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巧用文檔管理系統(tǒng):制造業(yè)文件這樣上傳,真的高效多了!

2025/1/13 16:06:00       來源:        作者:小博       瀏覽量:  1344

@制造企業(yè)的朋友們,您還在這樣上傳文件嗎? 

新簽署的合同,要先拿去掃描儀處逐頁掃描,還得手動翻面;掃描完回到自己電腦上調(diào)整圖片、保存、命名,再通過郵件或信息發(fā)送給對應(yīng)管理員,或上傳至對應(yīng)網(wǎng)盤內(nèi);最后還要跑腿遞交紙質(zhì)合同原件……這樣的流程不僅耗時耗力,還容易出現(xiàn)存錯存亂、漏交錯交的問題。

 

現(xiàn)在,文件上傳有更高效的方法了!

用即插即用的會博通“龜仔”,主要只需三步操作,即可快速將文檔掃描上傳。

比如,要上傳一份合同,您只需登錄賬號、點選操作(如選擇文件類型)、放入文件掃描,設(shè)備會自動翻面、自動糾偏、高速掃描,還可以添加本地文件一并上傳。文件上傳后會自動按指定路徑存儲,原件掃描后放好等管理員定期收集即可。

值得強調(diào)的是,用“龜仔”上傳,文件將直傳至?xí)┩n案管理系統(tǒng),不保留在本地設(shè)備上,上傳人無法查看其他賬號上傳的內(nèi)容,確保機密信息的安全。

 

用這個方法:

銷售人員可以快速上傳各類合同文件;

技術(shù)人員可以快速上傳各類技術(shù)過程文件、技術(shù)方案、文件;

行政人員可以快速上傳人事資料、證照文件;

生產(chǎn)人員可以快速上傳制造單(投料單)、生產(chǎn)記錄單、設(shè)備參數(shù)表等,確保不同車間的生產(chǎn)數(shù)據(jù)高效歸集與安全存檔;

項目相關(guān)人員可以上傳項目計劃書、需求說明書、進(jìn)度表等;

財務(wù)人員可以快速上傳各類憑證、對賬單、報表等,實現(xiàn)有序存儲……

有了“龜仔”構(gòu)建的全面數(shù)字化收集網(wǎng),檔案管理員使用會博通“貓仔”,即可在會博通系統(tǒng)上集中管理所有文件,完成文件的分類歸檔、檢索查閱、統(tǒng)計分析等工作。

以往,員工與檔案員都難免要為了交收文件而頻繁跑腿、耗時耗力對接溝通。

現(xiàn)在,有了“貓仔”與“龜仔”,員工上傳更便捷,管理員只需定期去各部門收集原件即可,大家無需再為了交收文件和對接溝通而耗時耗力,工作效率自然大大提升!

 

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