在當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算、信息數(shù)字化等技術(shù)的發(fā)展下，為保持學(xué)校內(nèi)檔案管理人員對檔案管理工作的高度重視，需要落實對檔案信息搜集、分類、整理、保存、安全管理等技術(shù)系統(tǒng)的智慧化建設(shè)——學(xué)校檔案管理系統(tǒng)；

  由于學(xué)校檔案管理工作會直接影響到整個學(xué)校的檔案立卷歸檔規(guī)范、教師、學(xué)員、學(xué)院職員的各項數(shù)據(jù)信息查詢、學(xué)校歷史進程的佐證等方面，因此在整理過程中須避免信息缺失和編目漏洞所導(dǎo)致的亂序問題，希望能夠以高度科學(xué)性的檔案管理工作機制來助推教學(xué)管理工作的正常運行。

一、學(xué)校檔案管理團隊的優(yōu)化建設(shè)

1.1發(fā)展現(xiàn)狀

  國內(nèi)學(xué)校的檔案管理工作正處于建設(shè)初期，管理理念、管理措施與管理模式具有諸多漏洞與不足，有不少問題亟待解決。

  學(xué)校目前主要存在的是檔案存儲方面、信息技術(shù)方面以及共享方面的技術(shù)落實不到位等問題，所以現(xiàn)檔案管理在應(yīng)用與建設(shè)中存在諸多問題。另外多數(shù)學(xué)校的檔案管理人員偏向老齡化，導(dǎo)致有些學(xué)校檔案管理工作因循守舊，難以實現(xiàn)創(chuàng)新性發(fā)展；

  在傳統(tǒng)檔案管理方式中，管理員想快速搜集整理與查詢服務(wù)是很難實現(xiàn)的，由于管理中的效率和與作質(zhì)量較低，不符合信息化時代的建設(shè)進程，具體表現(xiàn)如：應(yīng)用計算機技術(shù)進行檔案管理，缺乏管理水平和管理體系的建設(shè)與創(chuàng)新，管理團隊的工作素質(zhì)和工作質(zhì)量已經(jīng)成為重點關(guān)注的問題；

  由于檔案管理中所涉及的機密文件進行保密工作，保密安全體系是否健全與學(xué)校檔案管理工作素養(yǎng)培訓(xùn)的機制密切相關(guān)，需要引起學(xué)校工作人員的高度重視，需要加強實現(xiàn)學(xué)校檔案的保密體系。

1.2具體方式的優(yōu)化

  檔案管理工作的創(chuàng)新模式與優(yōu)化體系在落實過程中：

  首先，需加強相關(guān)工作人員對管理模式的創(chuàng)新和管理體系的優(yōu)化，切實創(chuàng)新與優(yōu)化工作理念與方式，杜絕傳統(tǒng)管理形式的弊端和漏洞，秉承《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作意見》的精神，把握主要創(chuàng)新方向，落實檔案管理服務(wù)的應(yīng)用與開展，注重提升檔案管理工作的便捷性和數(shù)據(jù)查詢共享的快捷性，而不是單純地進行檔案搜集、整理和保密等相關(guān)工作內(nèi)容；

  其次，還需要落實檔案管理體系的創(chuàng)新性建設(shè)與發(fā)展，符合信息化時代背景下的發(fā)展方向，不斷提升創(chuàng)新發(fā)展理念，加強技術(shù)技能的培訓(xùn)，保證任何一個工作人員能夠認識到信息時代下學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵性與必要性；

  最后，定期對相關(guān)工作人員進行考核，落實思想政治教育的培訓(xùn)工作，明確工作目標(biāo)與端正檔案管理工作態(tài)度，以提升管理隊伍的專業(yè)素質(zhì)為主要建設(shè)方向，確保了檔案管理工作的順利落實。

  與此同時，學(xué)校因需加強完善檔案管理工作人員的隊伍建設(shè)，人才的引進，制定積極、比較完善的檔案管理工作制度，讓高素質(zhì)檔案管理人才入職于學(xué)校檔案管理工作體系中，不斷加強檔案管理理念，創(chuàng)新建設(shè)檔案工作制度，提高工作效率與加強工作質(zhì)量。

二、學(xué)校檔案管理工作的優(yōu)勢

2.1提高工作效率

  學(xué)校檔案管理工作在創(chuàng)新建設(shè)與發(fā)展的過程中不僅需要記錄學(xué)校的整個歷史發(fā)展進程，還需要針對教師和學(xué)生的基本信息進行統(tǒng)計與匯總。另外，還包括對學(xué)校內(nèi)所有承辦的各項活動進行檔案記錄，因此，會博通學(xué)校檔案管理系統(tǒng)在這里發(fā)揮著重要的作用。

  把控不同階段檔案管理工作的實際情況，需要把握工作的科學(xué)性、連續(xù)性、直觀性與系統(tǒng)性，能夠充分展現(xiàn)出每個時期不同的工作成果和具體活動內(nèi)容。讓檔案管理形式一目了然，清晰具體，讓學(xué)校檔案管理員能夠綜合性地針對檔案管理內(nèi)容進行調(diào)整與優(yōu)化，以利于信息化水平的建設(shè)與應(yīng)用，提高檔案管理工作效率。在后續(xù)檔案管理技術(shù)應(yīng)用時提高真實性與可靠性，穩(wěn)步推進高職教育工作的健全發(fā)展。

2.2保證檔案安全檔案管理體系

  學(xué)校檔案管理系統(tǒng)作為承載學(xué)校建校以來重要歷史事件和重要人員信息的基本數(shù)據(jù)資源庫，原有的傳統(tǒng)紙質(zhì)版的存儲方式會由于紙質(zhì)折損過度、字跡模糊不清、缺頁等問題而影響數(shù)據(jù)的完整性與真實性，在采用學(xué)校檔案管理系統(tǒng)進行電子檔保存后，就解決了查詢難、可永久保存、并且不會因為各種因素導(dǎo)致丟失。

  采用現(xiàn)代化的信息化技術(shù)，利用掃描儀將紙質(zhì)版的資源轉(zhuǎn)化為電子資源后，能夠全面保證學(xué)校檔案管理工作的安全性與快捷性，突出云端儲存技術(shù)的優(yōu)勢和價值，并實時進行數(shù)據(jù)資源的備份、存儲與共享，避免意外操作而導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失或篡改等問題，為后續(xù)學(xué)校檔案信息技術(shù)的應(yīng)用與建設(shè)提供支持，以利于檔案信息的可持續(xù)發(fā)展。

結(jié)語：

  總的來講，在現(xiàn)代化學(xué)校檔案信息管理建設(shè)的過程中，學(xué)校方應(yīng)提高每個相關(guān)工作人員對學(xué)校方案管理工作的重視程度，需加強檔案管理工作在整個學(xué)校建設(shè)與發(fā)展過程中的助推作用，不斷凸顯檔案管理的價值，在提高檔案基礎(chǔ)信息管理與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與完善的過程中，加強人員培訓(xùn)工作，以更科學(xué)、有效的信息化服務(wù)來優(yōu)化檔案管理水平，不斷促進檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展，帶來更好的使用效益。

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