傳統(tǒng)大學(xué)檔案管理存在的問題：

1、由于工作變化或工作人員的習(xí)慣，文件檔案改動頻繁，將會造成版本混亂

  在部門平時辦公過程中，由于工作的變化或人員的變動，針對資料文件的變更較為頻繁容易造成版本混亂，長此以往，這是特別不利后期的工作。

2、文件檔案集中統(tǒng)一管理困難

  大部分黨政、企業(yè)、學(xué)校、團(tuán)體等產(chǎn)生的各種檔案、文檔、文件散落在各個系統(tǒng)或職員電腦中時常態(tài)，一旦人員流失，可能會造成部分的文件或檔案丟失，因此，都缺乏檔案全面性的集中統(tǒng)一管理。

3、文件檔案查閱費(fèi)時費(fèi)力，工作效率低

  一個學(xué)校經(jīng)過長時間的積累，學(xué)校相關(guān)檔案歷史數(shù)據(jù)必然時不少的，不斷更新替換，數(shù)量是相當(dāng)巨大的，傳統(tǒng)共享盤文件檢索速度緩慢且不方便，紙質(zhì)管理調(diào)用時尋找更是麻煩。

4、無法滿足移動辦公需求

  很多傳統(tǒng)文件檔案管理工具是沒法做到可以手機(jī)移動端訪問功能，員工在外出差需要及時查閱文件需要時間漫長，容易耽誤工作。

5、文件檔案無法實現(xiàn)高效、安全互聯(lián)互通

  大學(xué)學(xué)校內(nèi)部各個部門、各領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)員余者成員之間，在辦公過程中會涉及重要性文件交互難，成本高，并且容易丟失，泄露風(fēng)險。

6、檔案統(tǒng)計分析需求

  根據(jù)大學(xué)問學(xué)校的檔案管理實際需求，幾秒便獲得準(zhǔn)確并且可視化的數(shù)據(jù)模式，對眾多學(xué)校檔案的統(tǒng)計分析做到了準(zhǔn)確、快捷、方便，傳統(tǒng)人工檔案管理模式很難快速實現(xiàn)的。

一、主要功能點：

  檔案管理：檔案采集-檔案錄入-檔案整理-檔案借閱-檔案利用（檔案檢索、編研）-檔案銷毀完整的閉環(huán)管理。

  基礎(chǔ)資料設(shè)置：檔案初始化，檔案卡制作，檔案臺賬，檔案類別設(shè)置，數(shù)據(jù)字典參數(shù)設(shè)置，公司資料設(shè)置等。

  檔案檢索管理：按照學(xué)院，院系導(dǎo)航檢索，按照檔案類別檢索，檔案屬性,自定義檢索條件。

  提醒管理：檔案到期提醒，檔案文件提醒，檔案借閱到期提醒。

  系統(tǒng)管理：用戶管理，權(quán)限設(shè)置，權(quán)限組設(shè)置，系統(tǒng)初始化，系統(tǒng)日志資料等。

  自定義功能點：自定義磁鐵界面顯示，自定義錄入表單設(shè)置，自定義屬性、自定義權(quán)限設(shè)置、自定義設(shè)置Excel模板打印，自定義設(shè)置檢索條件，自定義設(shè)置提醒... ...

二、使會博通大學(xué)檔案管理系統(tǒng)的原因：

1、簡化檔案管理過程：

  很明顯提升了檔案管理者的工作效率，把繁雜的檔案管理工作簡單化，讓檔案管理不再雜亂、低效。

2、實現(xiàn)檔案網(wǎng)格化管理：

  通過會博通學(xué)校檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行信息化建設(shè)，將有效有序改變檔案收集、歸檔立卷、整理編目、檔案利用、檔案檢索、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等傳統(tǒng)模式，解決檔案整理耗時費(fèi)力、利用檢索效率低等問題，形成檔案網(wǎng)上接收、適時監(jiān)控、遠(yuǎn)程共享的工作體系。

3．加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)流程：

  可以說檔案管理工作是所有成員參與的一項工作，不單純屬于某個檔案管理人員的任務(wù)，也非檔案業(yè)務(wù)都得在檔案館（室）完成的，進(jìn)行檔案管理的目的就是方便快捷地讓每位領(lǐng)導(dǎo)與人員在自己的崗位能夠查找到所需的檔案資料又能安全利用。

4．實現(xiàn)檔案資源信息庫共享。

  作為學(xué)校價值檔案信息，創(chuàng)建檔案資源信息庫將為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造更加優(yōu)越的條件，可分為公開庫、網(wǎng)站內(nèi)容管理庫、文件資料庫、資料庫、人事檔案庫、綜合檔案庫、視頻庫、圖片庫等。讓利用者方便快捷，及時高效獲得各類信息資源，使檔案信息利用時效加快，辦理時間縮短，建立信息化的檔案資源信息庫是有必要的，并且支持多終端訪問共享。

5、檔案原件得以保護(hù)：

  針對重要性的檔案原件，原件妥善保存好，不損壞不丟失也是重點工作之一，在采用系統(tǒng)管理檔案之后，檔案只需經(jīng)過一次掃描，便能實現(xiàn)多次線上線下查看與利用，有效保護(hù)檔案原件，從而降低原件損壞、遺失、篡改風(fēng)險。

