在制造業(yè)企業(yè)中，技術(shù)文件無疑是最寶貴的資產(chǎn)之一。

然而許多企業(yè)，正面臨著技術(shù)機(jī)密文件未能妥善保管的問題：

各種技術(shù)檔案資料，如實(shí)驗(yàn)記錄、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、培訓(xùn)資料等，存在部門網(wǎng)盤或部門文件柜里，文件多到只有存儲(chǔ)者自己才能找到，查找一份報(bào)告如大海撈針；更糟糕的是，文件的下載和查用情況不透明，員工離職后，有些文件還丟失了……

這不僅影響了工作效率，更威脅到了企業(yè)的技術(shù)機(jī)密安全！如何優(yōu)化？

分享一個(gè)連跨國企業(yè)都在用的文檔管理模式，不僅能用來管理技術(shù)文件，還能用于一體化管理公司所有的文件資料，并且投入小、門檻低，無論是大中型，還是中小微型制造企業(yè)，都能用這個(gè)模式，來構(gòu)建自身的文檔管理體系。

這個(gè)管理模式就是：分布收集+集中管理

這是來自于會(huì)博通檔案管理機(jī)器人“貓仔”的創(chuàng)新式管理模式。簡單來說，它能幫助企業(yè)從簡化收集、有序儲(chǔ)存、安全管理這3點(diǎn)著手，迅速提升文檔管理的質(zhì)量和效率。

1、簡化收集流程

要實(shí)現(xiàn)體系化的文檔管理，必須先攻克文件收集難及時(shí)、難收齊的問題。通過“貓仔”方案配備的掃描儀及智能上傳程序，操作簡單快捷，員工可以自行在實(shí)驗(yàn)室、工作站等，即時(shí)掃描上傳紙質(zhì)或電子文件。還可搭配掃描機(jī)器人“龜仔”，在各部門、工作站內(nèi)分布式收集。

2、有序分類存儲(chǔ)

上傳后，通過“貓仔”或“龜仔”的自動(dòng)歸集功能，文件會(huì)自動(dòng)儲(chǔ)存至指定路徑，不留存在本地。不僅能避免存錯(cuò)存亂，還能避免重要信息在公用掃描儀上泄露。管理員在會(huì)博通系統(tǒng)上，即可集中管理各處上傳的文件，將其分門別類歸檔存儲(chǔ)。

3、集中安全管理

在會(huì)博通系統(tǒng)上，企業(yè)不僅能按需打造檔案分類架構(gòu)，將公司內(nèi)的所有文檔規(guī)范儲(chǔ)存，還能通過自定義檔案屬性，錄入紙質(zhì)檔案的存放地點(diǎn)，對(duì)紙質(zhì)及電子文檔實(shí)行同步管理。并且，系統(tǒng)提供登錄審計(jì)、加密傳輸、加密存儲(chǔ)、操作行為記錄、防擴(kuò)散水印等多重安全機(jī)制，確保企業(yè)的技術(shù)機(jī)密得到全方位的保護(hù)。

此外還要強(qiáng)調(diào)的是，“貓仔”是一款即插即用的解決方案，無需部署等待，到手即可投入應(yīng)用。如果貴企業(yè)正為如何管理海量文檔而煩惱，不妨來了解會(huì)博通“貓仔”，更加高效、靈活的數(shù)字化檔案管理體驗(yàn)正等著您！

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