一個好用的檔案管理軟件，必不可缺的一點是什么？小編認為，是兼容性。

信息化時代，企事業(yè)組織在運營過程中，少不了應(yīng)用各種系統(tǒng)：OA辦公系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)……這些系統(tǒng)就像江湖六大門派一樣，各自獨立運行。儲存在其中的檔案和知識內(nèi)容，就像各門派獨立管轄的武功秘籍，難以進行整合與共享，形成了一個個的信息孤島。

這樣的信息孤島會帶來很多問題，以某企業(yè)的情況為例：國內(nèi)某大型電力企業(yè)，擁有超過150個分支機構(gòu)。其內(nèi)部啟用了獨立運行的OA辦公系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、設(shè)備臺賬系統(tǒng)、文書檔案管理系統(tǒng)等。而一個完整的業(yè)務(wù)閉環(huán)往往需要涉及到合同、客戶資料、訂單等模塊，在系統(tǒng)互相獨立的情況下，許多問題隨之而來：信息需要重復(fù)輸入，造成額外工作量；信息共享不便，增加溝通成本；信息不對稱，影響業(yè)務(wù)推進效率……

那么，企事業(yè)組織該如何解決這類痛點，將獨立存在于各系統(tǒng)中的文檔、檔案和知識資源，整合利用起來呢？下面我們就以會博通綜合檔案管理軟件為例，看看檔案管理軟件該如何通過與OA等系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)資源的高效整合。

STEP 1：實時轉(zhuǎn)入，系統(tǒng)化管理

會博通可提供與OA辦公系統(tǒng)、ERP、釘釘、企業(yè)微信等的開放接口，進行實時數(shù)據(jù)與信息對接。各系統(tǒng)中產(chǎn)生的合同、圖紙、技術(shù)資料、產(chǎn)品資料、客戶資料等文件，甚至記錄著組織管理經(jīng)驗的審批痕跡，都可以實時同步到會博通系統(tǒng)中，以便進一步進行管理。

STEP 2：資源整合，知識化管理

各類文件與知識內(nèi)容轉(zhuǎn)入會博通后，通過會博通獨有的“歸檔編輯”平臺，即可完成文件的引入、編輯、歸檔等操作。從而將原本分散的知識內(nèi)容，統(tǒng)一歸檔為檔案。

同時，通過會博通的自定義功能，組織可以自由設(shè)定檔案的管理分類與屬性，如：按照合同、人事、制度等檔案模塊進行管理，靈活適應(yīng)管理工作的需要。

會博通綜合檔案管理軟件就像是各大系統(tǒng)“門派”間統(tǒng)一的“藏經(jīng)閣”，將各系統(tǒng)中的知識內(nèi)容匯聚到了一個系統(tǒng)中，即實現(xiàn)了知識資源的規(guī)范整合與儲存，亦為后續(xù)的查找與利用提供了便利。

STEP 3：規(guī)范化知識查找與應(yīng)用

基于前面兩步，各系統(tǒng)中的知識內(nèi)容實現(xiàn)了規(guī)范化的歸檔與整合。當(dāng)業(yè)務(wù)需要查找或應(yīng)用時，通過會博通的搜索平臺，即可快速進行搜索。并且，搜索結(jié)果會根據(jù)操作者的職能權(quán)限自動進行處理，讓檔案和知識資源的應(yīng)用更加規(guī)范。

同時，會博通提供了專門的檔案借還功能。通過流程，即可依審批授權(quán)，對所需檔案進行借閱與歸還。系統(tǒng)還提供了檔案利用統(tǒng)計、歸還提醒等功能，為知識的共享與管理提供了便利。

企業(yè)案例：檔案管理軟件與OA系統(tǒng)對接

某大型跨國企業(yè)在華機構(gòu)，在企業(yè)內(nèi)部部署了OA、PDM、ERP、財務(wù)管理等專業(yè)化系統(tǒng)。但由于各系統(tǒng)間各自獨立，積累下的大量知識與信息內(nèi)容難以進行共享與協(xié)作。企業(yè)經(jīng)過多方對比后，引入了會博通，實現(xiàn)與OA系統(tǒng)的對接，并集中統(tǒng)一管理文件、合同、資料、檔案等所有知識內(nèi)容。通過建立面向全企業(yè)的工作搜索平臺，全國各地的員工都可依權(quán)限和工作需要進行搜索。從企業(yè)層面實現(xiàn)了知識的整合與共享，提高了知識應(yīng)用的效率。

小結(jié)

你的檔案管理軟件可以與OA系統(tǒng)對接嗎？小編認為，一個好用的檔案管理軟件，應(yīng)該具有高度的靈活性和兼容性，這樣才能滿足實際工作中復(fù)雜的環(huán)境以及多變的需求。通過應(yīng)用會博通綜合檔案管理軟件，企事業(yè)組織可以輕松實現(xiàn)“OA辦公系統(tǒng)+檔案管理”、“企業(yè)微信+檔案管理”、“釘釘+檔案管理”等模式，從而打通知識資源從生成、管理到再應(yīng)用的全鏈路，促進知識資產(chǎn)的沉淀和增值。