三、選擇會博通大學(xué)檔案管理系統(tǒng)管理范圍有什么？

  （1）管理范圍：大學(xué)生檔案管理、人事管理、成績管理、作業(yè)管理、課程管理、教師管理、設(shè)備管理管理等。

  （2）手機(jī)短信支持：系統(tǒng)可與手機(jī)集成，可運(yùn)用系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)生成各種重要通知、周末作業(yè)提示、考試成績等信息，用手機(jī)短信的形式發(fā)送給老師、學(xué)生或家長，及時、主動地進(jìn)行信息溝通。

  （3）自動提醒功能：可預(yù)設(shè)提醒時機(jī)、收信人、提醒內(nèi)容、提醒頻度，自動發(fā)送提醒郵件或短信。例如：對某教師定期任務(wù)提示等。

  （4）與學(xué)生及家長高效互動：系統(tǒng)采用先進(jìn)的B/S結(jié)構(gòu)，使用IE瀏覽器即可訪問，除了教師使用本系統(tǒng)外，您完全可以讓學(xué)生家長也登錄使用，查閱學(xué)生成績、課外作業(yè)安排等，增強(qiáng)相互間的溝通。

  （5）完善的權(quán)限控制：可控制每個登錄用戶的權(quán)限，查看權(quán)、錄入權(quán)、修改權(quán)、刪除權(quán)均可設(shè)定，且細(xì)化到每一個字段。

  （6）票據(jù)套打：利用表單模板，可精確定位數(shù)據(jù)的坐標(biāo)位置，可充分利用Excel、Word中的字體、顏色，因此可設(shè)計出各種格式的套表，例如：各種單據(jù)、錄取通知書、畢業(yè)證書等，實現(xiàn)專業(yè)套打軟件的功能，支持市面上的各種打印機(jī)。

  （7）統(tǒng)計功能：利用精心設(shè)計的報表定制功能，您只需幾個簡單步驟就可設(shè)計出漂亮實用的報表，包括分類明細(xì)表、分類統(tǒng)計表。例如，各班學(xué)生成績明細(xì)、各科成績明細(xì)，學(xué)生的性別、年齡段統(tǒng)計，各科成績、總分成績的分?jǐn)?shù)段統(tǒng)計等。

  （8）靈活設(shè)置基本信息：用戶可以自定義考試類別、課程、課節(jié)等選項字典，支持多層次結(jié)構(gòu)，并據(jù)此作查詢、統(tǒng)計、分析。

  （9）可擴(kuò)展性強(qiáng)：采用通用信息平臺為基礎(chǔ)，系統(tǒng)的通用性保持不變。無需編程知識，能隨時擴(kuò)展其它管理模塊，適用性強(qiáng)；能根據(jù)業(yè)務(wù)變化隨時調(diào)整，靈活性強(qiáng)。

四、選擇會博通高校檔案管理系統(tǒng)的理由：

1、久經(jīng)考驗，系統(tǒng)成熟穩(wěn)定：

  會博通大學(xué)檔案軟件功能成熟完善：至今已有30余年匠心研發(fā)，經(jīng)過了長時間的實戰(zhàn)運(yùn)用打磨不斷的改進(jìn)優(yōu)化，已經(jīng)被全國眾多小學(xué)、中學(xué)、初中、高中、大學(xué)、高校、技校，目前會博通大學(xué)檔案管理軟件功能已經(jīng)非常完善，非常適合大學(xué)檔案管理。

2、軟件的平臺多樣性說：

  根據(jù)大學(xué)學(xué)院的檔案管理工作人員的使用習(xí)慣與便利性，該大學(xué)檔案系統(tǒng)開放了平板端訪問，手機(jī)端APP，支持PC端安裝版等，能夠多平臺同時使用。

3、完善的銷售服務(wù)：

  公司提供了完整的售前、售中、售后整套服務(wù)，隨時為用戶余客戶排憂解難，確保您有問必有答，并且售前提供系統(tǒng)演示余產(chǎn)品介紹，售中對接好每一個環(huán)節(jié)，讓客戶合作流程不迷路，售后當(dāng)用戶余客戶遇到難點隨時協(xié)助，讓用戶用得順手順心。

4、從靈活拓展性強(qiáng)來說：

  系統(tǒng)設(shè)計了靈活性強(qiáng)的自定義功能：自定義功能強(qiáng)大，囊括了桌面模塊自定義顯示、屬性自定義、分類自定義、權(quán)限自定義等，管理員還能夠自定義字段、自定義表單及報表。

  檔案管理軟件的拓展性：系統(tǒng)預(yù)留了多種接口及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，根據(jù)用戶需求，就如多種接口實現(xiàn)組織內(nèi)部OA系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)有機(jī)連接，不論是在企業(yè)微信通信系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、還是財務(wù)系統(tǒng)等其它辦公系統(tǒng)。

5、超高的性價比優(yōu)勢：

  除了完善的整套軟件服務(wù)外，會博通檔案管理系統(tǒng)處于動態(tài)優(yōu)化中，結(jié)合現(xiàn)實的場景需求，我們將持續(xù)更新最新的產(chǎn)品應(yīng)用，提供不限次數(shù)的免費(fèi)升級服務(wù)。進(jìn)行使用培訓(xùn)、系統(tǒng)升級等服務(wù)。

五、金典案例

  蘭州大學(xué)、哈爾濱師范大學(xué)、廣東工業(yè)大學(xué)、合肥建設(shè)大學(xué)、東北電力大學(xué)、廣東省交通運(yùn)輸大學(xué)、廣東社會大學(xué)... ...

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