檔案管理本身是一個比較嚴格并且職責比較清晰，又工作量巨大的工作，針對工作量大、時間不充足，管理更規(guī)范以及利用更有效，更多的企業(yè)、事業(yè)單位、政務等組織都采用了相關性的檔案管理系統(tǒng)，但是系統(tǒng)又分為單機版與多用戶版或網絡版，所以分不清楚哪種比較適合自己，下面就來講講相關知識，比如單機版檔案管理系統(tǒng)有啥功能？是否夠用？

檔案管理系統(tǒng)單機版與網絡版區(qū)別：

      單機版：從文字上就可以了解到其是僅限一臺電腦使用，也就是它就算是安裝了多臺電腦，但相互之間的檔案數(shù)據(jù)還是不可見。

      網絡版：是目前很多企業(yè)、單位選擇比較多的，只需要在一臺電腦（或服務器）上安裝后，那么企業(yè)、單位各部室管理職員和查詢職員就能同一套系統(tǒng)進行管理與查詢，所有檔案數(shù)據(jù)在服務器上集中存儲。

單機版檔案管理系統(tǒng)有啥功能？

一、檔案收集、著錄

      實現(xiàn)對所有檔案數(shù)據(jù)的單件或批量錄入，文件查詢，原文掛接以及報表打印等；錄入通常是案卷號，為了便利節(jié)省工作時間，檔號等可自動生成，其他字段可攜帶生成，大大提高錄入效率。

二、插件管理

      所有功能都是以插件的形式進行管理，用不到的功能可通過卸載插件的方式進行屏蔽。

三、定義檔案模板

      可以進行快速清晰完成檔案類型、檔號規(guī)則、字段、流水規(guī)則、排序等自定義。

四、全宗定義

      定義本單位的全宗名稱及全宗號。

五、檔案庫管理

      加強數(shù)據(jù)節(jié)點，進行有效數(shù)據(jù)的錄入，能夠在同一模板下增加多個數(shù)據(jù)節(jié)點，可一次設置，多次使用的便利性。

六、借閱登記

      可在線申請、開放借閱、登記操作，可對借閱人，借閱檔案的情況進行登記，避免一些借出的檔案無法找到與無法跟進提醒到期歸還。

七、檔案利用

      滿足各大企業(yè)、單位的檔案快速查詢，有跨庫檢索與跨類檢索兩種方式。輸入關鍵詞查詢即可獲取到目標文件，簡單、方便快捷。

八、掃描路徑設置

      主要是為了完成掛接前的路徑與命名規(guī)則設置，通過管理員的設置便可完成電子文件批量掛接。

九、安全機制

      比如USBKey登錄驗證、數(shù)據(jù)證書、電子印章加密文檔、路徑訪問限制、SSL加密傳輸?shù)取?/p>

      以上就是單機版檔案管理系統(tǒng)功能，一般比較適合小型職員較少或者某組織重要檔案的管理，由于使用人數(shù)與各種延申功能的要求比較高，中大型企業(yè)，政府機構、事業(yè)單位等一般會使用多用戶版或網絡版。如果您有需求，歡迎咨詢我們的客服。

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