隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展、科技進(jìn)步、技術(shù)革新,自動(dòng)化、信息化檔案管理模式也得到深入發(fā)展,檔案在企業(yè)管理和發(fā)展過(guò)程中起著至關(guān)重要的作用。部署專業(yè)檔案管理系統(tǒng),使檔案在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的建設(shè)過(guò)程中,從單純的存放走向應(yīng)用,使之更好地為企業(yè)管理服務(wù)賦能。
在信息化時(shí)代大背景下,各行各業(yè)的檔案管理工作也正在不斷的發(fā)生巨大變化,傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)逐漸被現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化檔案管理平臺(tái),創(chuàng)新的檔案管理工作模式所替代,大大提升了檔案管理質(zhì)量、工作效率及安全保障。給企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)了巨大優(yōu)勢(shì):
1、提高管理工作效率
專業(yè)的文件檔案管理系統(tǒng)軟件發(fā)明及應(yīng)用,逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式。部署會(huì)博通文件檔案管理系統(tǒng)后,就不用再像以前過(guò)多編輯檔案條目及內(nèi)容,可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進(jìn)行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤檔案信息,可直接在系統(tǒng)中進(jìn)行更改,省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié),節(jié)省時(shí)間和資源。由于工作疏忽,出現(xiàn)漏輸?shù)臋n案信息的情況,通過(guò)系統(tǒng)可直接插入補(bǔ)充,簡(jiǎn)單易操作,省去對(duì)其他辦公軟件因不熟悉而造成損失。
2、有效利用檔案信息
應(yīng)用一般的辦公軟件只能夠?qū)崿F(xiàn)單個(gè)文件的編輯,還需要另附檔案的掃描文件,這樣既浪費(fèi)時(shí)間,也浪費(fèi)資源。而部署會(huì)博通文件檔案管理系統(tǒng)軟件,可以在對(duì)檔案的基礎(chǔ)信息編輯之后,添加此檔案的掃描文件或者電子文檔,并支持建立虛擬檔案?jìng)}庫(kù),這樣就做到了一點(diǎn)開目錄文件就可以同時(shí)采集到此文件的掃描文件,方便檔案管理工作人員的查閱以及上報(bào)等檔案工作。
檔案管理系統(tǒng)還可以對(duì)相關(guān)的檔案文件進(jìn)行相關(guān)性編輯,這樣就可以輕松地通過(guò)檢索工具對(duì)各種有關(guān)的電子文件進(jìn)行查找,使用者可以更好地對(duì)事件的來(lái)龍去脈進(jìn)行了解,使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。同時(shí),檔案管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)的傳送、接收、備份、恢復(fù)等功能,方便快捷,此外還具有用戶管理、日志功能、公告提醒等。
3、提高檔案保密功能
傳統(tǒng)的檔案管理模式、一般的辦公軟件管理檔案只能設(shè)置簡(jiǎn)單的密碼,極容易造成泄密。會(huì)博通文件檔案管理系統(tǒng)可以通過(guò)設(shè)置權(quán)限管理進(jìn)行管理員、查閱人等角色分工工作,可以設(shè)置人員的查閱權(quán)限等,這樣就起到保密的效果。對(duì)沒(méi)有權(quán)限的文檔支持申請(qǐng)借閱,由管理員審批,審批通過(guò)之后方可閱覽,閱覽完成之后進(jìn)行歸還申請(qǐng),由管理員確認(rèn)無(wú)誤之后審批通過(guò),杜絕任何越權(quán)操作。在查檔人進(jìn)行查檔時(shí),系統(tǒng)可自行記錄,形成查詢?nèi)罩?,?duì)數(shù)據(jù)傳輸、用戶訪問(wèn)、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行了安全設(shè)計(jì),以保證檔案的使用安全。
4、提供可私有化部署
系統(tǒng)提供可私有化部署統(tǒng)一歸檔平臺(tái),支持手機(jī)端、PC端和網(wǎng)頁(yè)版多端操作,隨時(shí)隨地辦公,方便快捷??蓪?shí)現(xiàn)OA、ERP等企業(yè)私有系統(tǒng),釘釘、企業(yè)微信等公有云辦公軟件無(wú)縫銜接。為檔案管理工作帶來(lái)了巨大優(yōu)勢(shì),加快了檔案管理的信息化步伐,部署會(huì)博通文件檔案管理系統(tǒng),促進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新,提升檔案管理工作的質(zhì)量,讓企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)最大應(yīng)用價(jià)值,為核心檔案安全保駕護(hù)航,使檔案得以安全地傳播與利用。