研究院檔案管理系統(tǒng)解決方案——系統(tǒng)應(yīng)用解說

一、研究院行業(yè)背景

  實驗室、研究院都是科學(xué)實驗的研究機構(gòu)，眾所周知，一般教育性質(zhì)的研究院比較著重對于學(xué)術(shù)、技術(shù)、知識的交流探討，而企業(yè)性質(zhì)實驗研究，主要是基于企業(yè)發(fā)展提供的技術(shù)支撐。政府性質(zhì)研究院，則是是對于國家政治、技術(shù)、經(jīng)濟、文化、思想研究貢獻，會涉及到國家技術(shù)未來的發(fā)展。研究院常年累積下來的各種論文、文獻、報告、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、課題不計其數(shù)，對于這些重要的研究資產(chǎn)，管理系需要深度細化，不容許有絲毫差池的，一旦出現(xiàn)問題，其造成的后果是難以想象的。

二、研究院行業(yè)檔案管理應(yīng)實現(xiàn)的工作

  1、需建立一個標準化的項目管理平臺，在每一個項目啟動，需要提供獨立的項目協(xié)作空間，研究成員在項目協(xié)作平臺進行信息交流討論。

  2、項目研究結(jié)束，所有項目研究的資料自動歸檔到項目檔案庫中，實行檔案的規(guī)范化管理。

  3、所有研究的課題進行集中統(tǒng)一的管理，課題研究檔案信息資料分類管理。

  4、電子化流程運行，研究計劃，研究報告實行電子化提交審批。

  5、研究成果檔案資料應(yīng)安全管控，也可以采取機密文件加密控制，嚴格防止重要的研究成果檔案文件外泄。

三、會博通研究院檔案管理系統(tǒng)總體功能：

  檔案收集：研究院文件收集、研究院文件登記、研究院當啊在線接收、原文上傳

  檔案管理：研究院檔案分類、編號編目、組件組卷、研究院檔案提交入庫

  檔案管理：到期鑒定、研究院檔案移交、研究院檔案銷毀、研究院檔案統(tǒng)計

  檔案利用：研究院檔案檢索、借閱管理、研究院檔案編研、歸還管理

  庫房管理：庫房盤點、溫濕度管理、研究院檔案安全檢查、出入庫管理

  系統(tǒng)管理：全宗管理、用戶管理、組織管理、角色管理、權(quán)限管理、系統(tǒng)日志。

  社保檔案業(yè)務(wù)管理：分類管理、元數(shù)據(jù)管理、模板管理、流程管理、報表管理。

  檔案工具：四性檢測、格式轉(zhuǎn)換。

  輔助管理：維護系統(tǒng)的公共信息；

  系統(tǒng)接口：檔案系統(tǒng)與其他辦公系統(tǒng)之間的接口。

  機構(gòu)管理：維護三級機構(gòu)目錄信息；

四、會博通研究院檔案管理系統(tǒng)優(yōu)勢：

1、平臺化，高效、智能化的檔案歸集

  集中統(tǒng)一的研究院檔案管理平臺，實現(xiàn)研究院檔案從收集到利用的全流程電子化研究院檔案管理。根據(jù)不同類別的不同檔案類別，根據(jù)客戶需求，進行自動的資料比對，并可實現(xiàn)檔案編號的自動產(chǎn)生。

2、數(shù)字化

  實現(xiàn)了電子研究院檔案借閱，全文檢索，鑒定登記，打破傳統(tǒng)研究院檔案管理場景瓶頸，讓研究院檔案管理更簡單，更規(guī)范化。

3、快速便捷的檔案查詢

  該研究院檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)跨類別檢索、跨年度檢索和跨部門檢索，并提供了一個完整的檔案檢索庫。

4、確保研究成果檔案使用的安全性與可靠性

  電子研究成果檔案管理體系對涉及機密文件的查詢和使用權(quán)限進行了嚴格的規(guī)定，確保了研究成果檔案數(shù)據(jù)的安全性；對文件的智能化、數(shù)據(jù)的利用、全程留跡可溯源、在線借閱與審批、優(yōu)化借閱利用管理流程。

5、清晰直觀的研究成果檔案統(tǒng)計

  系統(tǒng)以圖表形式顯示，讓檔案數(shù)據(jù)結(jié)合圖表，生動，直觀，全面，清晰。

6.嚴格可控的自定義授權(quán)與管理功能

  會博通研究院檔案管理系統(tǒng)對使用者的授權(quán)控制非常嚴密，可以設(shè)定到模塊化、規(guī)范化、嚴格化的程度。自定義設(shè)置部門機構(gòu)、可任意擴充檔案類別及類別、自定義設(shè)置角色訪問權(quán)限。

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