電子檔案管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位信息化建設(shè)的需要，能夠極大地增強(qiáng)檔案的處理效率，并且能夠?qū)崿F(xiàn)高效歸檔、檢索和借閱檔案信息。它通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整個電子文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件管理；構(gòu)建完整的電子檔案資源信息共享服務(wù)平臺，支持檔案管理全過程的智能化處理。核心功能可以概括為“全流程合規(guī)+智能化管理”。

一、檔案采集

支持掃描錄入、批量錄入、批量掛接、通過辦公/業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)入等，無論是需數(shù)字化加工的紙質(zhì)檔案，還是分散于各系統(tǒng)的電子文件，都應(yīng)收盡收、規(guī)范歸檔。

1、無縫對接辦公/業(yè)務(wù)系統(tǒng)：接收各系統(tǒng)中的電子文件、附件及其元數(shù)據(jù) 

2、四性檢測：提供覆蓋多個環(huán)節(jié)的四性檢測功能，并反饋檢查報告

3、自動歸檔：可匹配預(yù)設(shè)的檔號規(guī)則，實現(xiàn)一鍵自動分類、自動編歸檔號

二、檔案存儲

基于會博通可全面自定義的檔案分類架構(gòu)，每個組織的管理架構(gòu)都是“量身定制”的，更好地適配組織對電子檔案資源的有序化、體系化管理需求。

1、分類架構(gòu)自定義：支持自定義檔案全宗、分類、層級目錄、檔案屬性等

2、分類模板自定義：可套用或設(shè)計不同的分類模板，便于標(biāo)準(zhǔn)化管理

3、存放位置管理：可錄入實體檔案存放位置，同步管理、取用更便捷

三、檔案檢索與查詢

強(qiáng)大檢索平臺支持關(guān)鍵詞檢索、二次檢索、組合檢索、全文識別檢索等，用戶依權(quán)限即可快速檢索與查閱，在海量檔案資源中精準(zhǔn)定位。

1、全文檢索：通過文字信息即可快速定位文件，并展示最佳匹配字段

2、知識搜索：可自定義搜索起止日期及搜索范圍，附件、歷史版本也能查詢到

3、防擴(kuò)散水印：可根據(jù)用途自定義屏幕水印，管控閱讀、打印等的安全查用

四、檔案利用與統(tǒng)計

支持檔案借閱、檔案編研、知識地圖、搜索成果發(fā)布等，便利檔案資源的高效傳播與利用，讓數(shù)字檔案資源轉(zhuǎn)化為知識資產(chǎn)，有力支撐決策與創(chuàng)新。

1、檔案借閱：支持依審批流程借還檔案，到期自動提醒歸還

2、知識地圖：構(gòu)建思維導(dǎo)圖式的編研成果，打造部門或組織知識資源庫

五、系統(tǒng)管理

具備日志管理、流程管理、用戶管理（支持三員管理）、組織架構(gòu)管理、權(quán)限管理、密級管理、多全宗管理等系統(tǒng)管理功能，滿足數(shù)字檔案室的系統(tǒng)管理需求。

1、細(xì)粒度權(quán)限管理：可針對角色、行為和管理范圍精細(xì)授權(quán)，可與密級交叉

2、流程管理：可依據(jù)業(yè)務(wù)自定義設(shè)計工作流程，靈活契合管理需求

六、檔案安全

提供網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書、電子印章、USBKey加密鎖、強(qiáng)密碼登錄控制等安全機(jī)制；通過系統(tǒng)監(jiān)控，用戶登錄痕跡、操作行為可查可溯，保障安全儲存與規(guī)范應(yīng)用。