企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、統(tǒng)計、編目、檢索工具的編制、保管、保密和利用等方面。如果一個公司有健全的檔案，就能為經(jīng)營、管理、技術(shù)、營銷等各個方面的工作提供有益的幫助，創(chuàng)造出巨大的潛在價值。

1、可以促進企業(yè)的統(tǒng)計工作走向正軌

統(tǒng)計工作是企業(yè)管理的重要基礎(chǔ)工作，無論是成本核算還是工作計劃制定，無論是搞績效考評，還是評選先進都需要用詳細的數(shù)據(jù)作為依據(jù)。

檔案管理不是簡單的信息保存，而是提前對檔案資料的內(nèi)容進行規(guī)劃，指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查各部門，完善企業(yè)的基本管理信息。信息中最重要的部分是各種業(yè)務(wù)報告。從表面上看，檔案管理只是為了快速、方便地查找信息。事實上，檔案管理的真正作用在于從側(cè)面推動企業(yè)在基礎(chǔ)管理工作中走上正軌。如果能夠切實認真地把檔案管理做好，企業(yè)就能在不知不覺中收到強身健體的功效。

2、為企業(yè)制作宣傳材料奠定了素材基礎(chǔ)

企業(yè)要想提高品牌知名度，就必須進行宣傳。檔案管理工作一旦做到位了，企業(yè)的宣傳所需要的第一手資料在檔案里都能找得出來，不說有呼之欲出的景觀，起碼也有信手拈來的方便。這比起刻意地弄虛作假要容易得多，也真實可信得多！

3、提供企業(yè)可以快速的挖掘和利用到檔案的資源

企業(yè)檔案是企業(yè)在過去的生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的具有一定使用價值的文件材料，它積累了企業(yè)歷史經(jīng)驗，能夠為企業(yè)開展經(jīng)營決策提供依據(jù)，為企業(yè)參與市場競爭提供有效支持，為維護企業(yè)自身的合法權(quán)益提供有力武器，所以在好的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)能給快速搜取到有價值的資源。

4、可以增加外界對企業(yè)的信任，從而獲得更多的利益

如今，許多公司已采取上市融資的道路，以解決發(fā)展資金的問題。但是，現(xiàn)在上市與以往上市有著不同的要求。過去，上市的主要焦點是財務(wù)指標和市場前景?，F(xiàn)在，除了關(guān)注財務(wù)指標和市場前景外，更加關(guān)注管理團隊和管理水平。在證券公司和投資人的眼中，檔案管理工作做得好的企業(yè)，其他方面的管理就不可能差，這就叫見微知著。