近年來(lái),由于互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展,人們的生活也在發(fā)生著翻天覆地的變化,隨之企業(yè)也在尋找新型的管理方式,用以適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展速度。
在一個(gè)又一個(gè)新型方式浮出水面的時(shí)候,檔案的管理需求也提升了,因?yàn)闀r(shí)代的發(fā)展速度加快。
企業(yè)需要存儲(chǔ)的檔案文件也在快速地增加,面對(duì)數(shù)量龐大的檔案管理人員也需要一個(gè)高效的方式來(lái)進(jìn)行檔案管理。
一、新型管理
新時(shí)代,新氣象。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)在的檔案管理了,每年投入的人力物力已經(jīng)給企業(yè)帶來(lái)了負(fù)擔(dān),企業(yè)想要獲得更好的發(fā)展前景就要運(yùn)行新的管理方法。
這時(shí)數(shù)字化時(shí)代帶來(lái)的新型管理方式出現(xiàn),“檔案數(shù)字化”、“檔案管理系統(tǒng)”開(kāi)始在各企業(yè)內(nèi)運(yùn)行,今天就做一個(gè)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)功能需求分析。希望可以幫助更多的人。
二、需求分析
其實(shí)檔案管理系統(tǒng)就是對(duì)企業(yè)所產(chǎn)生的紙質(zhì)、聲像、視頻等文件進(jìn)行統(tǒng)一的管理,用于提高企業(yè)對(duì)于檔案管理的效率。所以功能上一定要過(guò)關(guān)。
1. 數(shù)據(jù)采集
數(shù)據(jù)采集是檔案系統(tǒng)的開(kāi)端,同樣也是檔案工作的重點(diǎn),針對(duì)不同來(lái)源、不同類(lèi)型、不同等級(jí)的檔案文件是需要不同的方式采集的,入庫(kù)時(shí)所賦予的權(quán)限,編號(hào)都是不一樣的。
2. 數(shù)據(jù)整理
數(shù)據(jù)整理是比較核心的工作,對(duì)采集的信息進(jìn)行有效合理的整理,才可以讓后續(xù)的工作更加快速高效的運(yùn)行。對(duì)于采集過(guò)來(lái)的不同種類(lèi)的文件需要進(jìn)行再一次的歸類(lèi),打上標(biāo)記方便后續(xù)的工作。
3. 數(shù)據(jù)查找
數(shù)據(jù)查找得快慢是最能體現(xiàn)出效率的環(huán)節(jié),系統(tǒng)要支持單個(gè)條件已經(jīng)多個(gè)條件的查詢(xún)方式,可以在數(shù)據(jù)庫(kù)中準(zhǔn)確地找到符合條件或編號(hào)、標(biāo)記相同的檔案文件,方便利用。
現(xiàn)在,已經(jīng)有很多的企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始使用“檔案管理系統(tǒng)”,已經(jīng)幫助了很多的檔案管理員減輕工作量,提高企業(yè)收益。
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