，您審批的證書(shū)用于某某項(xiàng)目投標(biāo)，可直接在系統(tǒng)中打上水印，僅限用于某某項(xiàng)目招投標(biāo)。這樣就很好地規(guī)避了證書(shū)被濫用的風(fēng)險(xiǎn)。

6、證書(shū)安全管理

  區(qū)別和普通的文件夾、excel等證書(shū)關(guān)系，系統(tǒng)性的證書(shū)管理應(yīng)用能夠?yàn)橛脩籼峁└鼮榘踩淖C書(shū)保護(hù)。在會(huì)博通綜合證書(shū)管理系統(tǒng)當(dāng)中，我們?yōu)橛脩籼峁┝撕圹E記錄、USBkey、數(shù)字證書(shū)、機(jī)器指紋、登錄安全、防擴(kuò)散水印等安全管理功能，最大限度保障證書(shū)安全。

  在系統(tǒng)登錄階段，會(huì)博通是支持復(fù)雜密碼、機(jī)器指紋，可以規(guī)避了因系統(tǒng)用戶太過(guò)隨意而被人隨意侵入系統(tǒng)的情況；在證書(shū)利用、傳輸?shù)倪^(guò)程中，系統(tǒng)具備過(guò)痕跡記錄、數(shù)字證書(shū)、USBkey、防擴(kuò)散水印等來(lái)保障安全，會(huì)博通從操作的全流程為系統(tǒng)設(shè)置了重重的安全屏障，系統(tǒng)使用更安心和踏實(shí)。

7、證書(shū)的利用統(tǒng)計(jì)

  會(huì)博通電子證書(shū)管理系統(tǒng)支持自定義范圍的證書(shū)利用統(tǒng)計(jì)功能，只有擁有權(quán)限的用戶方可對(duì)證書(shū)的利用情況、利用明細(xì)以及利用排名等信息進(jìn)行可自定義事件、借閱人等范圍的統(tǒng)計(jì)。

  系統(tǒng)的證書(shū)利用統(tǒng)計(jì)功能為企業(yè)提供了非常詳實(shí)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)信息，可從一定的側(cè)面幫助企業(yè)管理者分析業(yè)務(wù)偏向、業(yè)務(wù)進(jìn)度、以及項(xiàng)目和員工的動(dòng)態(tài)。

  證書(shū)分類與管理授權(quán)、證書(shū)管理信息化、證書(shū)事務(wù)提醒、證書(shū)借用與歸還、電子證書(shū)防擴(kuò)散水印、證書(shū)的利用統(tǒng)計(jì)、證書(shū)安全管理，會(huì)博通從以上7個(gè)方面為企業(yè)構(gòu)建了一個(gè)生態(tài)化的電子證書(shū)管理系統(tǒng)，助力企業(yè)高效運(yùn)營(yíng)管理。

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