檔案是企業(yè)最為規(guī)范化的知識內(nèi)容，是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要依據(jù)，它承載著企業(yè)成長歷程、經(jīng)歷經(jīng)驗，是有借鑒價值，可驅(qū)動發(fā)展創(chuàng)新的重要材料。檔案管理系統(tǒng)支持檔案管理全過程的信息化處理，包括檔案的采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等，同時逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，為企業(yè)的決策提供重要的參考價值。

專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)具備的優(yōu)勢：

1、 數(shù)據(jù)庫存儲：與一般的系統(tǒng)不一樣，數(shù)字文檔都存在數(shù)據(jù)庫，在電腦目錄上是不可查看的。

2、 批量處理能力：可批量新建、錄入、對應(yīng)上傳，并支持紙質(zhì)檔案從掃描、錄入、上傳的一體化處理。

3、 流程化歸檔：電子案卷亦可發(fā)起流程，實現(xiàn)協(xié)同化歸檔。

4、 存放位置：可以兼顧實體檔案和數(shù)字化檔案的統(tǒng)一管理，記錄檔案存放位置。

5、 細(xì)粒化的權(quán)限管理：可對具體的分類或案卷授權(quán)，并可與密級交叉，適應(yīng)各種細(xì)?；瘷?quán)限配置需要。

6、 防擴(kuò)散處理：PDF、圖片這類不能修改的文件格式都由我司自主研發(fā)的閱讀器管理，權(quán)限控制在系統(tǒng)中，不像使用第三方軟件可以隨意另存、下載。同時，打開的時候還可以設(shè)置屏幕水印，防止惡意的拍照或截屏擴(kuò)散。

7、 借閱與歸還：借閱與歸還可以準(zhǔn)確把握檔案的出入口管理，并提供全面且可自定義范圍的檔案利用統(tǒng)計功能。

8、 移動端：可在移動端按照權(quán)限閱檔且?guī)в衅聊凰?，并支持借用申請?

9、 日志清單：系統(tǒng)的所有操作，都有詳細(xì)的日志清單記錄操作行為。

10、 智能存取：可與智能密集柜集成，一鍵存取卷。

11、 綜合統(tǒng)計：可查看整體、按檔案分類、按年度分布、按保存期限、按密級分布、檔案電子化情況統(tǒng)計的庫存檔案情況。

一個企業(yè)從創(chuàng)立到不斷的發(fā)展壯大，在這過程中所形成的文件文書、財務(wù)報表、人事資料、信用憑證、科技成果、企業(yè)活動圖片、錄音、錄像、實物等有關(guān)企業(yè)的資料，這些資料反映了企業(yè)的發(fā)展歷程，也是企業(yè)發(fā)展過程中積累的經(jīng)驗財富。

會博通認(rèn)為，做好檔案管理工作是一個企業(yè)健康發(fā)展的需要，是提高組織工作質(zhì)量和工作效率的基礎(chǔ)條件，是維護(hù)歷史真實面貌的一項重要工作，是衡量一個組織管理水平的重要尺度。

利用會博通管理檔案，將使企業(yè)的檔案管理水平快速上升到知識管理的高度，并使檔案具備知識資產(chǎn)的屬性，結(jié)合會博通的檔案全生命周期管理體系，讓檔案資料成為能為日后提供重復(fù)利用、歷史借鑒以及促進(jìn)改善功能的重要材料。