如何做好企業(yè)檔案管理？檔案分類標(biāo)引5階段，你得了解
2022/7/19 0:00:00 來源：行業(yè)動(dòng)態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 623
在檔案管理工作表中，我們經(jīng)常聽到“分類標(biāo)引”這樣的表述。那么，什么是檔案的分類標(biāo)引？如何做好檔案的分類標(biāo)引？這兩個(gè)問題，你了解嗎？
從狹義上來看，分類標(biāo)引是指對(duì)主題分析的結(jié)果賦予信息資源相應(yīng)的類號(hào)，和相關(guān)的輔助號(hào)碼而形成分類檢索標(biāo)識(shí)的過程，也就是將主題概念轉(zhuǎn)化為分類檢索語言的過程，不包括對(duì)主題的分析。而廣義上的分類標(biāo)引，則包含了對(duì)主題進(jìn)行分析，并將分析結(jié)果轉(zhuǎn)化為分類檢索語言的過程。
概括地說，分類標(biāo)引工作是對(duì)信息資源進(jìn)行分類組織的基礎(chǔ)，對(duì)于檔案的開發(fā)利用具有重要意義。
檔案分類標(biāo)引的程序一般分為以下幾個(gè)階段：
(1）分析標(biāo)題。文件的標(biāo)題是作者對(duì)文件中心內(nèi)容的概括，一般都能夠正確地反映文件的內(nèi)容和性質(zhì)。仔細(xì)、認(rèn)真地研究標(biāo)題對(duì)于分類標(biāo)引有很大的作用。但也有一些標(biāo)題不能正確表達(dá)文件的中心內(nèi)容，所以，標(biāo)題不能作為分類標(biāo)引的唯一根據(jù)。
(2）瀏覽正文。就是將正文粗略地瀏覽一遍，目的在于了解撰寫目的、中心內(nèi)容，確定文件論說和研究的主題，判斷應(yīng)歸入什么類目，提供哪些檢索途徑。
(3）查閱文件版頭和附加標(biāo)記。覺政機(jī)關(guān)的正式文件都有固定的版頭，標(biāo)明作者、收文機(jī)關(guān)、文件字號(hào)、時(shí)間、密級(jí)等，有助于明確文件的具體內(nèi)容、使用范圍及參考價(jià)值。
(4）歸類。根據(jù)文件分析確定的主題，查閱分類表，找到與其確切相符的類目，標(biāo)引分類號(hào)。
(5）審校。復(fù)核文件分類標(biāo)引是否正確。它是保證標(biāo)引質(zhì)量的措施，一般不許采用抽樣的方法。
標(biāo)引人員所掌握的知識(shí)是有限的，不可能掌握各個(gè)職能部門的所有工作情況，因此，在檔案分類時(shí)，往往會(huì)遇到有些不懂或一個(gè)人無法解決的情況，這就要通過查找工具書，集體討論或請(qǐng)教專家的辦法來解決?？傊瑯?biāo)引人員要善于學(xué)習(xí)，在分類工作中要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，探索科學(xué)方法，逐步地熟悉標(biāo)引規(guī)則。
從狹義上來看，分類標(biāo)引是指對(duì)主題分析的結(jié)果賦予信息資源相應(yīng)的類號(hào)，和相關(guān)的輔助號(hào)碼而形成分類檢索標(biāo)識(shí)的過程，也就是將主題概念轉(zhuǎn)化為分類檢索語言的過程，不包括對(duì)主題的分析。而廣義上的分類標(biāo)引，則包含了對(duì)主題進(jìn)行分析，并將分析結(jié)果轉(zhuǎn)化為分類檢索語言的過程。
概括地說，分類標(biāo)引工作是對(duì)信息資源進(jìn)行分類組織的基礎(chǔ)，對(duì)于檔案的開發(fā)利用具有重要意義。
檔案分類標(biāo)引的程序一般分為以下幾個(gè)階段：
(1）分析標(biāo)題。文件的標(biāo)題是作者對(duì)文件中心內(nèi)容的概括，一般都能夠正確地反映文件的內(nèi)容和性質(zhì)。仔細(xì)、認(rèn)真地研究標(biāo)題對(duì)于分類標(biāo)引有很大的作用。但也有一些標(biāo)題不能正確表達(dá)文件的中心內(nèi)容，所以，標(biāo)題不能作為分類標(biāo)引的唯一根據(jù)。
(2）瀏覽正文。就是將正文粗略地瀏覽一遍，目的在于了解撰寫目的、中心內(nèi)容，確定文件論說和研究的主題，判斷應(yīng)歸入什么類目，提供哪些檢索途徑。
(3）查閱文件版頭和附加標(biāo)記。覺政機(jī)關(guān)的正式文件都有固定的版頭，標(biāo)明作者、收文機(jī)關(guān)、文件字號(hào)、時(shí)間、密級(jí)等，有助于明確文件的具體內(nèi)容、使用范圍及參考價(jià)值。
(4）歸類。根據(jù)文件分析確定的主題，查閱分類表，找到與其確切相符的類目，標(biāo)引分類號(hào)。
(5）審校。復(fù)核文件分類標(biāo)引是否正確。它是保證標(biāo)引質(zhì)量的措施，一般不許采用抽樣的方法。
標(biāo)引人員所掌握的知識(shí)是有限的，不可能掌握各個(gè)職能部門的所有工作情況，因此，在檔案分類時(shí)，往往會(huì)遇到有些不懂或一個(gè)人無法解決的情況，這就要通過查找工具書，集體討論或請(qǐng)教專家的辦法來解決?？傊瑯?biāo)引人員要善于學(xué)習(xí)，在分類工作中要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，探索科學(xué)方法，逐步地熟悉標(biāo)引規(guī)則。
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