隨著高校信息化建設(shè)的深入推進，各類電子文檔、檔案不斷增加，如何高效、安全、可靠地管理和保管這些檔案，成為了擺在高校管理者面前的一大難題。因此，會博通學(xué)校教師文書檔案系統(tǒng)解決方案應(yīng)運而生。

一、 項目背景與意義

  隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，學(xué)校的業(yè)務(wù)日益復(fù)雜，電子文檔量增加較快，學(xué)校管理中卷宗管理問題愈加突出，給學(xué)校日常管理和運行帶來諸多壓力。一方面，學(xué)校在文檔管理方面，相對落后且管理效率不高，很難及時發(fā)現(xiàn)各種問題。另一方面，高校對教師、文書檔案管理要求越來越高，要求數(shù)據(jù)的安全可靠性、完整性、易查性、高效性等都得到充分保障。同時，高校政策法規(guī)日新月異，文檔管理守法合規(guī)也是擺在高校管理者面前的新課題。

  因此，設(shè)計一個集中式系統(tǒng)，以管理各類電子文檔、檔案，解決文檔管理方面的難題，提高高校管理效率，顯得尤為必要。

二、 項目目標(biāo)

本項目主要目標(biāo)如下：

  1、構(gòu)建一個可拓展、安全、穩(wěn)定、高效的學(xué)校教師文書檔案管理系統(tǒng)。

  2、利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對文檔信息進行加工，并建立專業(yè)文檔檢索、分類、推薦管理等機制，提升管理效率和檢索體驗。

  3、建立完善的文檔管理流程，確保每一份文檔都被統(tǒng)一規(guī)劃和管理，以便及時發(fā)現(xiàn)問題和隱患，實現(xiàn)高校文檔管理水平的良性循環(huán)。

  4、建立安全合規(guī)的文檔管理機制，開展文檔存儲備份和安全控制，以滿足學(xué)校管理者保管文檔、審計、投資、安全等方面的需要。

  5、提升學(xué)校教學(xué)文檔管理水平和效率，為學(xué)校優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高工作效率和質(zhì)量。

三、會博通學(xué)校教師文書檔案系統(tǒng)解決方案

  為實現(xiàn)學(xué)校教師、文書檔案管理系統(tǒng)的目標(biāo)，本解學(xué)校教師文書檔案系統(tǒng)主要包括文檔管理、文檔檢索、系統(tǒng)安全合規(guī)機制和系統(tǒng)應(yīng)用拓展機制。

1. 文檔管理

  學(xué)校教師文書檔案系統(tǒng)的文檔管理是整個項目的核心，主要包括: 文檔錄入、文檔分類、文檔審核、文檔變更管理、文檔投資管理、文檔審計等功能，以實現(xiàn)文檔的規(guī)劃、歸檔、檢索等功能。同時，系統(tǒng)支持文檔審批流程，規(guī)范高校的電子文書管理。

2. 文檔檢索

  本系統(tǒng)采用大數(shù)據(jù)技術(shù)，將校內(nèi)所有電子文檔和檔案歸納整理，在提供普通檢索、二次檢索、高級檢索等方式進行全文檢索或文檔條目、分類以及屬性檢索，同時，基于學(xué)校各種信息發(fā)布業(yè)務(wù)，對學(xué)校和高校所關(guān)注的熱門信息進行深度分析和挖掘，在此基礎(chǔ)上為用戶提供智能推薦，實現(xiàn)信息快速、準(zhǔn)確、智能化的檢索目的。

3. 系統(tǒng)安全合規(guī)機制

  本系統(tǒng)在開發(fā)過程中，根據(jù)國家相關(guān)管理規(guī)定及學(xué)校要求，確保文檔安全性和機密性。針對文檔數(shù)據(jù)安全方面，采用用戶身份驗證、文檔權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、文檔傳輸安全控制，及時發(fā)現(xiàn)控制文檔數(shù)據(jù)泄露隱患。同時，系統(tǒng)具備審計功能，按照需求建立管理、監(jiān)督、審查文檔數(shù)據(jù)，保證文檔的安全可靠性和管理效率。

4. 系統(tǒng)應(yīng)用拓展機制

  針對學(xué)校與教師具體業(yè)務(wù)需求，該系統(tǒng)可根據(jù)實際需求進行系統(tǒng)的擴展開發(fā)。其中包括：合同管理、交流活動管理、會議室預(yù)約管理、跨部門信息協(xié)同共享、跨辦公軟件數(shù)據(jù)導(dǎo)入等，從而更加詳細(xì)地規(guī)劃和記錄校內(nèi)各項活動和資產(chǎn)，促進學(xué)校日常管理工作的深入開展。

四、 會博通學(xué)校教師文書檔案系統(tǒng)項目實施

會博通學(xué)校教師文書檔案系統(tǒng)項目實施與運營采用“策劃-設(shè)計-開發(fā)-測試-上線-運營-升級”的方法。具體如下：

  1. 策劃分析：分析學(xué)校的文檔管理場景，深刻理解高校電子文檔檔案管理的壓力和難點，對相關(guān)流程、工作人員等進行調(diào)查梳理，確立項目實施目標(biāo)，制定全面、合理的文檔管理系統(tǒng)解決方案。

  2. 系統(tǒng)設(shè)計：根據(jù)學(xué)校目標(biāo)和需求，進行系統(tǒng)功能設(shè)計、UI界面設(shè)計、數(shù)據(jù)模型設(shè)計、系統(tǒng)流程設(shè)計等，確保系統(tǒng)設(shè)計符合實際業(yè)務(wù)要求，便于實施和維護。

  3. 系統(tǒng)開發(fā)：根據(jù)系統(tǒng)設(shè)計，用先進的技術(shù)和方法開展系統(tǒng)開發(fā)，保證開發(fā)質(zhì)量和效率。同時，為了確保系統(tǒng)穩(wěn)定性和可靠性，開發(fā)過程中階段實施測試，發(fā)現(xiàn)和及時修正設(shè)計缺陷和缺少。

  4. 系統(tǒng)上線與運行：系統(tǒng)的上線采用較為謹(jǐn)慎的流程，對網(wǎng)站進行測試和驗證，以確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和功能完備性。同時，針對用戶反饋，解決出現(xiàn)的問題，維護和更新系統(tǒng)。

  5. 系統(tǒng)運營與升級：會博通學(xué)校教師文書檔案系統(tǒng)正式上線后，在日常操作及監(jiān)控的基礎(chǔ)上，不斷了進行后期的數(shù)據(jù)分析及不斷進行優(yōu)化，理解學(xué)校的需求并迭代升級系統(tǒng)，保證系統(tǒng)一直能夠滿足各種學(xué)校的各項需求。

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