隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展，企業(yè)的檔案管理面臨著巨大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足企業(yè)日益增長的檔案量和信息化管理的需求。而會(huì)博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的出現(xiàn)，為企業(yè)檔案管理帶來了革命性的變革。會(huì)博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的功能與作用在提高檔案管理效率、強(qiáng)化信息安全性和提升決策效力方面擔(dān)當(dāng)著重要的角色。

一、會(huì)博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)功能作用：

  檔案采集：針對(duì)用戶單位檔案管理員與資料匯交人的檔案工作參與需求，支持由業(yè)務(wù)人員分布式歸檔與檔案管理人員集中整理的歸檔方式，建立預(yù)歸檔庫?？紤]將來與OA系統(tǒng)接口，實(shí)現(xiàn)文件、文檔、檔案一體化歸檔管理。

  檔案管理：檔案管理這是一個(gè)系統(tǒng)的核心，因此具備了案卷整理、鑒定管理、四性檢測、歸檔入庫、檔案室管理、審批管理、借閱管理、授權(quán)管理、以及銷毀管理功能。

  檔案保存：經(jīng)過鑒定與分類后的檔案，那么接著就是歸檔保存的問題，根據(jù)實(shí)際檔案管理期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)支持自定義保存期限的設(shè)置，比如1年、3年、5年、10年、30年、永久。

  檔案利用：檔案利用是檔案收集管理的目的，系統(tǒng)提供了全局用戶與臨時(shí)用戶查檔利用，在權(quán)限許可范圍內(nèi)對(duì)全庫各類檔案目錄、全文內(nèi)容在線瀏覽，打印、下載、借閱（紙質(zhì)實(shí)體）操作，無權(quán)限者則需要經(jīng)過申請(qǐng)流程辦理手續(xù)后開放相應(yīng)權(quán)限，提供利用服務(wù)。為防止檔案數(shù)據(jù)泄密發(fā)生，需要對(duì)部分用戶在線瀏覽、下載、打印的檔案進(jìn)行水印防偽標(biāo)記設(shè)置。

  數(shù)據(jù)接口：根據(jù)用戶需求為實(shí)施的系統(tǒng)預(yù)留接口，與庫房一體化管理系統(tǒng)（溫室度、門禁、監(jiān)控）系統(tǒng)、辦公OA、一維條形碼設(shè)備、掃描儀、高拍儀等集成接口。

  檔案統(tǒng)計(jì)：提供用戶按階段工作需要生成多類可視化的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，有助于決策者的規(guī)劃依據(jù)。

會(huì)博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)如何讓企業(yè)檔案管理邁上新臺(tái)階？

1、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)可以極大地提高檔案管理的效率。

  相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化管理。檔案管理員只需在系統(tǒng)中輸入檔案信息，系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)將檔案進(jìn)行分類、整理和存儲(chǔ)。而且，通過多種搜索、檢索和歸檔功能，用戶可以方便快捷地查找所需檔案信息，大大節(jié)省了時(shí)間和人力成本。

2、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)能夠強(qiáng)化檔案信息的安全性。

  對(duì)于重要而敏感的企業(yè)檔案，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式容易受到意外損毀、丟失和泄露的威脅。而系統(tǒng)則能夠通過權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)備份和安全審計(jì)等功能來確保檔案信息的安全可靠。只有授權(quán)人員能夠訪問和修改檔案信息，其他人員無法查看或篡改檔案內(nèi)容，從而有效預(yù)防了檔案信息的非法泄露和損毀。

3、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)可以提升企業(yè)決策的效力。

  在企業(yè)運(yùn)營和發(fā)展過程中，管理者需要及時(shí)準(zhǔn)確地了解企業(yè)的歷史檔案信息和現(xiàn)狀情況，以制定合理的決策。而企業(yè)檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)⑵髽I(yè)的歷史檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的整理和分析，生成報(bào)告和圖表，幫助管理者更好地了解企業(yè)的發(fā)展趨勢和問題所在。通過對(duì)檔案信息的準(zhǔn)確把握，管理者可以更加科學(xué)地制定戰(zhàn)略和計(jì)劃，提升決策的精準(zhǔn)性和有效性。

  確實(shí)，會(huì)博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的功能與作用不僅限于提高檔案管理的效率，同時(shí)也強(qiáng)化了檔案信息的安全性和提升了企業(yè)決策的效力。它使得企業(yè)檔案管理邁上了一個(gè)新臺(tái)階，為企業(yè)管理者提供了更加便捷、安全和科學(xué)的管理方式。因此，在信息化時(shí)代，企業(yè)應(yīng)該積極引入和使用檔案管理系統(tǒng)，發(fā)揮其巨大的潛力和優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化和智能化。

推薦閱讀：

數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，高效助力大中型企業(yè)檔案收、存、用

綜合文檔管理系統(tǒng)解決方案取代紙化文檔管理

綜合文檔管理信息系統(tǒng)解決方案，各大行業(yè)都實(shí)用

人事檔案管理系統(tǒng)-人事檔案信息管理、人事檔案利用管控